公司数据6s管理制度

公司数据6s管理制度一、总则（一）目的为了规范公司数据管理，提高数据质量，确保数据的准确性、完整性、及时性和安全性，提升公司运营效率和管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及数据管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.准确性原则：数据应真实、准确地反映实际情况，避免虚假或错误数据。2.完整性原则：数据应涵盖所有必要的信息，不遗漏重要内容。3.及时性原则：数据应在规定的时间内进行更新和维护，确保时效性。4.安全性原则：采取有效措施保护数据安全，防止数据泄露、丢失或被篡改。5.责任明确原则：明确各部门、岗位及人员在数据管理中的职责，做到责任到人。二、6S定义及内涵（一）整理（SEIRI）将工作场所中的物品区分为必要的与不必要的，必要的留下，不必要的彻底清除。（二）整顿（SEITON）把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。（三）清扫（SEISO）将工作场所清扫干净，保持环境整洁，及时发现并消除安全隐患。（四）清洁（SEIKETSU）将整理、整顿、清扫进行到底，且维持其成果，形成制度化、规范化。（五）素养（SHITSUKE）人人依规定行事，养成良好的习惯，自觉遵守6S规定。（六）安全（SECURITY）重视全员安全教育，每时每刻都有安全第一观念，防范于未然。三、数据整理（一）数据分类1.按照业务模块分类：如销售数据、采购数据、生产数据、财务数据等。2.按照数据类型分类：如文档数据、报表数据、数据库数据等。3.按照数据重要性分类：如关键数据、重要数据、一般数据等。（二）不必要数据的识别与清除1.定期检查数据：各部门指定专人定期对本部门的数据进行检查，识别出不再使用、过期、重复或无价值的数据。2.评估数据价值：由数据管理团队和相关业务部门共同评估数据的价值，对于确定为不必要的数据，进行清除处理。3.数据清除流程：填写数据清除申请表，经部门负责人审核、数据管理负责人批准后，按照规定的方式进行清除，如删除数据库记录、销毁纸质文档等，并做好记录。四、数据整顿（一）数据存储规范1.统一存储位置：为各类数据确定专门的存储位置，如服务器文件夹、共享磁盘分区、纸质文档柜等，并进行明确标识。2.建立数据目录结构：根据数据分类，建立清晰的目录结构，便于数据查找和管理。例如，销售数据下可分为客户信息、订单记录、销售报表等子目录。3.数据命名规则：制定统一的数据命名规则，确保数据文件名具有唯一性和可读性。文件名应包含数据主题、时间、版本等关键信息。（二）数据标识管理1.纸质文档标识：对于纸质数据文档，应在文档封面或显著位置标注文档名称、编号、日期、密级等信息。2.电子数据标识：电子数据文件应在文件名、文件属性或元数据中添加标识信息，同时在存储目录中通过文件夹名称、标签等方式进行标识。3.数据状态标识：对于处于不同处理阶段的数据，如待审核、已批准、已归档等，应进行明确的状态标识，以便快速识别和跟踪。五、数据清扫（一）定期数据清理1.制定清理计划：数据管理部门会同各业务部门制定定期的数据清理计划，明确清理的范围、频率和责任人。2.清理内容：包括删除过期数据、清理重复数据、修复损坏数据等。例如，每月清理超过一年的销售订单备份数据，每季度检查并修复数据库中的错误记录。3.清理记录：对每次数据清理的过程和结果进行详细记录，包括清理时间、清理数据量、发现的问题及处理情况等。（二）数据安全检查1.网络安全检查：定期检查公司网络环境，防范网络攻击、病毒入侵等安全风险，确保数据传输安全。2.数据备份检查：检查数据备份策略的执行情况，确保数据能够及时、完整地备份，并且备份数据的存储介质安全可靠。3.访问权限检查：审查用户对数据的访问权限，确保只有授权人员能够访问敏感数据，及时发现并处理权限滥用问题。六、数据清洁（一）制度建设1.完善6S执行标准：制定详细的数据6S执行标准和操作流程，明确各环节的工作要求和规范。2.建立监督机制：成立数据6S监督小组，定期对各部门的数据6S执行情况进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。3.