行政文员印鉴管理制度

行政文员印鉴管理制度总则目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，确保印鉴使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的利益和形象，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有印鉴，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人私章等。职责分工1.行政部负责印鉴的保管、使用登记和日常维护工作。制定印鉴使用审批流程，并监督执行。定期对印鉴使用情况进行检查和统计分析。2.使用部门根据工作需要，填写印鉴使用申请表，经审批后到行政部办理印鉴使用手续。对印鉴使用的真实性、合法性负责，确保印鉴使用符合公司规定和相关法律法规。3.审批人根据公司授权和审批权限，对印鉴使用申请进行审批。对印鉴使用的必要性、合规性进行审核，确保印鉴使用风险可控。印鉴的刻制与启用印鉴刻制1.公司因业务需要刻制印鉴时，由相关部门提出申请，填写《印鉴刻制申请表》，详细说明刻制印鉴的名称、用途、数量等信息。2.申请部门负责人签字后，报分管领导审核，经总经理批准后，由行政部统一办理刻制手续。3.行政部应选择具有资质的正规刻章单位进行刻制，确保印鉴的质量和安全性。印鉴启用1.新刻制的印鉴由行政部统一保管，在启用前，行政部应进行印鉴样本的登记备案，注明印鉴名称、启用日期、保管人等信息。2.印鉴启用时，行政部应填写《印鉴启用申请表》，经分管领导审核，总经理批准后，方可正式启用。3.行政部应将印鉴启用的相关信息及时通知各部门，并在公司内部进行公布。印鉴的保管保管原则1.印鉴实行专人保管制度，未经授权，任何人不得擅自保管印鉴。2.印鉴保管人应妥善保管印鉴，确保印鉴存放安全，防止印鉴被盗用、遗失或损坏。3.印鉴保管人因特殊原因需要临时离岗时，应将印鉴交由行政部指定的人员代为保管，并办理交接手续。保管方式1.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应存放在保险柜中，并设置密码锁。密码锁的密码应严格保密，只有保管人本人知道。2.法定代表人私章应由法定代表人本人或其授权的专人保管。3.其他印鉴可根据实际情况采取适当的保管方式，但应确保印鉴的安全性。保管要求1.印鉴保管人应定期对印鉴进行检查，确保印鉴清晰、完整，无损坏、变形等情况。2.如发现印鉴有损坏或遗失等情况，应立即报告行政部，并采取相应的措施进行处理。3.印鉴保管人应严格遵守公司的保密制度，不得将印鉴的保管情况告知无关人员。印鉴的使用使用范围1.公司公章适用于以公司名义对外发布的各类文件、信函、报表、证明等；签订各类合同、协议；办理公司相关的对外事务等。2.合同专用章适用于签订公司各类经济合同、协议等。3.财务专用章适用于公司财务收支、结算等相关业务。4.法定代表人私章适用于需要法定代表人签字的文件、合同、票据等。5.其他印鉴的使用范围由公司根据实际情况另行规定。使用流程1.申请：使用部门填写《印鉴使用申请表》，详细说明印鉴使用的事由、用途、使用对象、使用期限等信息，并加盖部门公章。2.审批：一般事项的印鉴使用申请，由部门负责人签字后，报分管领导审批。重要事项的印鉴使用申请，由部门负责人签字后，报分管领导审核，总经理批准。3.登记：行政部对印鉴使用申请进行审核，确认无误后，在《印鉴使用登记簿》上进行登记，记录印鉴使用的相关信息。4.用印：印鉴保管人根据审批后的《印鉴使用申请表》，在指定的位置加盖印鉴，并对用印情况进行核对。5.归还：印鉴使用完毕后，使用人应及时将印鉴归还行政部，印鉴保管人在《印鉴使用登记簿》上记录印鉴归还情况。使用要求1.印鉴使用必须严格按照审批后的用途和范围进行，不得擅自更改或扩大使用范围。2.印鉴使用应确保内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白合同等文件上加盖印鉴。3.印鉴使用人应对印鉴使用的后果负责，如因印鉴使用不当给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。4.行政部应定期对印鉴使用情况进行检查，发现问题及时纠正，并向公司领导报告。印鉴的废止与销毁废止情形1.公司因名称变更、业务调整等原因，需要废止原印鉴的。2.印鉴因损坏、遗失等原因，无法继续使用的。3.其他需要废止印鉴的情形。废止程序1.当出现印鉴废止情形时，由行政部提出印鉴废止申请，填写《印鉴废止申请表》，详细说明印鉴废止的原因、名称、数量等信息。2.申请部门负责人签字后，报分管领导审核，经总经理批准后，方可办理印鉴废止手续。3.行政部应将印鉴废止的相关信息及时通知各部门，并在公司内部进行公布。销毁程序1.印鉴废止后，行政部应及时对废止的印鉴进行销毁处理。2.销毁印鉴时，应至少有两名以上人员在场监督，并在《印鉴销毁登记表》上签字确认。3.销毁后的印鉴应妥善保存相关记录，以备日后查阅。监督与检查监督机制1.公司建立印鉴管理监督机制，行政部负责对印鉴的保管、使用情况进行日常监督检查。2.审计部门定期对印鉴管理情况进行审计，检查印鉴使用是否符合规定，是否存在风险隐患等。3.公司领导对印鉴管理工作进行不定期抽查，确保印鉴管理工作规范、有序。检查内容1.印鉴保管是否安全，保管人是否严格遵守保管制度。2.印鉴使用是否符合审批流程，使用范围是否合规。3.印鉴使用登记是否完整、准确，是否及时归还。4.印鉴废止与销毁是否按规定程序办理，相关记录是否妥善保存。问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施，并将整改情况及时反馈给行政部。3.对于违反印鉴管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括