食品公司合同管理制度VIP

食品公司合同管理制度一、总则1.目的为加强本食品公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、技术合同等。3.基本原则依法签订原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规的规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责1.法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审核，提出法律意见和建议。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和解决方案。负责合同管理制度的制定、修订和解释，组织合同管理培训。2.业务部门负责合同的洽谈、起草、签订、履行等具体业务操作。对合同相对方的主体资格、资信状况等进行调查了解，建立客户档案。及时向法务部门通报合同履行过程中的重大事项和风险情况。3.财务部门负责审核合同的付款条款、结算方式等财务内容，确保公司资金安全。参与合同的结算工作，监督合同款项的收付情况。4.行政部门负责合同文本的编号、归档、保管等工作，建立合同档案管理制度。协助业务部门办理合同签订所需的印章使用等手续。三、合同签订流程1.合同洽谈业务部门在与合同相对方进行业务洽谈时，应充分了解对方的主体资格、经营范围、资信状况、履约能力等情况，收集相关资料。2.合同起草根据洽谈结果，业务部门负责起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价格、履行期限、地点、方式、违约责任等主要条款，语言表述应准确、清晰、规范。3.合同审核业务部门起草的合同文本应提交法务部门进行法律审查。法务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。合同文本经法务部门审核通过后，业务部门应将合同文本连同审核意见提交财务部门进行财务审核。财务部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。业务部门根据法务部门和财务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如双方对审核意见存在异议，应及时沟通协商，达成一致意见。4.合同审批合同文本经修改完善后，业务部门应将合同文本提交公司领导进行审批。公司领导应根据合同的性质、金额、风险等因素进行审批，并签署审批意见。5.合同签订合同经公司领导审批通过后，业务部门应按照审批意见与合同相对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。合同签订后，业务部门应及时将合同副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。四、合同履行管理1.合同执行计划业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确合同履行的各个环节和责任人，确保合同按时、按质、按量履行。2.合同履行跟踪业务部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。如遇合同履行过程中出现重大事项或风险情况，应及时向法务部门、公司领导报告。3.合同款项收付财务部门应按照合同约定的付款条款和结算方式，及时办理合同款项的收付手续。业务部门应协助财务部门做好合同款项的收付工作，提供相关资料和信息。财务部门应建立合同款项收付台账，对合同款项的收付情况进行详细记录，确保账实相符。4.合同变更合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更协议副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。5.合同解除合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面解除协议。合同解除协议应明确解除的原因、时间、双方的权利义务等内容。合同解除协议签订后，业务部门应及时将解除协议副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。合同解除后，双方应按照解除协议的约定履行各自的义务，如办理结算、返还财产等。五、合同纠纷处理1.纠纷预警业务部门在合同履行过程中发现可能引发合同纠纷的情况时，应及时向法务部门报告，并采取相应的防范措施。2.纠纷处理合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据资料，与法务部门共同研究制定纠纷解决方案。如双方能够协商解决纠纷的，应签订书面和解协议。和解协议签订后，业务部门应及时将和解协议副本送法务部门、财务部门、行政部门等相关部门备案。如双方无法协商解决纠纷的，应及时向有管辖权的人民法院提起诉讼或向仲裁机构申请仲裁。在诉讼或仲裁过程中，业务部门应积极配合法务部门，提供相关证据资料和信息，维护公司合法权益。3.纠纷总结合同纠纷处理完毕后，业务部门应会同法务部门对纠纷发生的原因、处理过程、结果等进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。六、合同档案管理1.档案建立行政部门应建立合同档案管理制度，对合同文本及相关资料进行分类、编号、归档。合同档案应包括合同文本、审批文件、往来信函、补充协议、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等。2.档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人和分管领导批准后，到行政部门办理查阅手续。查阅合同档案应在行政部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、销毁合同档案。4.档案借阅因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人、分管领导和法务部门负责人批准后，到行政部门办理借阅手续。借阅合同档案应在规定的期限内归还，借阅人员不得擅自转借、转让合同档案。七、合同印章管理1.印章种类公司合同印章包括合同专用章和公章。合同专用章用于签订各类合同，公章用于签订涉及公司重大事项的合同及其他需要加盖公章的文件。2.印章使用合同签订需使用合同印章的，业务部门应填写《合同印章使用申请表》，经法务部门审核、公司领导批准后，到行政部门办理印章使用手续。印章管理人员应严格按照审批意见使用印章，在合同文本上加盖印章应清晰、端正，不得模糊、歪斜。印章使用完毕后，印章管理人员应及时将印章收回，并妥善保管。3.印章保管合同印章应指定专人保管，保管人员应严格遵守印章管理制度，确保印章安全。印章保管人员不得擅自将印章交他人使用，如因工作需要临时委托他人使用印章的，应经公司领导批准，并办理相关交接手续。印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。八、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合公司合同管理制度的规定。法务部门应定期对合同管理情况进行检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督公司应积极配合政府有关部门的监督检查，及时提供合