规范医院合同管理制度

规范医院合同管理制度一、总则（一）目的为加强医院合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护医院合法权益，根据国家相关法律法规及医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于医疗服务合同、药品及医疗器械采购合同、租赁合同、技术合作合同、劳务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则：合同双方的权利和义务应公平对等，协商一致，不得利用优势地位或格式条款损害对方利益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则：加强合同风险评估和防控，确保合同履行过程中的风险可控。二、合同管理部门及职责（一）合同管理领导小组成立医院合同管理领导小组，由医院领导班子成员组成，负责审议重大合同事项，协调解决合同管理中的重大问题。（二）合同管理部门医院设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理，具体职责如下：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。3.建立合同台账，对合同进行分类登记、编号、归档，定期统计分析合同履行情况。4.会同相关部门对合同纠纷进行处理，提出法律意见和建议。5.组织开展合同管理培训，提高员工合同管理意识和能力。（三）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等工作，并配合合同管理部门做好合同的审核、备案等相关工作。具体职责如下：1.根据业务需要，起草合同文本，确保合同条款明确、具体、合法、合规。2.负责与合同对方进行谈判，协商合同条款，维护医院利益。3.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向合同管理部门报告。4.配合合同管理部门做好合同的变更、解除等手续办理工作。（四）法务部门法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，协助处理合同纠纷，维护医院合法权益。具体职责如下：1.对合同文本进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大合同的谈判，从法律角度提出风险防范措施和建议。3.协助处理合同纠纷，提供法律支持和解决方案。4.定期对合同管理工作进行法律风险评估，提出改进意见和建议。三、合同签订流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需要，负责起草合同文本。合同文本应具备合同名称、双方当事人信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等基本条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。涉及专业术语的，应进行明确解释。（二）合同审核1.业务部门将起草好的合同文本提交合同管理部门进行初审。合同管理部门主要审核合同的格式、条款完整性、业务合理性等。2.合同管理部门初审通过后，将合同文本送法务部门进行法律审查。法务部门重点审查合同的合法性、合规性、风险防范措施等，并出具法律审查意见。3.根据法务部门的审查意见，业务部门对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本再次提交合同管理部门和法务部门审核，直至审核通过。（三）合同审批1.审核通过的合同文本，按照医院内部审批流程进行审批。审批流程一般包括业务部门负责人、分管领导、合同管理部门负责人、财务部门负责人、医院主要领导等环节。2.各审批环节应认真审查合同内容，签署审批意见。对于重大合同或涉及金额较大的合同，应提交合同管理领导小组审议。（四）合同签订1.经审批同意签订的合同，由业务部门负责与合同对方当事人签订。签订合同时，应确保双方当事人签字（或盖章）齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，医院相关部门留存备份。2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行备案登记。合同管理部门对备案合同进行编号、归档，并建立合同台账。四、合同履行管理（一）履行通知合同签订后，业务部门应及时将合同主要内容通知相关责任人，并明确各责任人的职责和义务。（二）履行跟踪1.业务部门负责对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.合同履行过程中，如发生可能影响合同履行的重大事项或风险，业务部门应及时向合同管理部门和分管领导报告，并采取相应的应对措施。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时通知合同对方，并按照法律法规规定和合同约定办理解除手续。解除合同应签订书面解除协议，并妥善处理善后事宜。（四）资料归档合同履行过程中形成的各类文件、资料，如往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等，业务部门应及时整理归档，交合同管理部门统一保管。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.在合同签订前，充分了解合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等情况，降低合同风险。3.定期对合同履行情况进行检查和评估，及时发现和解决潜在问题，防止纠纷扩大。（二）纠纷处理程序1.合同履行过程中发生纠纷的，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出处理方案，并报告合同管理部门和分管领导。2.合同管理部门会同法务部门对纠纷情况进行调查核实，根据具体情况提出法律意见和建议。3.对于纠纷争议较小的，业务部门可与合同对方协商解决；协商不成的，可根据合同约定或法律法规规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。4.在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据资料，积极配合仲裁机构或法院的工作，维护医院合法权益。六、合同监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门定期对合同签订、履行情况进行监督检查，重点检查合同审批程序是否合规、合同条款是否得到有效履行、合同资料是否齐全等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价内容包括合同签订合规性、合同履行情况、纠纷处理情况、合同资料归档等方面。2.考核评价结果与部门和个人绩效挂钩，对合同管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖励；对合同管理不善，导致医院利益受损的部门和个人，依法依规追究责任。七、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行归档。归档资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。（二）档案整理合同管理部门对归档资料进行整理、分类、编号，建立合同档案目录。档案编号应具有唯一性，便于查询和管理。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放于专门的档案柜中，确保档案安全、完整。2.电子档案应进行备份，并存储于安全的存储设备中。定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的准确性和完整性。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人和合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借