会议承办合同协议书模板

会议承办合同协议书模板甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方作为该会议的承办方，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平和诚实信用的基础上，经友好协商，就乙方承办甲方会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[开始日期][结束日期]，具体日程安排见附件[x]3.会议地点：[详细地址]4.参会人员规模：预计参会人数为[x]人，实际参会人数以签到记录为准。二、服务内容及要求1.会议策划乙方应根据甲方需求，提供详细的会议策划方案，包括但不限于会议主题、议程安排、活动设计、场地布置规划等，并经甲方书面确认。策划方案应充分考虑会议的目标、参会人员特点及会议效果，确保会议内容丰富、形式多样、富有吸引力。2.场地租赁及布置乙方负责租赁符合会议规模和要求的场地，并确保场地设施设备齐全、正常运行。场地应具备良好的通风、照明、音响、投影等条件，且符合相关安全标准。根据会议主题和风格，乙方应进行专业的场地布置，包括舞台搭建、背景板制作、桌椅摆放、装饰布置等，营造出与会议主题相符的氛围。布置效果应达到甲方满意程度。3.会议设备及物资供应乙方负责提供会议所需的各类设备，如音响设备、投影设备、灯光设备、麦克风、白板及书写工具等，并确保设备在会议期间正常运行，如有故障应及时维修或更换。提供会议期间所需的物资，包括但不限于文具、饮用水、茶歇食品、会议资料等。物资的品质和数量应符合甲方要求及会议标准。4.餐饮服务根据会议日程安排，乙方提供合理的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇。餐饮标准应符合甲方预算及会议档次要求，菜品应营养均衡、口味多样，并确保食品安全卫生。餐饮服务应根据参会人员的特殊饮食需求（如素食、清真等）提供相应安排，保证服务质量。5.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责协助安排参会人员的住宿。与具备相应接待能力的酒店或住宿场所签订合作协议，确保住宿环境舒适、安全，并提供便捷的入住及退房手续办理服务。根据甲方要求，合理安排房间类型和分配方式，提前统计好参会人员的住宿信息并反馈给甲方确认。6.会议接待在会议期间，乙方应安排专业的接待人员，负责在会议场地、酒店等地点迎接参会人员，引导其签到、入场、就座，并提供必要的咨询和协助服务。接待人员应具备良好的沟通能力和服务意识，热情、周到地为参会人员服务，及时解决参会人员遇到的问题。7.会议资料准备根据会议议程和内容，乙方负责准备各类会议资料，包括会议手册、演讲稿、报告文件、参会人员名录等。资料内容应准确无误、排版精美，并在会议开始前发放至参会人员手中。会议资料的设计和制作应符合甲方品牌形象和会议主题要求，如有需要，应提前提交甲方审核确认。8.会议记录及纪要整理乙方安排专人负责会议记录，准确记录会议内容、讨论要点、决议事项等，并在会议结束后及时整理会议纪要。会议纪要应客观、准确、完整地反映会议情况，并在[x]个工作日内提交给甲方审核。根据甲方要求，将会议纪要以书面形式或电子文档形式发送给参会人员及相关部门。9.会议安保及后勤保障乙方负责会议期间的安全保卫工作，制定安全保障方案，安排安保人员维持会议现场秩序，确保参会人员的人身和财产安全。做好会议期间的后勤保障工作，包括但不限于水电供应、设备维护、环境卫生清洁等，确保会议的正常进行。如遇突发情况，应及时采取有效措施进行处理，并第一时间向甲方报告。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督、检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容、标准和要求提供服务，如乙方未达到约定标准，甲方有权要求乙方整改或采取补救措施。在会议举办过程中，有权根据实际情况对会议内容、议程、场地布置等进行合理调整，但应提前通知乙方。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、参会人员名单、会议议程安排、特殊要求等，并确保所提供信息的真实性和准确性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付承办费用。协助乙方办理与会议相关的审批手续（如需要），提供必要的支持和配合。在会议举办前，组织相关人员对乙方准备的会议资料、场地布置、设备设施等进行验收，如发现问题应及时通知乙方整改。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定获取承办费用。根据会议策划和实际情况，有权自主安排具体的承办工作，但应确保服务质量符合本协议及相关法律法规的要求。在遇到不可抗力或甲方提出的合理变更要求导致承办工作增加难度或成本时，有权要求甲方调整费用或给予相应补偿。2.义务严格按照本协议约定的服务内容、标准和要求，全面、认真地履行承办义务，确保会议顺利举办。遵守国家法律法规及相关政策规定，合法合规地开展承办活动。