贵重物品信息管理制度

贵重物品信息管理制度一、总则（一）目的为加强公司贵重物品的管理，规范贵重物品信息的记录、存储、使用和保密等行为，确保贵重物品的安全与完整，保障公司的正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及贵重物品的部门、岗位及人员，包括但不限于贵重设备、珍贵文件资料、高价值办公用品等。（三）定义1.贵重物品：指公司拥有的价值较高、具有重要使用功能或特殊意义，需要进行重点管理和保护的物品。2.贵重物品信息：包括贵重物品的名称、规格型号、数量、购置日期、购置价格、存放位置、使用状态、维护记录、保管责任人等相关数据和资料。二、贵重物品的分类与标识（一）分类标准1.贵重设备类：如大型生产设备、精密检测仪器、高端办公设备等。2.珍贵文件资料类：包括公司重要合同、机密技术文档、财务报表、知识产权文件等。3.高价值办公用品类：如高档办公家具、限量版办公用品、贵重礼品等。4.其他贵重物品类：根据公司实际情况确定的其他具有较高价值或重要性的物品。（二）标识方法1.对于每一类贵重物品，应在其显著位置粘贴或悬挂统一制作的标识牌，注明物品名称、编号、规格型号、所属部门等基本信息。2.编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号规则可采用数字与字母相结合的方式，例如"GZD001"，其中"GZD"表示贵重物品的类别缩写，"001"为该类物品的顺序号。3.对于珍贵文件资料类，应在文件封面加盖"机密""绝密"等保密标识，并注明密级、编号、日期等信息。三、贵重物品信息的记录（一）记录内容1.购置信息：包括购置日期、购置价格、供应商名称、购置合同编号等。2.基本信息：如名称、规格型号、数量、品牌等。3.存放信息：详细记录存放位置，如具体的房间号、货架号等。4.使用信息：使用部门、使用频率、使用状态（正常使用、维修中、闲置等）。5.维护信息：维护日期、维护内容、维护人员等。6.保管责任人信息：明确负责保管该贵重物品的具体人员姓名及联系方式。（二）记录方式1.建立专门的贵重物品信息管理台账，采用纸质或电子表格形式进行记录。台账应按类别和编号顺序排列，便于查询和统计。2.对于贵重设备类，应同时建立设备档案，记录设备的详细技术参数、操作手册、维修记录等资料，并将档案与台账相关信息进行关联。3.珍贵文件资料类应建立文件索引目录，记录文件的名称、编号、密级、存放位置等信息，并确保索引目录的准确性和及时性更新。4.电子记录应定期进行备份，防止数据丢失。备份存储介质应妥善保管，与原始记录分开存放。（三）记录更新1.当贵重物品的基本信息发生变更（如名称更改、规格型号更换、数量增减等）时，保管责任人应在24小时内更新台账记录，并确保相关档案资料的同步更新。2.购置新的贵重物品后，应在3个工作日内完成信息记录工作。3.贵重物品的存放位置发生变动时，保管责任人应在变动后的当天更新存放信息，并通知相关部门和人员。4.使用状态、维护记录等信息应根据实际情况及时更新，确保记录的准确性和时效性。四、贵重物品的存储（一）存储场所要求1.应根据贵重物品的性质和特点，选择合适的存储场所。存储场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等基本条件。2.对于贵重设备类，应存放在专门的设备仓库或指定区域，仓库应安装必要的安全防护设施，如监控摄像头、门禁系统、消防器材等。3.珍贵文件资料类应存放在专用的文件保险柜或保密文件柜中，文件柜应具备良好的密封性和防盗性能。同时，应设置专门的文件存储室，保持室内干燥、通风，并配备温湿度调节设备。4.高价值办公用品类应存放在相对安全的仓库或储物间，按照类别和规格进行分类存放，便于管理和查找。（二）存储方式1.贵重物品应分类存放，不同类别的物品之间应保持一定的间距，避免相互挤压、碰撞造成损坏。2.对于大型贵重设备，应按照设备的安装要求进行存放，确保设备的稳定性和安全性。设备周围应留出足够的操作和维护空间。3.珍贵文件资料应按照密级和类别进行分类归档，同一类别的文件应存放在相邻的位置，便于查找和取用。文件应整齐摆放，避免折叠、卷曲或损坏。4.高价值办公用品应采用货架或储物柜进行存放，标明物品名称和规格型号，便于识别和管理。对于易碎或易损的物品，应采取防护措施，如单独包装、加垫缓冲材料等。（三）存储安全管理1.存储场所应安排专人负责日常管理，定期进行巡查，检查安全设施的运行情况、贵重物品的存储状态等，确保存储环境的安全。