会议活动材料采购协议

会议活动材料采购协议编号：__________

甲方：XX公司

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

乙方：XX材料供应商

地址：XX省XX市XX区XX路XX号

鉴于甲方举办会议活动，需要采购相关材料，乙方愿意提供所需材料，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确甲乙双方在会议活动材料采购过程中的权利、义务和责任，确保会议活动的顺利进行。

二、合同背景：甲方举办会议活动，需采购以下材料：会议桌椅、投影仪、音响设备、宣传册、礼品等。乙方具备相关材料供应能力，双方经协商一致，达成本协议。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务：

1.甲方应按照协议约定的时间、地点和数量，向乙方提供会议活动相关材料的需求清单。

2.甲方应在合同签订后五日内，向乙方支付预付款，预付款金额为合同总金额的30%。

3.甲方应在收到乙方提供的材料后，进行验收，并在验收合格后支付剩余款项。

4.甲方应对乙方提供的材料负有妥善保管和使用的责任，确保材料在活动期间不被损坏或丢失。

5.甲方应按照约定的时间、地点和活动流程，配合乙方进行材料的安装、调试和演示。

6.甲方应在活动结束后，对乙方提供的材料进行清点，如有损坏或丢失，应按照材料原价赔偿乙方。

二、乙方责任和义务：

1.乙方应根据甲方提供的材料需求清单，在约定的时间内，按照约定的质量标准，准备好所需的材料。

2.乙方应在合同签订后三日内，向甲方提供样品，供甲方进行确认。

3.乙方应保证所提供的材料符合国家相关法律法规和质量标准，不得使用假冒伪劣产品。

4.乙方应在约定的时间内，将材料送达甲方指定地点，并负责卸货、搬运和安装。

5.乙方应确保所提供的材料在活动期间正常运行，如有故障，应在第一时间进行维修或更换。

6.乙方应按照约定的时间、地点和活动流程，配合甲方进行材料的安装、调试和演示。

7.乙方应在活动结束后，对甲方提供的场地和设施进行清理，确保恢复原状。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定的时间、质量标准提供材料，并享有对材料的验收权。

2.甲方有权要求乙方在活动期间对材料进行维护，确保材料正常运行。

3.乙方有权要求甲方按照约定支付预付款和尾款，并享有对材料损坏或丢失的赔偿请求权。

四、违约责任：

1.如甲方未按约定支付预付款和尾款，应向乙方支付逾期付款违约金，违约金按每日千分之五计算。

2.如乙方未按约定提供材料，应向甲方支付违约金，违约金按合同总金额的10%计算。

3.如任何一方违反本协议的约定，导致对方遭受损失的，应承担相应的赔偿责任。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本协议所涉及的会议活动材料采购总金额为人民币______元整（大写：______元整）。

二、支付方式：

1.预付款：甲方应在合同签订后五日内向乙方支付预付款，预付款金额为合同总金额的30%，即人民币______元整。

2.材料交付及验收支付：乙方按照甲方要求交付并经甲方验收合格的材料，甲方应在收到乙方提供的发票及验收报告后的十个工作日内支付该部分款项，支付金额为合同总金额的50%，即人民币______元整。

3.尾款支付：剩余的20%尾款，甲方应在活动结束后五个工作日内支付，支付条件为活动圆满结束且所有材料使用完毕且无损坏或丢失情况发生，即人民币______元整。

三、支付条件：

1.甲方支付预付款前，乙方应向甲方提供合同约定的材料样品，甲方验收合格后支付预付款。

2.乙方在材料交付前，应向甲方提供详细的送货单据和发票，甲方在收到后十个工作日内支付相应的款项。

3.乙方在活动结束后，应向甲方提供活动结束后材料使用情况的报告，甲方在确认无误后五个工作日内支付尾款。

四、额外费用：

1.如因甲方原因导致乙方产生额外费用（如加急配送、特殊包装等），甲方应承担相应费用。

2.如因不可抗力因素导致材料采购成本增加，双方应协商调整合同总金额。

五、支付方式：

1.甲方应通过银行转账方式向乙方支付款项，具体账户信息由乙方提供。

2.甲方支付款项时，应在转账备注中注明“会议活动材料采购款项”字样，以便乙方核对。

六、违约责任：

1.任何一方未按时支付款项，应向对方支付应付款项的万分之五的违约金。

2.如因甲方原因导致乙方无法按期收到款项，乙方有权暂停或终止履行合同。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理：

