财务档案印章管理制度

财务档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司财务档案与印章的管理，确保财务信息的安全与完整，规范财务工作流程，防范财务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务档案管理与印章使用。（三）基本原则1.合法性原则：财务档案与印章的管理必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保财务档案的存储安全和印章的使用安全，防止信息泄露和滥用。3.规范性原则：明确财务档案管理与印章使用的流程、标准和责任，保证各项工作规范有序。4.保密性原则：严格保守财务档案涉及的商业秘密和敏感信息。二、财务档案管理（一）档案范围1.会计凭证，包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及相关附注。4.税务资料，如纳税申报表、发票存根等。5.财务预算、决算资料。6.其他财务相关资料，如经济合同、审计报告等。（二）档案整理1.财务人员应按照会计核算的要求，定期对各类财务资料进行分类整理。2.原始凭证应按业务发生时间顺序粘贴整齐，注明凭证日期、编号、摘要、金额等信息。3.记账凭证应按编号顺序排列，附上对应的原始凭证。4.会计账簿应按照科目顺序装订成册，编制目录。（三）档案装订1.装订前应对财务资料进行核对，确保内容完整、准确。2.使用统一规格的装订材料，如装订机、线绳等，保证装订牢固、整齐。3.在装订处加盖装订人员印章，并注明日期。（四）档案保管1.保管地点：设立专门的财务档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.保管期限：按照国家法律法规规定，会计凭证、账簿等保管期限为[x]年，财务报告等永久保存。3.档案登记：建立财务档案登记簿，详细记录档案名称、编号、日期、保管期限、存放位置等信息。4.借阅管理：因工作需要借阅财务档案的，需填写借阅申请表，经财务负责人批准后方可借阅。借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失。借阅归还时，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，确认无误后在借阅登记簿上签字注销。（五）档案销毁1.达到保管期限的财务档案，由财务部门提出销毁申请，编制档案销毁清单。2.经公司主管领导审批后，由财务部门会同审计、监察等部门共同进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由参与销毁人员签字确认。4.销毁清单应永久保存。三、财务印章管理（一）印章种类1.财务专用章：用于办理公司各类款项收付、票据结算等财务业务。2.发票专用章：用于开具发票等税务相关业务。3.法人章：用于特定财务文件的签章确认等。4.其他财务印章：根据公司业务需要设立的其他印章，如合同专用章（用于财务相关合同）等。（二）印章刻制1.财务印章的刻制由公司行政部门统一办理，财务部门提供印章样式、规格等要求。2.刻制完成后，行政部门应及时将印章移交财务部门，并办理交接手续。（三）印章保管1.专人保管：财务专用章由财务负责人指定专人保管，发票专用章由发票开具人员保管，法人章由出纳人员保管，其他财务印章根据业务需要指定专人保管。2.保管要求：印章保管人员应配备专用保险柜，将印章存放于保险柜内，不得随意放置。离开工作岗位时，应将印章锁入保险柜，并妥善保管钥匙。印章保管人员不得私自将印章交予他人使用。（四）印章使用1.使用审批：财务印章的使用应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、金额、文件名称等信息。按照审批流程，经财务负责人、相关业务部门负责人及公司领导审批签字。重大财务事项需经董事长或总经理批准。2.使用登记：建立印章使用登记簿，详细记录印章使用日期、用途、金额、审批人、使用人等信息。3.用印要求：印章使用应在指定位置加盖，确保印章清晰、端正。严禁在空白纸张、空白合同等上加盖财务印章。因特殊情况需在空白票据上预先加盖印章的，应经财务负责人批准，并指定专人负责票据的领取、使用和核销。（五）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。2.交接双方应填写印章交接清单，详细注明印章名称、数量、交接日期等信息，并签字确认。3.交接过程应由财务负责人或其指定人员监交。（六）印章废止1.因公司名称变更、业务调整等原因，需废止财务印章的，由财务部门提出申请。2.经公司领导批准后，由财务部门会同行政部门共同销毁废止印章，并在印章废止登记簿上记录相关信息。四、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对财务档案管理与印章使用情况进行审计，检查档案整理、保管、借阅、销毁等环节以及印章刻制、保管、使用、交接、废止等环节是否符合本制度规定。（二）日常检查财务部门负责人应定期对财务档案管理与印章使用情况进行检查，及时发现问题并督促整改。（三）违规处理对违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相关责任人批评教育、