公司进出账管理制度

公司进出账管理制度总则1.目的为加强公司财务管理，规范公司进出账行为，确保公司资金安全、准确、高效运作，保障公司正常经营活动，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有财务收支活动，包括但不限于销售收入、采购支出、费用报销、资金往来等。3.基本原则合法性原则：公司进出账活动必须遵守国家法律法规和相关财经制度。真实性原则：所有进出账记录应真实、准确、完整地反映公司经济业务的实际情况。及时性原则：各项收支应及时入账，确保财务信息的及时性和有效性。准确性原则：财务数据的记录、计算和报告应准确无误，避免出现差错。内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对进出账活动的监督和管理，防范财务风险。收入管理1.销售收入销售合同管理销售部门应与客户签订规范的销售合同，明确销售产品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。销售合同签订后，应及时将副本送交财务部门备案。销售订单处理销售部门接到客户订单后，应进行审核，确认订单的有效性和客户信用状况。将审核后的订单传递给相关部门进行生产或备货，并同时通知财务部门做好收款准备。收款管理财务部门应根据销售合同约定的付款方式，及时跟踪客户收款情况。对于货到付款的客户，在货物发出后，应及时开具发票并通知客户付款，确保款项及时收回。对于赊销客户，应建立客户信用档案，定期评估客户信用状况，按照信用政策确定收款期限，并及时催收账款。收款人员应将收到的款项及时足额缴存银行，并在收款当日或次日将收款信息传递给财务部门进行账务处理。发票管理销售部门应按照国家税收法规规定，及时为客户开具发票。发票开具应真实、准确、完整，确保发票内容与销售合同一致。财务部门应加强对发票的管理，建立发票领用、开具、核销登记制度，定期盘点发票库存，确保发票安全。2.其他收入公司的其他收入包括但不限于租金收入、利息收入、投资收益等。对于租金收入，应签订租赁合同，明确租金金额、支付方式、租赁期限等条款。租金收取应按照合同约定及时进行，并开具相关票据。利息收入应按照银行存款利率及相关规定准确计算，并及时入账。投资收益应根据投资项目的收益情况进行确认和核算，确保收益准确反映在公司财务报表中。支出管理1.采购支出采购申请与审批各部门根据业务需要提出采购申请，填写采购申请表，注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额等信息。采购申请表应按照公司内部审批流程进行审批，审批通过后方可进行采购。供应商选择与管理采购部门应通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、供货价格、质量情况等。定期对供应商进行评估，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。采购合同签订后，应及时将副本送交财务部门备案。付款管理财务部门应根据采购合同约定的付款方式和期限，审核采购发票、验收单等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。在付款前，应对付款金额进行再次核对，无误后按照审批流程进行付款操作。对于预付款项，应在合同中明确预付款比例和支付条件，并加强对预付款的跟踪管理，确保预付款项的安全和有效使用。2.费用报销费用报销范围与标准明确公司各项费用的报销范围，如差旅费、业务招待费、办公费、差旅费等。制定各项费用的报销标准，如差旅费的住宿标准、交通补贴标准，业务招待费的限额标准等。费用报销标准应根据公司实际情况和市场行情适时进行调整，并及时通知各部门。费用报销流程员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，注明费用发生的日期、事由、金额等信息，并附上相关发票、收据等原始凭证。费用报销单应按照公司内部审批流程进行审批，审批通过后交财务部门审核。财务部门对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、合法性以及报销标准是否符合规定。对于不符合要求的报销单据，应退回员工补充或更正。审核通过的费用报销单，财务部门按照公司资金支付流程进行付款。费用报销的特殊规定对于业务招待费，应注明招待客户的单位、人数、事由等详细信息，并在发票上加盖业务章或招待专用章。差旅费报销应提供出差审批单、机票、车票、住宿发票等相关凭证，按照出差实际情况填写报销金额。办公用品等费用报销应提供发票和购买清单，确保所购物品与报销内容相符。3.其他支出公司的其他支出包括但不限于固定资产购置、无形资产摊销、捐赠支出等。固定资产购置应按照公司固定资产管理制度进行申请、审批、采购、验收、入账等流程。无形资产摊销应按照相关会计准则和公司规定进行计算和摊销，并在财务报表中准确反映。捐赠支出应经过公司管理层审批，按照捐赠对象和用途进行合理安排，并取得合法有效的捐赠票据。资金管理1.资金预算管理公司应建立资金预算管理制度，各部门应根据年度经营计划和业务发展需要，编制本部门的资金预算草案。财务部门对各部门的资金预算草案进行汇总、审核和平衡，形成公司年度资金预算方案。年度资金预算方案经公司管理层审批后下达执行，并作为公司资金安排和控制的依据。各部门应严格按照资金预算执行，如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。2.资金收付管理公司所有资金收付应通过公司指定的银行账户进行，严禁公款私存和账外资金循环。资金收付业务应按照规定的审批流程进行办理，确保资金支付的安全和准确。出纳人员应每日核对现金日记账和银行存款日记账，做到账实相符。定期编制资金日报表，向财务负责人报告资金收支情况。财务负责人应定期对公司资金状况进行分析和监控，及时发现和解决资金管理中存在的问题。3.资金安全管理加强对银行账户的管理，妥善保管银行账户密码、网银密钥等重要信息，定期更换密码。严格执行支票、汇票等票据管理制度，规范票据的购买、保管、使用和核销流程，防止票据丢失和被盗用。加强对现金的管理，确保现金库存限额合理，现金收付过程安全。建立资金风险预警机制，对可能出现的资金风险进行及时预警和防范，如资金短缺风险、资金流动性风险等。账务处理与财务报告1.账务处理原则公司应按照国家统一的会计制度和会计准则进行账务处理，确保会计信息的真实性、准确性和完整性。会计凭证、账簿、报表等会计资料应按照规定的保管期限进行妥善保管，不得擅自销毁或丢失。2.会计核算流程财务部门应根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，按照会计科目进行分类核算。定期进行账务核对，包括总账与明细账核对、账实核对等，确保账账相符、账实相符。月末、季末、年末进行结账处理，编制财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。3.财务报告编制与报送财务部门应按照规定的格式和内容编制财务报告，确保财务报告数据真实、准确、完整。财务报告编制完成后，应经财务负责人审核、公司管理层审批后报送相关部门和单位，如股东、税务机关、监管部门等。定期对财务报告进行分析，为公司管理层提供决策支持，如财务状况分析、经营成果分析、现金流量分析等。内部控制与监督1.内部控制制度建立健全公司内部控制制度，明确各部门和岗位在进出账管理中的职责和权限，确保各项业务操作相互制约、相互监督。对关键岗位实行定期轮岗制度，防范因长期在同一岗位工作而产生的风险。加强对财务人员的培训和职业道德教育，提高财务人员的业务水平和风险防范意识。2.内部审计监督公司设立内部审计部门，定期对公司进出账管理情况进行审计监督，检查财务制度的执行情况、会计核算的准确性、资金使用的合规性等。内部审计部门应及时发现问题并提出整改建议，跟踪整改落实情况，确保公司财务管理规范、有效。3.外部监督