计算软件资产管理制度

计算软件资产管理制度一、总则（一）目的为了加强公司计算软件资产的管理，确保软件资产的安全、完整、有效使用，提高软件资产的使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及计算软件资产的部门、员工以及相关业务活动。（三）软件资产定义本制度所指计算软件资产包括公司购买的正版软件、自主开发的软件、通过授权使用的软件以及随硬件设备附带的软件等各类用于计算工作的软件资源。（四）管理原则1.合法性原则：确保所有软件资产的获取、使用均符合国家法律法规及软件许可协议的要求。2.规范化原则：建立统一规范的软件资产管理流程，明确各环节的职责和操作要求。3.效益最大化原则：合理配置软件资产，充分发挥其作用，提高公司业务效率和经济效益。4.安全保障原则：采取有效措施保障软件资产的安全，防止数据泄露、非法使用等情况发生。二、软件资产的采购与授权管理（一）采购需求评估1.各部门根据业务工作需要，提出软件采购需求。需求应明确软件的功能、性能、使用范围、预算等要求。2.信息技术部门对采购需求进行技术评估，审核其合理性和必要性，并提供技术选型建议。3.财务部门对采购预算进行审核，确保采购费用在公司预算范围内。（二）采购流程1.经评估确定采购需求后，由采购部门负责按照公司采购制度进行软件采购。2.采购过程中，应优先选择具有良好信誉、提供正版软件且售后服务可靠的供应商。3.采购合同应明确软件的名称、版本、数量、价格、授权方式、售后服务等条款，确保公司权益得到保障。（三）授权管理1.对于购买的软件，应确保获取合法有效的软件授权。授权文件应妥善保存，以备查验。2.授权使用范围应与公司业务需求相符，严格禁止超授权范围使用软件。3.定期对软件授权情况进行检查，确保授权的有效性和合规性。如发现授权即将到期或存在问题，及时与供应商沟通处理。三、软件资产的登记与入账（一）登记内容1.采购的软件资产应详细登记软件名称、版本、购买日期、购买金额、授权期限、供应商等信息。2.自主开发的软件应登记软件名称、开发时间、开发团队、功能描述、成本核算等信息。3.对于通过授权使用的软件，登记授权协议编号、授权期限、使用范围等信息。（二）入账流程1.采购软件资产的发票等相关凭证提交财务部门后，财务人员按照公司财务制度进行入账处理。2.自主开发软件的成本核算完成后，根据相关规定进行资产入账。3.软件资产入账后，应在公司资产管理系统中进行准确记录，确保账实相符。四、软件资产的使用与维护管理（一）使用规范1.员工应按照软件的使用说明书和公司规定的操作流程使用软件，不得擅自更改软件配置或进行非法操作。2.禁止将公司购买的软件私自复制、传播给非公司人员使用。3.在使用软件过程中发现问题，应及时向信息技术部门反馈，不得自行处理导致问题扩大。（二）维护管理1.信息技术部门负责制定软件维护计划，定期对公司使用的软件进行检查、更新和维护。2.对于重要软件，应建立备份机制，定期备份软件数据，防止数据丢失。3.及时关注软件供应商发布的安全补丁和更新程序，按照要求进行安装，确保软件系统的安全性和稳定性。五、软件资产的变更管理（一）变更申请1.因业务发展、技术升级等原因需要对软件资产进行变更（如软件版本升级、功能调整等）时，由相关部门提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更的原因、内容、预期效果、实施计划以及对业务的影响等。（二）变更评估1.信息技术部门对变更申请进行技术评估，分析变更的可行性、风险以及对现有系统的影响。2.财务部门对变更所需费用进行评估，审核变更预算的合理性。3.相关业务部门对变更可能带来的业务影响进行评估，提出意见和建议。（三）变更实施1.经评估批准的变更申请，由信息技术部门负责组织实施。实施过程中应严格按照变更计划进行，确保变更顺利完成。2.变更实施过程中应做好记录，包括变更时间、变更内容、实施人员等信息。3.变更完成后，应对软件资产进行测试，确保变更后的软件系统正常运行，功能符合要求。（四）变更验收1.变更实施完成后，由信息技术部门组织相关部门进行变更验收。2.验收内容包括软件功能、性能、数据准确性等方面，确保变更达到预期效果。3.验收合格后，更新软件资产登记信息和相关文档。六、软件资产的处置管理（一）处置原因1.软件资产因技术淘汰、业务不再需要、授权到期等原因不再使用时，应进行处置。2.软件资产出现故障且无法修复或修复成本过高，已失去使用价值时，可考虑处置。（二）处置方式1.对于不再使用的正版软件，如符合软件许可协议规定，可按照协议要求进行退还、注销授权等操作。2.对于自主开发的软件，如已无使用价值，可进行备份后删除相关代码和数据。3.对于因淘汰等原因的软件资产，可通过捐赠、出售（按照规定程序进行）等方式进行处置，但需确保处置过程合法合规，不泄露公司机密信息。（三）处置流程1.相关部门提出软件资产处置申请，说明处置原因、处置方式等。2.信息技术部门对处置申请进行技术审核，确认软件资产的状态和可处置性。3.财务部门对处置涉及的资产价值进行评估，审核处置收益或损失情况。4.经批准后，按照确定的处置方式进行处置，并做好相关记录。七、软件资产的安全管理（一）安全策略制定1.信息技术部门制定软件资产安全策略，明确软件资产的访问控制、数据保护、安全审计等方面的要求。2.安全策略应根据公司业务特点、软件资产类型等因素进行制定，并定期进行评估和更新。（二）访问控制1.根据员工的工作职责和权限，设置软件资产的访问权限。严格限制未经授权的人员访问软件系统。2.采用身份认证、授权管理等技术手段，确保只有合法用户能够访问相应的软件资产。3.定期对用户的访问权限进行审查，及时调整因岗位变动等原因不再需要的权限。（三）数据保护1.对软件资产中的重要数据进行加密存储和传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。2.建立数据备份制度，定期将软件数据备份到安全的存储介质，并异地存放。3.制定数据恢复计划，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据，保证业务的连续性。（四）安全审计1.建立软件资产安全审计机制，对软件系统的操作日志、访问记录等进行定期审计。2.审计内容包括用户登录情况、操作行为、数据访问等，及时发现潜在的安全风险。3.对审计发现的问题进行及时处理，并采取措施防止类似问题再次发生。八、软件资产的监督与检查（一）监督机制1.公司成立软件资产管理监督小组，由信息技术部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.监督小组定期对公司软件资产管理情况进行监督检查，确保各项管理制度的执行。（二）检查内容1.软件资产的采购、登记、入账是否规范，账实是否相符。2.软件资产的使用、维护、变更、处置等环节是否符合规定流程。3.软件资产的安全管理措施是否有效落实。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。3.整改完成后，责任部门应向监督小组提交整改报告，监督小组对整改情况进行复查。九、培训与宣传（一）培训计划1.信息技术部门制定软件资产管理培训计划，定期组织员工参加软件资产管理知识培训。2.培训内容包括软件资产管理制度、采购流程、使用规范、安全注意事项等方面。（二）培训方式1.采用集中培训、在线学习、现场演示等多种方式进行培训，提高培训效果。2.针对不同岗位的员工，设置相应的培训课程，确保培训内容具有针对性。（三）宣传推广1.通过公司内部网站、宣