2.存储场所应设置明显的安全警示标识，禁止无关人员进入。如有特殊情况需要进入，必须经过相关部门负责人批准，并进行登记。3.对存储场所的温湿度、消防器材等进行定期检查和维护，确保其处于正常状态。如发现问题应及时处理，并记录相关情况。4.建立贵重物品存储盘点制度，定期对贵重物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。五、贵重物品的使用（一）使用申请1.各部门因工作需要使用贵重物品时，应提前填写《贵重物品使用申请表》，注明使用物品名称、规格型号、使用时间、使用地点、使用原因等信息。2.《贵重物品使用申请表》应经部门负责人审核签字后，提交给贵重物品保管部门或责任人审批。3.对于涉及贵重设备的使用申请，如使用时间较长或可能对设备造成较大影响的，保管部门或责任人应组织相关技术人员进行评估，确保使用的安全性和合理性。（二）使用审批1.贵重物品保管部门或责任人应在收到《贵重物品使用申请表》后的24小时内进行审批。如申请内容合理、符合规定，应予以批准；如存在疑问或不符合要求，应及时与申请部门沟通，要求其补充或修改相关信息。2.经审批同意使用的贵重物品，保管部门或责任人应按照申请表上的要求，及时办理物品交接手续，并向使用人员提供必要的使用指导和培训。3.使用人员应在规定的时间和地点使用贵重物品，不得擅自转借、挪用或更改使用用途。如因特殊情况需要变更使用信息，应重新填写申请表并获得审批。（三）使用过程管理1.使用人员在使用贵重物品过程中，应严格按照操作规程进行操作，确保物品的安全和正常运行。如发现物品出现故障或异常情况，应立即停止使用，并及时报告保管部门或责任人。2.对于贵重设备类，使用人员应在使用前后对设备进行检查和清洁，做好使用记录，包括使用时间、运行状态、使用人员等信息。使用记录应及时反馈给保管部门或责任人，以便更新设备档案。3.珍贵文件资料类的使用应遵循保密规定，使用人员不得擅自复印、传播或泄露文件内容。使用完毕后，应及时归还保管部门，并办理交接手续。4.高价值办公用品类的使用应注重节约和爱护，避免浪费和损坏。使用人员如发现物品有损坏情况，应及时报告保管部门或责任人，并承担相应的赔偿责任。六、贵重物品的维护与保养（一）维护保养计划1.根据贵重物品的特性和使用情况，制定详细的维护保养计划。维护保养计划应明确维护保养的周期、内容、责任人等信息。2.对于贵重设备类，维护保养计划应包括设备的日常巡检、定期保养、故障维修等内容。定期保养可根据设备的使用频率和运行状况确定，一般为每季度或每半年进行一次。3.珍贵文件资料类的维护保养主要包括文件的整理、装订、修复等工作，确保文件的完整性和可读性。文件整理应定期进行，避免文件堆积和混乱。4.高价值办公用品类的维护保养应根据物品的材质和使用要求进行，如定期清洁、打蜡、更换零部件等，以延长物品的使用寿命。（二）维护保养实施1.保管部门或责任人应按照维护保养计划组织实施维护保养工作，并做好相关记录。维护保养记录应包括维护保养日期、内容、维修更换的零部件等信息。2.对于贵重设备类的维护保养工作，应由具备专业资质的技术人员进行操作。如设备出现故障，应及时联系设备供应商或专业维修机构进行维修，并对维修情况进行详细记录。3.珍贵文件资料类的维护保养工作应由熟悉文件管理的人员进行，确保文件的安全和完整。在文件修复过程中，应遵循相关的技术规范和操作流程，避免对文件造成二次损坏。4.高价值办公用品类的维护保养工作可由保管部门或责任人自行组织实施，也可委托专业的维修服务机构进行。维护保养过程中应注意保护物品的外观和原有性能。（三）维护保养监督1.公司应建立维护保养监督机制，定期对贵重物品的维护保养工作进行检查和评估。检查内容包括维护保养计划的执行情况、维护保养记录的完整性、贵重物品的实际状态等。2.对于维护保养工作不到位的情况，应及时责令相关部门或责任人进行整改，并对整改情况进行跟踪复查。如因维护保养不当导致贵重物品损坏或丢失的，应追究相关人员的责任。七、贵重物品的盘点与清查（一）盘点计划1.制定年度贵重物品盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员分工等信息。盘点范围应涵盖公司内所有贵重物品。2.盘点时间可根据公司的业务情况和管理要求确定，一般为每年年末进行一次全面盘点。如遇特殊情况（如公司重组、资产清查等），可临时组织专项盘点。3.成立盘点工作小组，成员包括财务部门人员、审计部门人员、贵重物品保管部门人员及相关使用部门人员等。