财务设备工具管理制度

财务设备工具管理制度总则目的为加强公司财务设备工具的管理，规范财务设备工具的采购、使用、维护、保管及报废等流程，确保财务设备工具的安全、完整和正常使用，提高使用效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的财务设备工具管理。职责分工1.财务部负责制定财务设备工具的采购计划，审核采购申请。参与财务设备工具的验收工作，建立财务设备工具台账。组织实施财务设备工具的日常维护、保养及盘点工作。提出财务设备工具的报废申请，办理报废手续。2.行政部负责财务设备工具的采购工作，根据财务部的采购计划进行采购招标、询价等工作，确保采购设备工具符合公司要求。负责财务设备工具的验收工作，检查设备工具的数量、规格、型号等是否与采购合同一致。负责财务设备工具的固定资产登记及管理工作。3.使用部门负责本部门财务设备工具的日常使用和保管，确保设备工具的正常使用。配合财务部进行财务设备工具的盘点工作，及时反馈设备工具的使用情况和存在问题。提出财务设备工具的维修、更换申请，经审批后交相关部门处理。财务设备工具的分类及标准财务设备1.电脑设备：包括台式电脑、笔记本电脑、服务器等，用于财务数据处理、办公软件运行等。2.打印机设备：包括激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等，用于打印财务报表、凭证等文件。3.复印机设备：用于复印财务文件、资料等。4.扫描仪设备：用于扫描财务文件、票据等，将纸质文件转换为电子文件。5.保险柜设备：用于存放现金、重要票据、印章等财务重要物品。6.装订机设备：用于装订会计凭证、报表等文件。7.碎纸机设备：用于销毁作废的财务文件，防止信息泄露。财务工具1.计算器：用于财务数据的简单计算。2.验钞机：用于检验现金的真伪。3.装订工具：如装订线、装订夹等，用于装订会计凭证。4.档案盒、文件夹：用于存放财务文件、资料等。5.票据打印机色带、墨盒：确保票据打印机的正常使用。6.财务印章：包括财务专用章、法人章等，用于财务文件的盖章确认。分类标准1.价值标准：单价在[x]元以上的设备工具作为固定资产管理，低于此标准的作为低值易耗品管理。2.使用年限标准：使用年限在[x]年以上的设备工具作为固定资产管理，低于此年限的作为低值易耗品管理。采购管理采购计划1.每年末，财务部根据公司财务工作需求及现有财务设备工具的使用状况，制定下一年度的财务设备工具采购计划。采购计划应包括设备工具名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.对于临时性的采购需求，使用部门应提前填写《财务设备工具采购申请表》，详细说明采购原因、设备工具名称、规格型号、数量等，经部门负责人签字后报财务部审核。财务部根据实际情况进行审核，如确属工作需要，报公司领导审批后列入采购计划。采购流程1.行政部根据批准的采购计划或采购申请表，组织采购招标、询价等工作。选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商进行采购。2.行政部与供应商签订采购合同，明确采购设备工具的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，行政部应及时跟踪采购进度，确保供应商按时交货。4.设备工具到货前，行政部应通知财务部、使用部门等相关人员做好验收准备工作。验收管理验收准备1.财务部收到行政部的到货通知后，组织使用部门相关人员成立验收小组，负责财务设备工具的验收工作。2.验收小组应熟悉采购合同条款，明确验收标准和要求。验收内容1.数量验收：核对设备工具的到货数量是否与采购合同一致。2.规格型号验收：检查设备工具的规格型号是否符合采购合同要求。3.外观验收：查看设备工具的外观是否有损坏、变形等情况。4.功能验收：对设备工具的各项功能进行测试，确保其正常运行。5.资料验收：检查设备工具的随机资料，如说明书、保修卡、合格证等是否齐全。验收报告1.验收合格后，验收小组应填写《财务设备工具验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、设备工具名称、规格型号、数量、供应商名称、验收结果等内容。验收小组成员签字确认。2.《财务设备工具验收报告》一式三份，财务部、行政部、使用部门各留存一份。作为财务设备工具入账、使用和管理的依据。使用管理使用培训1.新采购的财务设备工具到货后，行政部应及时组织使用部门相关人员进行使用培训。培训内容包括设备工具的操作方法、注意事项、维护保养知识等。2.使用部门相关人员应认真参加培训，掌握设备工具的正确使用方法，确保设备工具的正常使用。使用规范1.使用部门应指定专人负责财务设备工具的日常使用和保管，明确其职责和权限。2.财务设备工具的使用人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备工具的设置和参数。3.禁止使用财务设备工具从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频等。4.财务设备工具的使用人员在使用过程中发现设备工具出现故障或异常情况，应及时停止使用，并报告部门负责人和财务部。使用记录1.使用部门应建立财务设备工具使用记录台账，详细记录设备工具的使用时间、使用人员、使用内容等信息。2.使用记录台账应定期进行核对和清理，确保记录的准确性和完整性。维护管理日常维护1.财务设备工具的使用人员应做好设备工具的日常清洁、保养工作，保持设备工具的良好状态。2.