对会议过程中涉及的知识产权、商业秘密等予以保密，不得泄露给任何第三方。自行承担承办会议所需的各项费用，包括但不限于场地租赁、设备物资采购、人员薪酬、餐饮住宿安排、交通接送等，但本协议另有约定的除外。在会议举办前，将各项准备工作的进展情况及时向甲方汇报，如遇重大问题或突发事件应立即通知甲方，并积极采取措施解决。会议结束后，按照甲方要求提供会议总结报告，包括会议效果评估、经验教训总结、费用使用情况等，并配合甲方进行后续的相关工作。四、费用及支付方式（一）费用总额本会议承办服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。该费用为固定总价，包含乙方完成本协议约定的全部服务内容所需的一切费用，除本协议约定的调整情况外，不再因任何因素调整。（二）费用明细1.会议策划费用：人民币[x]元2.场地租赁及布置费用：人民币[x]元3.会议设备及物资供应费用：人民币[x]元4.餐饮服务费用：人民币[x]元5.住宿安排费用：人民币[x]元6.会议接待费用：人民币[x]元7.会议资料准备费用：人民币[x]元8.会议记录及纪要整理费用：人民币[x]元9.会议安保及后勤保障费用：人民币[x]元10.其他费用（如有）：人民币[x]元费用明细详见附件[x]《会议承办费用清单》。（三）支付方式1.预付款：甲方应在本协议签订后的[x]个工作日内，向乙方支付费用总额的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。2.进度款：在会议各项准备工作完成并经甲方验收合格后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付费用总额的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。3.结算款：会议结束后，乙方按照本协议约定提交会议总结报告及相关费用结算清单，经甲方审核确认后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付剩余费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次申请付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、保密条款1.双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议相关信息及其他机密资料予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露或用于本协议以外的其他目的。2.本条款的保密期限为本协议生效之日起[x]年。六、违约责任1.甲方违约责任若甲方未按照本协议约定按时支付承办费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停承办工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。若因甲方提供的资料不准确、不完整或未及时协助办理相关手续等原因，导致乙方无法正常履行承办义务或造成乙方损失的，甲方应承担相应的赔偿责任。2.乙方违约责任若乙方未按照本协议约定的服务内容、标准和要求提供服务，或未按时完成承办工作，应承担违约责任。乙方应采取措施及时整改或补救，如给甲方造成损失的，应按照损失金额的[x]%向甲方支付违约金，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。若乙方擅自将本协议项下的承办工作转包或分包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已支付的费用，同时乙方应按照费用总额的[x]%向甲方支付违约金。若乙方违反保密条款的约定，向第三方披露或使用对方机密资料，应立即停止违约行为，并按照本协议费用总额的[x]%向对方支付违约金。如因乙方违约行为给对方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。七、协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。2.在履行本协议过程中，若一方提出解除协议，需提前[x]日书面通知对方，并经对方书面同意。因解除协议给对方造成损失的，提出解除方应承担相应的赔偿责任。3.若因不可抗力或政府政策等不可预见、不可避免的原因导致本协议无法履行或部分无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应协商解决因不可抗力或政策原因导致的问题，尽量减少损失。八、争议解决本协议在履行过程中发生的争议，由双方协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。九、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。补充协议内容与本协议不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章）：______________