持续改进机制：根据监督检查结果和业务发展需求，不断优化数据6S管理制度和流程，持续提升数据管理水平。（二）培训与宣传1.开展培训活动：组织数据6S相关培训，提高员工对6S管理理念和方法的认识和理解，掌握数据整理、整顿、清扫等具体操作技能。2.宣传推广：通过内部刊物、宣传栏、邮件等渠道，宣传数据6S管理的重要性和成果，营造良好的工作氛围，鼓励员工积极参与。七、数据素养（一）培训教育1.新员工培训：将数据6S管理纳入新员工入职培训内容，使新员工了解公司数据管理要求和6S规范。2.定期培训：定期组织数据6S专项培训，针对不同岗位需求，深入讲解数据管理流程、6S操作技巧等知识，不断提升员工的数据管理能力。3.案例分享：收集和分享数据6S管理的成功案例，让员工直观感受6S管理对工作的积极影响，激发员工的学习兴趣和积极性。（二）行为规范与激励1.制定行为准则：明确员工在数据管理过程中的行为规范，如遵守数据命名规则、及时更新数据等。2.建立激励机制：对在数据6S管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予绩效加分、物质奖励等，激励员工积极践行6S管理理念。八、数据安全（一）安全策略制定1.数据访问控制策略：根据员工工作职责和数据敏感程度，设定不同级别的数据访问权限，严格限制非授权访问。2.数据加密策略：对重要数据进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的安全性。例如，采用加密算法对财务数据、客户敏感信息等进行加密。3.数据备份与恢复策略：制定完善的数据备份计划，明确备份周期、备份方式和存储介质，并定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够快速恢复。（二）安全意识教育1.定期开展安全教育：组织数据安全培训和教育活动，提高员工的数据安全意识，使其了解数据安全风险和防范措施。2.应急演练：制定数据安全应急预案，定期组织应急演练，提高员工应对数据安全事件的能力，确保在发生安全事故时能够迅速响应、有效处理。九、部门职责（一）数据管理部门1.制度制定与完善：负责制定和完善公司数据6S管理制度和流程，并监督制度的执行情况。2.培训与指导：组织开展数据6S培训工作，为各部门提供数据管理方面的技术支持和指导。3.数据清理与维护：定期对公司数据进行清理、维护和优化，确保数据的质量和安全性。4.监督检查：会同相关部门对各部门的数据6S管理工作进行监督检查，对发现的问题提出整改意见并跟踪落实。（二）业务部门1.数据整理与整顿：负责本部门数据的整理、分类和标识工作，按照规定的存储规范和命名规则对数据进行存储和管理。2.数据准确性维护：确保本部门产生的数据准确、完整，并及时更新和维护数据。3.执行6S规定：严格执行公司数据6S管理制度，积极配合数据管理部门的工作，不断提升本部门的数据管理水平。（三）其他部门1.提供支持：为数据管理工作提供必要的资源和支持，如信息技术支持、办公场地保障等。2.协同配合：在涉及跨部门数据管理工作时，积极协同配合，确保数据的顺畅流转和有效利用。十、考核与奖惩（一）考核指标1.数据整理：数据分类是否清晰、不必要数据清除是否及时准确。2.数据整顿：数据存储规范执行情况、数据标识是否完整准确。3.数据清扫：定期数据清理工作完成情况、数据安全检查是否到位。4.数据清洁：6S制度执行情况、监督检查问题整改情况。5.数据素养：员工对数据6S知识的掌握程度、日常工作中的数据管理行为表现。6.数据安全：数据安全策略执行情况、数据安全事件发生次数。（二）考核方式1.定期考核：每季度对各部门的数据6S管理工作进行一次全面考核，采用自评与上级评价相结合的方式。2.不定期抽查：数据管理部门不定期对各部门的数据6S执行情况进行抽查，抽查结果纳入季度考核成绩。（三）奖励1.优秀部门奖：对数据6S管理工作成绩突出的部门，颁发"数据6S管理优秀部门"荣誉称号，并给予一定的物质奖励。2.个人优秀奖：对在数据6S管理工作中表现优秀的个人，颁发"数据6S管理优秀个人"荣誉证书，并给予绩效加分或物质奖励。（四）惩罚1.警告：对于数据6S管理工作不达标的部门或个人，给予警告处分，并责令限期整改。2.绩效扣分：对多次违反数据6S规定且整改不力的部门或个人，在绩效考核中进行相应的扣分处理。3.其他处