定期对财务设备工具进行检查，如检查电脑设备的硬件连接是否正常、打印机设备的纸张供应是否充足、复印机设备的墨粉是否需要更换等，及时发现并解决问题。3.根据设备工具的使用说明和维护要求，定期对设备工具进行维护保养，如给打印机设备添加润滑油、给复印机设备清洁硒鼓等。维修管理1.财务设备工具出现故障或损坏时，使用部门应填写《财务设备工具维修申请表》，详细说明故障或损坏情况、维修要求等，经部门负责人签字后报财务部审核。2.财务部根据维修申请表的内容，判断故障或损坏是否属于正常维修范围。如属于正常维修范围，报公司领导审批后安排维修；如属于人为损坏或不合理使用导致的故障或损坏，由使用部门或使用人员承担维修费用。3.行政部负责联系专业的维修人员进行维修工作。维修人员维修完成后，使用部门应组织验收，确保设备工具恢复正常使用。4.维修完成后，行政部应将维修情况记录在《财务设备工具维修记录台账》中，包括维修时间、维修人员、维修内容、维修费用等信息。保管管理保管责任1.财务设备工具的保管责任落实到使用部门和使用人员。使用部门负责人对本部门财务设备工具的保管工作负责，使用人员对所使用的财务设备工具的保管负责。2.对于多人共同使用的财务设备工具，应指定专人负责保管，明确保管责任。保管要求1.财务设备工具应存放在安全、干燥、通风的场所，避免受潮、受热、受损。2.对于保险柜等存放重要物品的设备，应安装在安全可靠的位置，并设置必要的防护措施，如安装监控设备、设置密码锁等。3.财务设备工具应分类存放，便于查找和管理。对于固定资产设备工具，应建立固定资产卡片，详细记录设备工具的名称、规格型号、购置时间、使用部门、使用人等信息。4.定期对财务设备工具进行盘点，确保账实相符。盘点工作由财务部组织，使用部门配合，每年至少进行一次全面盘点，每季度进行一次抽查盘点。借用管理1.因工作需要借用财务设备工具时，借用人员应填写《财务设备工具借用申请表》，经部门负责人签字后报财务部审批。2.财务部根据借用申请表的内容进行审批，如确属工作需要，批准借用，并规定借用期限。3.借用人员应在借用期限内归还借用的财务设备工具，归还时应确保设备工具完好无损。如出现损坏或丢失情况，借用人员应照价赔偿。4.借用期间，借用人员应负责借用设备工具的保管和使用，按照操作规程进行操作，不得转借他人。报废管理报废条件1.财务设备工具已超过使用年限，且无法正常使用或维修成本过高的。2.因技术进步、产品更新换代等原因，已被淘汰的财务设备工具。3.因自然灾害、意外事故等原因，导致财务设备工具损坏无法修复的。报废申请1.使用部门或保管人员发现财务设备工具符合报废条件时，应填写《财务设备工具报废申请表》，详细说明报废原因、设备工具名称、规格型号、购置时间、使用年限等内容，经部门负责人签字后报财务部审核。2.财务部对报废申请表进行审核，核实设备工具的使用情况、折旧情况等。如审核通过，报公司领导审批。报废处理1.经公司领导批准报废的财务设备工具，由行政部负责组织报废处理工作。报废处理方式包括出售给废品回收公司、捐赠给相关单位等。2.报废处理过程中，应确保财务设备工具的相关信息得到妥善处理，如删除电脑设备中的财务数据、销毁保险柜的密码等，防止信息泄露。3.行政部应将报废处理情况记录在《财务设备工具报废记录台账》中，包括报废时间、报废设备工具名称、规格型号、处理方式、处理收入等信息。4.财务部根据报废处理情况进行账务处理，核销固定资产或低值易耗品账目。盘点管理盘点计划1.财务部应制定年度财务设备工具盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等内容。2.盘点计划应提前通知各使用部门，要求各部门做好盘点准备工作。盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划对财务设备工具进行逐一清点，核对设备工具的名称、规格型号、数量、存放地点等信息是否与台账记录一致。2.对于盘点过程中发现的账实不符情况，应及时查明原因，并填写《财务设备工具盘点差异表》，详细记录差异情况、差异原因等内容。3.盘点结束后，盘点人员应编写《财务设备工具盘点报告》，总结盘点情况，包括盘点时间、盘点范围、盘点结果、账实差异情况及处理建议等内容。盘点报告经盘点人员签字后报财务部审核。盘点结果处理1.财务部根据盘点报告的内容，对盘点结果进行分析和处理。对于账实相符的财务设备工具，确认其管理情况良好；对于账实不符的财务设备工具，根据差异原因进行相应的处理，如调整账目、追究责任、补办手续等。2.对因管理不善导致的财务设备工具丢失、损坏等情况，应追究相关人员的责任，并要求其照价赔偿。3.财务部应将盘点结果及处理情况及时反馈给各使用部门，督促各部门加强财务设备工具的管理。监督与检查监督机制1.公司建立财务设备工具管理监督机制，定期对财务设备工具的采购、使用、维护、保管及报废等情况进行检查。2.财务部负责对财务设备工具管理情况进行日常监督检查，发现问题及时督促相关部门进行整改。3.公司审计部门定期对财务设备工具管理情况进行审计，检查财务设备工具管理是否符合公司制度要求，是否存在违规行为。检查内容1.财务设备工具采购计划的执行情况，包括采购设备工具的数量、规格型号、质量等是否符合要求。2.财务设备工具的验收情况，是否按照验收标准进行验收，验收报告是否真实、准确。3.财务设备工具的使用情况，是否按照操作规程进行操作，是否存在违规使用情况。4.财务设备工具的维护保养情况，是否定期进行维护保养，维修记录是否完整。5.财务设备工具的保管情况，是否妥善保管，账实是否相符，是否存在丢失、损坏等情况。6.财务设备工具的报废情况，是否按照报废程序进行报废处理，报废处理是否合规。整改措施1.对于监督检查中发现的问题，相关部门应及时制