会议合同承办协议

会议合同承办协议甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟举办[会议名称]，并委托乙方作为该会议的承办方，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方经友好协商，就甲方委托乙方承办会议事宜达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[具体会议名称]2.会议时间：[开始日期]至[结束日期]3.会议地点：[详细地址]4.参会人员规模：预计[x]人二、服务内容及要求1.会议策划乙方负责根据甲方需求制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等，并提交甲方审核通过。策划方案应充分考虑会议主题、目标受众及甲方特殊要求，确保会议内容丰富、形式多样、富有吸引力。2.场地租赁及布置乙方负责租赁符合会议规模及要求的场地，并确保场地设施齐全、环境安全舒适。根据会议主题和风格，乙方负责对场地进行专业布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光设计、背景板制作、桌椅摆放、装饰布置等，营造出与会议主题相符的氛围。3.餐饮服务乙方负责提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇、晚餐等，具体菜品和餐标由双方协商确定。餐饮服务应保证食品卫生安全，符合国家相关标准和甲方要求，提供优质的食材和个性化的餐饮选择。4.会议设备及物资提供乙方负责提供会议所需的各类设备及物资，如投影仪、音响设备、麦克风、白板、纸笔、文件袋、饮用水等，并确保设备正常运行，物资充足供应。在会议期间，乙方应安排专人负责设备的操作和维护，及时解决设备故障，确保会议顺利进行。5.住宿安排若甲方有住宿需求，乙方负责协助安排参会人员的住宿事宜，包括预订酒店房间、协调酒店提供相关服务等。乙方应根据甲方要求选择合适的酒店，确保酒店位置便利、设施齐全、服务良好，并争取优惠的住宿价格。6.会议资料准备乙方负责根据会议议程和内容，准备会议所需的各类资料，如会议手册、发言稿、演示文稿、参会人员名录等，并确保资料内容准确、排版精美。在会议开始前，乙方应将会议资料发放至每位参会人员手中，并根据需要提供电子文档。7.会议接待乙方负责安排会议期间的接待工作，包括在会议场地入口处设置接待台，安排专人负责迎接参会人员，引导其签到、领取资料，并协助办理入住、就餐等手续。接待人员应热情、专业、周到，及时解答参会人员的疑问，为其提供必要的帮助。8.会议摄影及摄像乙方负责安排专业的摄影及摄像人员，对会议全过程进行拍摄记录，包括会议开幕式、主题演讲、分组讨论、闭幕式等重要环节。拍摄完成后，乙方应及时整理编辑照片和视频资料，并在会议结束后[x]个工作日内交付甲方，以便甲方留存和宣传使用。9.会议安保及后勤保障乙方负责会议期间的安保工作，制定安全保卫方案，安排专人负责会场及周边区域的安全巡逻，确保参会人员的人身和财产安全。同时，乙方应提供完善的后勤保障服务，包括卫生清洁、设备维护、突发情况处理等，确保会议正常有序进行。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的服务内容、质量、进度等进行监督检查，并提出合理的意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的标准和要求提供服务，如乙方未达到约定标准，甲方有权要求乙方限期整改或采取补救措施，若乙方仍未改进，甲方有权解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。有权获取乙方提供的与会议承办相关的各类报告、文件、资料等信息。2.义务向乙方提供举办会议所需的相关资料和信息，包括但不限于会议主题、目的、议程、参会人员名单、特殊要求等，并确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。在会议筹备和举办过程中，积极配合乙方的工作，提供必要的协助和支持，如协调参会人员按时参会、提供相关文件资料等。尊重乙方的知识产权，不得擅自使用乙方为本次会议制作的各类资料和成果，如需使用，应事先征得乙方书面同意。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议约定获取服务费用。在履行本协议过程中，有权根据实际情况对服务内容和方案进行合理调整，但应提前通知甲方并征得甲方同意。有权要求甲方按照本协议约定提供必要的协助和支持，如及时提供相关资料、配合场地布置、协调参会人员等。2.义务按照本协议约定的服务内容、质量标准和时间要求，全面、认真、负责地履行会议承办义务，确保会议顺利举办。严格遵守国家法律法规及相关政策规定，合法合规地开展会议承办活动，不得从事任何违法违规行为。对甲方提供的各类资料和信息予以保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。在会议举办过程中，如发生突发事件或意外情况，应及时采取有效措施进行处理，并第一时间通知甲方。会议结束后，按照甲方要求及时整理和交付会议相关资料和成果，并对会议进行总结评估，向甲方提供总结报告。四、服务费用及支付方式（一）服务费用本协议项下的服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。该费用包含乙方为承办本次会议所产生的全部费用，除本协议另有约定外，甲方无需再向乙方支付其他任何费用。（二）支付方式1.预付款：甲方应在本协议签订后的[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。2.进度款：在会议筹备工作完成[x]%时，甲方应在收到乙方书面通知后的[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。3.结算款：会议结束后，乙方应在[x]个工作日内将会议相关费用明细及发票提交给甲方，甲方在审核无误后的[x]个工作日内，向乙方支付剩余服务费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次申请付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务部分的费用及相应违约金。若因甲方逾期付款导致会议无法正常举办或给乙方造成其他损失的，甲方应承担全部赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的服务内容、质量标准或时间要求履行义务，应承担违约责任，负责采取补救措施并赔偿甲方因此遭受的全部损失。如乙方逾期履行义务超过[x]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部费用，同时乙方应按照服务费用总额的[x]%向甲方支付违约金。若乙方的违约行为给甲方造成的损失超过违约金金额的，乙方还应继续赔偿甲方超出部分的损失。3.任何一方违反本协议约定的保密义务，应向对方支付违约金人民币[x]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。若违约行为给对方造成的损失难以计算的，违约方应按照对方因违约行为可能获得的利益进行赔偿。如违约行为构成犯罪的，违约方应依法承担刑事责任。4.如因不可抗力或政府行为等不可预见、不可避免、不可克服的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力事件对协议履行的影响程度，协商决定是否变更或解除本协议。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。甲乙双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束且双方权利义务履行完毕之日止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，可由双方另行签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充