财务报销凭证管理制度

财务报销凭证管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，确保报销凭证的真实性、合法性、完整性，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司有经济往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。2.合法性原则：报销凭证应符合国家法律法规及公司相关规定，不得使用非法票据。3.完整性原则：报销凭证应具备必要的要素，内容齐全、字迹清晰、印章完整。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，确保报销凭证及时传递和审核。二、报销凭证的种类及要求（一）发票1.发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.发票必须是由税务机关统一印制、发放和管理的，并加盖发票专用章。3.发票内容应包括：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。4.发票应字迹清晰，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时与开票方联系，要求其重新开具正确的发票。（二）收据1.收据是指财政部门监制的行政事业性收费收据、税务部门监制的收款收据以及企业自制的收款收据等。2.行政事业性收费收据和税务部门监制的收款收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章。3.企业自制的收款收据应注明收款事由、金额、收款日期、收款人等信息，并加盖企业财务专用章。（三）其他凭证1.火车票、飞机票、汽车票等交通票据，应注明出发地、目的地、日期、票价等信息。2.住宿发票应注明住宿日期、房间号、住宿费用等信息。3.餐饮发票应注明用餐日期、用餐人数、用餐金额等信息。4.办公用品发票应附明细清单，注明办公用品名称、规格型号、数量、单价等信息。5.会议费发票应附会议通知、参会人员名单、会议纪要等相关资料，注明会议时间、地点、内容、费用明细等信息。三、报销凭证的粘贴与整理（一）粘贴要求1.报销凭证应按照类别、时间顺序进行粘贴，同类凭证应粘贴在一起。2.粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等。3.粘贴后的报销凭证应平整、牢固，不得有褶皱、弯曲等现象。4.报销凭证的粘贴范围应在粘贴单的虚线内，不得超出范围。（二）整理要求1.报销凭证应按照费用报销审批单的格式进行整理，确保凭证内容与审批单一致。2.对于多张发票的情况，应在每张发票的右上角注明发票号码，以便于核对。3.对于需要附明细清单的发票，应将明细清单附在发票后面，并在清单上注明与发票的对应关系。4.对于需要附相关资料的报销凭证，如会议费发票、差旅费发票等，应将相关资料整理齐全，并与报销凭证一并粘贴。四、报销流程（一）填写报销申请1.员工应根据实际发生的经济业务，填写费用报销审批单，注明报销日期、报销部门、报销人姓名、报销事由、金额等信息。2.报销申请应按照公司规定的格式填写，字迹清晰、内容完整。（二）部门负责人审批1.部门负责人应对报销申请进行审核，确认报销事由是否真实、合理，金额是否在预算范围内。2.部门负责人审核通过后，在费用报销审批单上签字批准。（三）财务审核1.财务人员应对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合公司规定。2.财务人员审核通过后，在费用报销审批单上签字批准。（四）领导审批1.根据公司规定，部分报销申请需要经过公司领导审批。2.领导审批通过后，在费用报销审批单上签字批准。（五）报销付款1.报销申请经各级审批通过后，财务人员按照公司财务制度的规定进行报销付款。2.报销付款方式包括现金支付、银行转账等。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在经济业务发生后[x]个工作日内办理报销手续，逾期不予受理。（二）差旅费报销员工应在出差返回后[x]个工作日内办理差旅费报销手续，逾期不予受理。（三）其他费用报销对于其他特殊费用的报销，应按照公司相关规定的时间要求办理报销手续。六、报销金额规定（一）单笔报销金额1.单笔报销金额在[x]元以下的，由部门负责人审批后，财务人员直接报销付款。2.单笔报销金额在[x]元以上至[x]元的，由部门负责人审核后，报财务负责人审批，审批通过后财务人员报销付款。3.单笔报销金额在[x]元以上的，由部门负责人审核后，报财务负责人、公司领导审批，审批通过后财务人员报销付款。（二）累计报销金额1.员工在一个自然月内累计报销金额不得超过其当月工资总额的[x]%。2.对于超出上述比例的报销申请，财务人员应进行重点审核，并报公司领导审批。七、报销凭证的保管（一）保管期限报销凭证应按照国家法律法规及公司相关规定的保管期限进行保管，一般为[x]年。（二）保管方式1.财务部门应指定专人负责报销凭证的保管工作，确保凭证的安全、完整。2.报销凭证应按照类别、时间顺序进行整理、装订，并存放于专门的档案柜中。3.对于电子报销凭证，应进行备份，并按照规定的格式进行存储，确保数据的安全、完整。（三）查阅与销毁1.因工作需要查阅报销凭证的，应经财务负责人批准，并办理查阅登记手续。2.报销凭证保管期满后，如需销毁，应按照公司规定的程序进行审批，并由财务部门会同审计部门共同销毁。八、违规处理（一）虚假报销1.对于发现员工存在虚假报销行为的，公司将追回已报销的款项，并视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处罚。2.对于涉及金额较大、情节严重的虚假报销行为，公司将依法追究其法律责任。（二）违规使用报销凭证1.对于发现员工违规使用报销凭证的，如使用非法票据、涂改发票等，公司将视情节轻重给予警告、罚款等处罚。2.对于因违规使用报销凭证给公司造成损失的，公司将要求员工承担相应的赔偿责任。（三）其他违规行为对于发现员工在报销过程中存在其他违规行为的，如未按照规定时间报销、未按照规定粘贴报销凭证等