1.如甲方未按约定支付预付款、材料交付及验收支付款项或尾款，构成违约行为。

2.如乙方未按约定时间、质量标准提供材料，或提供的材料不符合国家相关法律法规和质量标准，构成违约行为。

3.如任何一方违反本协议的约定，导致对方遭受损失的，应承担相应的赔偿责任，包括但不限于直接经济损失、合同违约金及合理的律师费等。

4.违约方应向守约方支付违约金，违约金按合同总金额的10%计算，但最低不少于人民币______元整。

5.守约方有权要求违约方继续履行合同，或解除合同并要求违约方赔偿损失。

二、争议解决：

1.本协议在履行过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.如协商不成，任何一方均有权将争议提交至合同签订地人民法院诉讼解决。

3.如双方同意，争议也可提交至双方认可的仲裁机构仲裁解决，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.仲裁过程中，双方应继续履行本协议的未履行部分。

5.争议解决过程中，双方应保持合作态度，避免采取可能导致争议扩大的行为。

三、适用法律：

本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院：

如双方选择诉讼解决争议，争议应由合同签订地人民法院管辖。

五、不可抗力：

1.如因不可抗力导致本协议无法履行或履行受到影响，受影响方应及时通知对方，并采取一切合理措施减轻损失。

2.不可抗力事件包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会异常事件等。

3.发生不可抗力事件后，双方应协商解决合同履行问题，如无法协商一致，可根据不可抗力的影响程度部分或全部免除责任。

附则：

一、生效条件：本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，自生效之日起至合同约定的材料交付完毕之日止，本协议对双方具有法律约束力。

二、有效期：本协议的有效期为自生效之日起至甲方举办的活动结束之日止，但最长不超过______个月。

三、变更和终止条款：

1.变更：本协议的任何变更，必须以书面形式经双方协商一致，并签署书面协议，方可生效。

2.终止条件：以下情况发生时，本协议可终止：

a.双方协商一致，签署书面终止协议；

b.一方违约，经另一方书面通知后，违约方在合理期限内仍未纠正违约行为；

c.因不可抗力导致本协议无法履行，经双方协商一致；

d.本协议约定的其他终止条件。

3.终止后的处理：协议终止后，双方应立即停止履行各自的权利和义务，并按照以下方式处理：

a.乙方应将剩余材料交付甲方，甲方应按照约定支付相应款项；

b.双方应妥善处理合同履行过程中产生的债权债务关系；

c.双方应各自承担因终止协议而产生的合理费用。

四、通知：

1.除非本协议另有约定，任何一方发出的通知应以书面形式，通过挂号信或快递方式送达对方，或通过电子邮件发送至对方提供的电子邮箱。

2.通知的送达日期以实际收到日期为准。

五、不可分割性：

本协议的任何部分均构成不可分割的整体，任何部分的无效或不可执行不应影响其他部分的效力或可执行性。

六、争议解决：

本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

七、其他：

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

附件：

一、需求文档

1.会议活动材料需求清单，包括但不限于会议桌椅、投影仪、音响设备、宣传册、礼品等。

2.会议活动场地布置要求，包括场地尺寸、布局图、电源需求等。

二、设计方案

1.会议活动场地布置效果图，展示场地布置的整体风格和细节。

2.音响、投影设备布局图，明确设备安装位置和连接方式。

三、技术规格

1.各类会议活动材料的详细技术规格，包括尺寸、重量、材质、功能等。

2.设备操作手册和维修保养指南。

四、各类证件复印件

1.乙方营业执照复印件，证明乙方具有合法经营资格。

2.乙方税务登记证复印件，证明乙方依法纳税。

3.乙方相关产品或服务的质量认证证书复印件，证明材料符合国家质量标准。

五、其他附件

1.双方签订的补充协议，如存在，作为本协议的附件。

2.双方协商确定的任何其他相关文件，作为本协议的附件。

附件内容为本协议不可分割的一部分，与协议正文具有同等法律效力。双方应妥善保管附件，并在协议履行过程中随时查阅。如有需要，双方可