保洁部物资管理制度

保洁部物资管理制度总则目的为加强保洁部物资管理，规范物资的采购、使用、保管及核销等流程，确保物资的合理利用，降低成本，提高保洁工作效率和质量，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司保洁部所有物资的管理，包括清洁工具、清洁用品、劳保用品等。管理原则1.按需采购原则：根据保洁工作实际需求，合理安排物资采购计划，避免积压和浪费。2.成本控制原则：在保证保洁工作质量的前提下，努力降低物资采购成本和使用成本。3.规范管理原则：对物资的采购、验收、入库、存储、发放、使用、盘点等环节进行规范化管理，确保物资管理有序进行。4.责任到人原则：明确各环节相关人员的职责，做到责任清晰，奖惩分明。物资采购管理采购计划制定1.定期盘点：保洁班长每月末对本班组物资进行盘点，根据物资库存数量、使用情况及下月工作计划，填写《保洁部物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、预计需求量等信息。2.审核上报：《保洁部物资采购申请表》经保洁主管审核后，报部门经理审批。部门经理根据公司整体预算及实际工作需求，对采购申请进行审批，批准后交采购部门统一采购。采购流程1.选择供应商：采购部门根据批准的采购申请，通过多种渠道选择合格的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商，并建立供应商档案。2.签订采购合同：与选定的供应商签订采购合同，明确物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益。3.采购执行：采购部门按照采购合同要求，及时组织物资采购。在采购过程中，如遇供应商交货延迟、物资质量问题等情况，应及时与供应商沟通协调，采取相应措施解决。4.验收付款：物资到货后，采购部门通知仓库管理人员及质量检验人员进行验收。验收合格后，仓库管理人员办理入库手续，采购部门凭验收单、发票等凭证办理付款手续。物资验收管理验收标准1.数量验收：按照采购合同及送货单，核对物资的数量是否相符。2.质量验收：依据物资质量标准，检查物资的外观、规格、型号、性能等是否符合要求。对于清洁用品、劳保用品等，要检查其是否有质量合格证明文件。3.包装验收：检查物资包装是否完好，有无破损、变形等情况。验收流程1.通知验收：物资到货前，采购部门提前通知仓库管理人员及质量检验人员做好验收准备。2.现场验收：仓库管理人员及质量检验人员在规定时间内到达验收现场，按照验收标准对物资进行验收。验收过程中，要认真填写《物资验收单》，详细记录物资的验收情况。3.问题处理：如发现物资数量不符、质量不合格或包装破损等问题，验收人员应及时与采购部门及供应商联系，要求供应商在规定时间内补货、换货或处理质量问题。如因供应商原因给公司造成损失的，应按照采购合同约定追究供应商责任。4.验收结果确认：验收合格的物资，仓库管理人员在《物资验收单》上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，仓库管理人员应拒绝接收，并在《物资验收单》上注明原因。物资入库管理入库手续办理1.填写入库单：仓库管理人员根据验收合格的物资，填写《物资入库单》，详细注明物资名称、规格、型号、数量、供应商名称等信息。2.签字确认：《物资入库单》经仓库管理人员、验收人员签字确认后，一联仓库留存，作为物资保管和记账的依据；一联交采购部门，作为采购付款的凭证；一联交财务部门，作为财务核算的依据。物资存储1.分类存放：仓库管理人员按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找和管理。2.库存管理：建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况，定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。3.存储环境要求：根据物资的特性，提供适宜的存储环境，如防潮、防火、防盗、防虫等。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，要按照相关规定进行单独存储，并采取相应的安全防护措施。物资发放管理发放原则1.按需发放原则：根据保洁工作实际需求，由使用人员填写《物资领用申请表》，经保洁班长审核后，到仓库领取物资。2.限额发放原则：对于一些消耗较大的物资，如清洁用品、垃圾袋等，实行限额发放制度，根据以往使用情况和工作实际需求，确定合理的发放标准，避免浪费。发放流程1.