明确各成员的职责分工，确保盘点工作的顺利进行。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划对贵重物品进行逐一清点，核对物品的名称、规格型号、数量、存放位置等信息与台账记录是否一致。2.对于贵重设备类，应检查设备的运行状态、外观状况等，并与设备档案记录进行核对。如发现设备存在问题，应及时记录并安排维修。3.珍贵文件资料类应检查文件的完整性、准确性和存放位置是否正确。对于缺失或损坏的文件，应查明原因并进行相应处理。4.高价值办公用品类应检查物品的数量、使用情况和完好程度等。如发现有损坏或丢失的情况，应及时查找原因并追究相关人员的责任。5.在盘点过程中，应做好详细的盘点记录，包括盘点日期、物品名称、规格型号、实际数量、台账数量、差异情况等信息。盘点记录应由盘点人员签字确认。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点工作小组应根据盘点记录编制盘点报告，详细说明盘点情况、差异原因及处理建议。2.如账实相符，应在盘点报告上签字确认，并将盘点报告存档备案。3.如出现账实不符的情况，应及时查明原因，属于保管不善、使用不当等人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其按照规定进行赔偿或整改；属于自然损耗、不可抗力等非人为原因造成的，应经相关部门审核批准后进行账务调整。4.对盘点中发现的贵重物品管理漏洞和问题，应及时进行总结分析，提出改进措施和建议，完善贵重物品信息管理制度。八、贵重物品的报废与处置（一）报废条件1.贵重物品符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要的；因意外事故、自然灾害等原因造成严重损坏，无法修复或修复成本过高的；因技术进步、产品更新换代等原因，已被新型产品替代，失去使用价值的；其他经公司评估认定已无使用价值或继续使用存在安全隐患的。2.珍贵文件资料类如有下列情况之一的，可申请报废：文件内容已过期、失效，且无保存必要的；文件损坏严重，无法修复且不具备查阅价值的；根据国家法律法规或公司规定，需要销毁的文件。（二）报废申请1.各部门或保管责任人发现贵重物品符合报废条件时，应填写《贵重物品报废申请表》，详细说明报废物品的名称、规格型号、购置日期、报废原因等信息，并附上相关证明材料（如设备损坏照片、技术鉴定报告、文件失效说明等）。2.《贵重物品报废申请表》应经部门负责人审核签字后，提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。3.财务部门应审核报废物品的账面价值及相关费用情况，审计部门应对报废申请的真实性、合规性进行审计。（三）报废审批1.相关部门审核通过后，《贵重物品报废申请表》应提交给公司分管领导审批。公司分管领导应根据审核意见和实际情况，做出最终的审批决定。2.经批准报废的贵重物品，应在公司内部进行公示，公示期为[x]个工作日。公示无异议后，方可进行报废处置。（四）报废处置1.对于报废的贵重设备类，应由专业的废旧物资回收公司进行回收处理。在回收过程中，应确保设备中的敏感信息得到妥善处理，防止信息泄露。2.珍贵文件资料类的报废应按照公司保密规定和国家相关法律法规的要求进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。3.高价值办公用品类的报废可根据物品的实际情况，选择合适的处置方式，如出售给废旧物资回收公司、捐赠给慈善机构等。处置收入应及时上缴公司财务部门。九、贵重物品信息的保密（一）保密责任1.所有接触和掌握贵重物品信息的人员均负有保密责任，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露贵重物品的相关信息。2.保管责任人应妥善保管贵重物品信息，确保信息的安全和完整。未经批准，不得擅自向他人提供或披露信息。3.使用人员在使用贵重物品过程中，应注意保护相关信息，不得将信息用于与工作无关的目的。（二）保密措施1.对涉及贵重物品信息的计算机系统、存储介质等应采取加密、访问控制等安全措施，防止信息被非法获取或篡改。2.存储贵重物品信息的场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。信息存储设备应妥善保管，避免丢失或被盗。3.在对外提供贵