记录受控发放管理制度

记录受控发放管理制度一、总则（一）目的为加强公司记录的受控发放管理，确保各部门及人员能够及时、准确地获取所需记录，同时保证记录的安全性、完整性和可追溯性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有受控记录的发放、使用、保管、回收及销毁等管理活动。（三）职责1.行政部门负责制定和完善记录受控发放管理制度。统一管理公司记录的受控版本，建立记录清单及发放台账。负责记录的编号、标识和格式规范。监督检查各部门记录的受控发放情况。2.各部门负责本部门所需记录的申请、使用和保管。按规定及时将作废记录交回行政部门。配合行政部门做好记录的受控发放管理工作。二、记录的分类与编号（一）记录分类根据公司管理活动的需要，将记录分为以下几类：1.质量管理记录：如检验报告、质量评审记录、不合格品处理记录等。2.生产管理记录：如生产计划、生产日报表、设备维护记录等。3.行政管理记录：如文件收发记录、会议纪要、考勤记录等。4.财务管理记录：如财务报表、费用报销记录、预算执行记录等。5.人力资源管理记录：如员工档案、培训记录、绩效考核记录等。（二）记录编号1.记录编号采用[具体编号规则]，确保编号的唯一性和系统性。编号应包含记录类别代码、年份、顺序号等信息。2.示例：[记录类别代码][年份][顺序号]如"QM2023001"表示质量管理类记录，2023年产生的第001号记录。三、记录的受控版本管理（一）版本标识1.记录的版本号采用"A"、"B"、"C"等大写字母表示，初始版本为"A"版。2.当记录发生修订时，版本号依次递增，如从"A"版修订为"B"版。（二）修订状态标识1.在记录的页面上应明确标识修订状态，可采用修订日期、修订内容摘要等方式进行标注。2.示例："修订日期：2023年5月10日，修订内容：增加[具体内容]"（三）受控版本的获取与更新1.行政部门负责定期发布记录的受控版本清单，各部门可根据清单获取最新版本的记录。2.当记录发生修订时，行政部门应及时通知相关部门领取修订后的受控版本，并收回旧版本记录。3.各部门应确保所使用的记录为最新受控版本，如有疑问可向行政部门咨询。四、记录的发放管理（一）申请流程1.各部门因工作需要使用受控记录时，应填写《记录申请表》，注明记录名称、编号、用途、数量等信息。2.《记录申请表》经部门负责人审批后，提交至行政部门。（二）发放审核行政部门收到《记录申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后予以发放。审核内容包括：1.申请记录是否为公司所需。2.申请数量是否合理。3.部门负责人审批是否齐全。（三）发放方式1.行政部门根据审核结果，以纸质或电子文档的形式向申请部门发放记录。2.对于纸质记录，应在记录上加盖"受控文件"章，并注明发放日期、发放部门等信息。3.对于电子文档记录，应通过公司内部网络共享平台或指定的存储介质进行发放，并确保文件的安全性和可访问性。（四）发放记录行政部门应建立记录发放台账，详细记录记录的发放日期、发放部门、记录名称、编号、数量、领取人等信息。发放台账应定期进行核对和更新，确保账实相符。五、记录的使用管理（一）使用要求1.各部门应按照记录的用途和要求正确使用记录，确保记录填写真实、准确、完整。2.记录的填写应使用钢笔、中性笔或电脑打印，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔。3.记录中的签名应真实有效，不得代签。（二）借阅管理1.因工作需要借阅受控记录时，应填写《记录借阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门办理借阅手续。2.行政部门对借阅申请进行审核，审核通过后将记录借给借阅人，并登记借阅日期、借阅部门、借阅人、记录名称、编号、归还日期等信息。3.借阅人应妥善保管所借记录，不得转借他人或用于非工作目的。如需延长借阅期限，应提前向行政部门申请。4.借阅人归还记录时，行政部门应进行检查，确保记录无损坏、缺失等情况。如发现问题，应及时要求借阅人说明原因并进行处理。（三）复印管理1.如需复印受控记录，应填写《记录复印申请表》，注明复印记录的名称、编号、用途、数量等信息，经部门负责人审批后，到行政部门办理复印手续。2.行政部门对复印申请进行审核，审核通过后进行复印，并在复印件上加盖"受控文件（复印）"章。3.复印后的记录应按照受控记录的管理要求进行使用和保管。六、记录的保管管理（一）保管责任1.各部门负责本部门所使用记录的保管工作，应指定专人负责记录的收集、整理、归档和保管。2.记录保管人员应具备一定的档案管理知识，熟悉记录的分类和编号规则，确保记录的妥善保管。（二）保管环境1.记录应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中，避免记录受到损坏或丢失。2.对于电子文档记录，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上。（三）保管期限1.记录的保管期限应根据相关法律法规和公司实际情况确定，一般分为长期、中期和短期保管。2.长期保管记录的保管期限为[x]年以上，中期保管记录的保管期限为[x]年至[x]年，短期保管记录的保管期限为[x]年以下。3.具体记录的保管期限见《记录保管期限清单》。（四）定期清查1.行政部门应定期组织对公司记录的清查工作，确保记录的完整性和准确性。2.清查内容包括记录的数量、编号、版本、保管情况等，清查结果应形成《记录清查报告》。3.如发现记录存在问题，应及时采取措施进行处理，如补充缺失记录、更新版本等。七、记录的回收管理（一）回收情形1.记录使用完毕后，使用部门应及时将记录交回行政部门。2.当记录的受控版本发生更新时，行政部门应及时通知相关部门收回旧版本记录。3.对于不再使用或已过期的记录，行政部门应组织回收。（二）回收流程1.使用部门填写《记录回收申请表》，注明记录名称、编号、数量等信息，提交至行政部门。2.行政部门对回收申请进行审核，审核通过后安排回收工作。3.回收记录时，行政部门应核对记录的数量、编号、版本等信息，确保回收记录的准确性。（三）回收记录的处理1.回收的记录应进行整理和核对，对于有保存价值的记录，按照保管期限要求进行归档保管。2.对于无保存价值的记录，行政部门应按照公司规定进行销毁处理。八、记录的销毁管理（一）销毁申请1.当记录达到保管期限或因其他原因需要销毁时，由行政部门提出《记录销毁申请表》，注明记录名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《记录销毁申请表》经公司相关领导审批后，方可进行销毁处理。（二）销毁方式1.记录的销毁方式可采用粉碎、焚烧、电子删除等方式，确保记录信息无法恢复。2.对于纸质记录，应采用粉碎或焚烧的方式进行销毁，并填写《记录销毁清单》，记录销毁日期、销毁方式、记录名称、编号、数量等信息。3.对于电子文档记录，应采用电子删除的方式进行销毁，并确保存储介质得到彻底清除。（三）销毁监督1.记录销毁过程应有专人监督，确保销毁工作按照规定进行。2.监督人员应在《记录销毁清单》上签字确认，证明记录已被销