填写领用申请表：使用人员根据工作需要，填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、型号、数量、领用时间、用途等信息。2.审核签字：《物资领用申请表》经保洁班长审核签字后，交仓库管理人员。3.物资发放：仓库管理人员根据审核后的《物资领用申请表》，按照先进先出的原则发放物资，并在《物资发放登记表》上记录物资的发放情况，包括物资名称、规格、型号、数量、领用人员等信息。4.签字确认：领用人员在《物资发放登记表》上签字确认后，领取物资离开仓库。物资使用管理使用规范1.培训指导：保洁主管负责组织对保洁人员进行物资使用培训，使其熟悉各类物资的性能、用途、使用方法及注意事项，确保正确使用物资。2.合理使用：保洁人员在工作中应严格按照物资使用规范和操作规程使用物资，避免浪费和损坏。对于一些价格较高或使用频率较低的物资，要妥善保管，避免丢失。3.节约意识培养：通过培训和宣传等方式，培养保洁人员的节约意识，鼓励其在保证保洁质量的前提下，合理使用物资，降低消耗。监督检查1.日常检查：保洁班长负责对本班组保洁人员的物资使用情况进行日常检查，发现问题及时纠正，并做好记录。2.定期检查：保洁主管定期对保洁人员的物资使用情况进行检查，检查内容包括物资使用是否规范、是否存在浪费现象、物资保管是否妥善等。对于检查中发现的问题，要及时督促整改，并对相关责任人进行批评教育。物资盘点管理盘点计划制定1.盘点周期：仓库管理人员定期对库存物资进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。遇有特殊情况，如物资收发频繁、仓库搬迁等，应及时进行盘点。2.制定盘点方案：根据盘点周期，制定详细的盘点方案，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员、盘点方法及盘点流程等。盘点方案经部门经理批准后实施。盘点实施1.人员分工：成立盘点小组，明确小组成员的职责分工。盘点人员应熟悉物资情况，认真负责，确保盘点工作的准确性和公正性。2.实地盘点：盘点人员按照盘点方案要求，对库存物资进行逐一清点，记录物资的实际数量、规格、型号、存放位置等信息。在盘点过程中，要认真核对物资的账实情况，如发现账实不符，应及时查明原因，并做好记录。3.盘点结果记录：盘点结束后，盘点人员根据实地盘点情况，填写《物资盘点表》，详细记录物资的盘点结果。《物资盘点表》经盘点人员签字确认后，交仓库管理人员汇总。盘点结果处理1.差异分析：仓库管理人员对《物资盘点表》进行汇总分析，找出账实差异原因。如差异是由于物资收发记录错误、盘点失误、物资丢失或损坏等原因造成的，应及时查明责任，并采取相应措施进行处理。2.账务调整：根据盘点结果，仓库管理人员及时调整物资库存台账，确保账实相符。对于因盘点差异需要调整账务的，要按照公司财务制度规定办理相关手续。3.总结报告：盘点工作结束后，仓库管理人员撰写盘点总结报告，向部门经理汇报盘点情况、盘点结果及存在的问题，并提出改进措施和建议。部门经理根据盘点总结报告，对物资管理工作进行总结和评价，不断完善物资管理制度。废旧物资管理废旧物资界定1.定义：废旧物资是指保洁工作中产生的已失去原有使用价值或无法继续使用的物资，如废旧清洁工具、过期清洁用品、破损劳保用品等。2.分类：废旧物资分为可回收废旧物资和不可回收废旧物资。可回收废旧物资主要包括金属、塑料、纸张等；不可回收废旧物资主要包括建筑垃圾、生活垃圾等。回收处理1.定期回收：保洁人员定期将工作中产生的废旧物资收集到指定地点，由仓库管理人员统一保管。2.分类存放：仓库管理人员对回收的废旧物资进行分类存放，便于后续处理。3.处理方式：对于可回收废旧物资，公司联系有资质的回收公司进行回收处理，回收款项交财务部门入账；对于不可回收废旧物资，按照当地环保部门的要求进行妥善处理，如运至指定的垃圾处理场进行填埋或焚烧等。物资报废管理报废条件1.损坏无法修复：物资因使用年限过长、频繁使用、意外损坏等原因，导致无法修复或修复成本过高，已失去原有使用价值。2.技术淘汰：由于技术进步、产品更新换代等原因，物资已被新型产品所替代，继续使用会影响工作效率或质量。3.其他原因：因公司业务调整、搬迁等原因，导致物资不再使用，且无转让价值。报废申请1.填写申请表：物资使用部门或仓库管理人员发现物资符合报废条件时，填写《物资报废申请表》，详细注明物资名称、规格、型号、购置时间、报废原因等信息。2.审核审批：《物资报废申请表》经部门主管审核后，报部门经理审批。部门经理根据实际情况进行审批，批准后交财务部门进行账务处理。报废处理1.资产核销：财务部门根据批准的《物资报废申请表》，对报废物资进行资产核销，调整