警用装备采购管理制度

警用装备采购管理制度一、总则（一）目的为加强警用装备采购管理，规范采购行为，确保警用装备的质量和适用性，提高资金使用效益，保障公安机关等相关部门依法履行职责，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安机关、国家安全机关、监狱、戒毒管理机关等相关部门警用装备的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则根据实际工作需要，科学合理确定警用装备的采购需求，提高装备的实用性和针对性。3.质量优先原则优先采购质量可靠、性能优良的警用装备，确保装备能够满足实战要求。4.公开透明原则采购活动应公开、公平、公正，接受社会监督。5.效益原则在保证装备质量的前提下，注重节约资金，提高采购效益。二、采购管理职责分工（一）采购决策部门1.成立警用装备采购领导小组，由相关部门负责人组成，负责审议警用装备采购计划、采购预算、采购方式等重大事项，做出采购决策。2.职责对采购需求进行审核，确保需求的合理性和必要性。审批采购预算，合理安排采购资金。确定采购方式，根据采购项目的特点和要求选择合适的采购方式。监督采购过程，确保采购活动按照规定程序进行。（二）采购执行部门1.设立专门的采购工作机构，负责具体的采购实施工作。2.职责根据采购决策部门的要求，编制采购计划和采购文件。组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。与供应商签订采购合同，并负责合同的执行和验收。整理采购档案，妥善保存采购过程中的各类文件和资料。（三）使用部门1.各警用装备使用部门负责提出本部门的装备采购需求，并对需求的真实性和准确性负责。2.职责根据实际工作需要，详细填写装备采购申请表，说明装备的名称、规格、数量、技术参数等要求。参与采购项目的验收工作，对装备的质量和适用性进行评价。配合采购执行部门做好采购相关工作，提供必要的技术支持和协助。（四）财务部门1.负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。2.职责对采购项目的资金支付进行审核，按照合同约定及时支付货款。对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保资金安全。（五）监督部门1.设立内部监督机构，对警用装备采购活动进行全程监督。2.职责监督采购决策是否符合规定程序和要求。检查采购执行过程中的公正性和合法性，防止违规操作。受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查处理。三、采购计划管理（一）采购需求调研1.使用部门应定期对本部门的警用装备使用情况进行调研，了解装备的性能、使用年限、损坏情况等，结合实际工作任务和发展需求，提出装备更新和补充的建议。2.采购执行部门应配合使用部门开展调研工作，收集市场上相关警用装备的信息，为制定采购计划提供参考。（二）采购计划编制1.使用部门根据调研结果，填写警用装备采购申请表，经部门负责人审核后提交采购执行部门。2.采购执行部门汇总各使用部门的采购申请，结合库存情况、预算安排等因素，编制年度采购计划草案。3.采购计划草案应包括装备名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并附详细的采购需求说明。（三）采购计划审批1.采购执行部门将年度采购计划草案提交采购决策部门审批。2.采购决策部门组织相关人员对采购计划进行审议，重点审查采购需求的合理性、预算的准确性、采购时间的可行性等。3.经审批通过的采购计划作为年度采购工作的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照原审批程序进行报批。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门根据批准的采购计划，结合市场价格行情，编制采购项目预算草案。2.采购项目预算应包括装备采购费用、运输费、安装调试费、售后服务费等所有相关费用，并进行详细的分项列示。3.财务部门对采购项目预算草案进行审核，确保预算的准确性和合理性。审核通过后，将采购项目预算纳入部门年度预算管理。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。2.如因市场价格波动等原因导致采购预算不足，采购执行部门应及时提出调整预算的申请，经采购决策部门和财务部门审核后，报上级主管部门批准。3.财务部门应加强对采购资金支付的管理，按照合同约定和财务制度规定，及时、足额支付采购款项。（三）预算监督1.财务部门定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.监督部门对采购预算执行情况进行全程监督，防止出现预算浪费、挪用等违规行为。如发现违规行为，应及时责令整改，并依法追究相关人员的责任。五、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围采购项目达到规定的公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。2.实施程序采购执行部门发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。接受潜在投标人报名，发售招标文件。组织开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.实施程序采购执行部门从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。发售招标文件，组织开标、评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.实施程序采购执行部门成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请书。组织谈判，谈判小组与供应商逐一进行谈判，供应商应根据谈判文件的要求提交响应文件，并就谈判文件中的有关内容进行实质性响应。确定成交供应商，谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.实施程序采购执行部门组织专业人员对采购项目进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由。将论证意见报采购决策部门审批。采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.实施程序采购执行部门成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订采购合同，采购人与成交供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门在确定中标、成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括装备的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，应报财务部门备案。（二）合同履行1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。2.采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时交货，并做好验收准备工作。3.使用部门应配合采购执行部门做好合同履行过程中的相关工作，对装备的质量和适用性进行监督。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应报采购决策部门和财务部门备案。（四）合同终止1.采购合同履行完毕，双方的权利和义务即告终止。2.如因合同解除、不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，采购执行部门应及时办理合同终止手续，并妥善处理善后事宜。七、采购验收管理（一）验收准备1.采购执行部门在采购项目交货前，应通知使用部门和相关人员做好验收准备工作。2.使用部门应组织专业人员熟悉采购合同要求和装备技术参数，制定验收方案。（二）验收实施1.采购项目交货时，供应商应提供产品质量合格证明、产品说明书、保修卡等相关资料。2.采购执行部门会同使用部门按照验收方案对装备进行验收，验收内容包括装备的数量、规格、型号、质量、性能等方面。3.验收过程中，应做好记录，对验收中发现的问题，应及时要求供应商整改。（三）验收报告1.验收结束后，采购执行部门和使用部门应共同出具验收报告，验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容。2.验收报告经双方签字确认后存档。（四）验收结果处理1.经验收合格的装备，方可投入使用。2.经验收不合格的装备，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格为止。如因供应商原因导致验收不合格，给采购人造成损失的，采购人有权要求供应商承担相应的赔偿责任。八、采购档案管理（一）档案内容1.采购项目的相关文件，包括采购计划、采购预算、采购申请、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告等。2.采购活动过程中的记录，如开标评标记录、谈判记录、询价记录等。3.其他与采购项目有关的资料，如供应商资质证明、市场调研资料等。（二）档案整理1.采购执行部门负责采购档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购文件和资料进行分类、编号、装订。2.档案整理应做到内容完整、条理清晰、便于查阅。（三）档案保管1.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。2.档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫等条件，确保档案的安全和完整。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。九、监督与考核（一）监督检查1.监督部门定期对警用装备采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的合规性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.对监督检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求采购执行部门限期整改。采购执行部门应按照整改通知书的要求，认真整改，并将整改情况及时报告监督部门。（二）投诉处理1.任何单位和个人对警用装备采购活动中的违规行为有权向监督部门投诉。