公司充电卡管理制度

公司充电卡管理制度一、总则（一）目的为规范公司充电卡的管理与使用，保障员工正常工作出行所需的充电服务，提高公司资源使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要使用公司充电卡的相关人员。（三）基本原则1.按需分配原则：根据员工工作实际需求，合理发放充电卡及确定充电额度。2.规范使用原则：严格规定充电卡的使用范围、流程和要求，确保使用规范有序。3.节约高效原则：鼓励员工节约用电，提高充电卡的使用效率，避免资源浪费。4.监督管理原则：对充电卡的发放、使用、充值等环节进行严格监督和管理，确保制度执行到位。二、充电卡的种类与用途（一）种类1.员工个人充电卡：供员工个人用于工作出行期间的车辆充电。2.公用充电卡：用于公司特定公务车辆或临时因工作需要充电的设备。（二）用途1.员工个人充电卡主要用于员工因工作原因驾驶自有车辆外出办公、出差等情况下的车辆充电。2.公用充电卡用于公司公务用车、业务设备（如电动工具等）在执行工作任务时的充电需求。三、充电卡的申请与发放（一）申请条件1.员工因工作需要经常使用车辆外出办公，且车辆为电动车辆，可申请个人充电卡。2.部门因工作需要配备公用充电卡的，由部门负责人提出申请。（二）申请流程1.员工个人申请：员工填写《充电卡申请表》，详细说明申请理由、预计每月充电次数及额度等信息，经所在部门负责人审核签字后，提交至人力资源部。2.部门公用申请：部门负责人填写《公用充电卡申请表》，注明申请公用充电卡的用途、预计使用频率等，报分管领导审批后，交至人力资源部。3.人力资源部审核：人力资源部对申请信息进行审核，核实申请理由的合理性、充电需求的真实性等。对于符合条件的申请，予以批准；对于不符合条件的申请，注明原因并退回申请。（三）发放1.经审核批准的申请，人力资源部通知申请人到指定地点领取充电卡。2.领取充电卡时，申请人需在《充电卡领取登记表》上签字确认，注明充电卡卡号、领取时间等信息。四、充电卡的充值与额度管理（一）充值方式1.公司统一充值：人力资源部定期统计充电卡的使用情况，根据实际需求向财务部门申请充值资金，由财务部门统一为充电卡进行充值。2.自助充值（如有条件）：在公司内部网络或相关平台开通自助充值功能，员工可根据自身充电卡余额情况，在规定额度内进行自助充值，但需按照公司财务流程进行操作，充值记录定期报送人力资源部备案。（二）充值额度确定1.员工个人充电卡：根据员工工作出行频率、预计每月行驶里程以及车辆续航里程等因素，综合确定个人充电卡的初始充值额度。在使用过程中，人力资源部根据实际使用情况进行动态调整，如员工工作任务发生重大变化，可申请调整充电额度。2.公用充电卡：根据部门工作性质、业务量以及公务用车或设备的充电需求，由部门负责人会同财务部门和人力资源部共同确定公用充电卡的充值额度。充值额度应能满足部门一个周期（如一个月）的正常工作充电需求，并预留一定的弹性额度以应对突发情况。（三）额度查询1.员工可通过公司内部系统、手机APP或指定的查询终端查询个人充电卡的余额及交易记录。2.部门负责人可通过特定权限查询本部门公用充电卡的使用情况和余额信息。五、充电卡的使用规范（一）使用范围1.员工个人充电卡仅限在符合国家法律法规及电力供应部门规定的充电设施上使用，包括但不限于公司指定的合作充电桩、公共充电桩等。2.公用充电卡应按照申请用途使用，用于公司公务车辆、业务设备的充电，不得挪作他用。（二）使用流程1.员工个人使用：员工在使用充电卡前，应确保车辆电量不足且确因工作需要充电。前往充电设施处，按照充电设施的操作指引进行充电操作，使用充电卡进行付费。充电结束后，妥善保管充电卡。2.公用充电卡使用：由负责使用公用充电卡的人员（如驾驶员、设备操作人员等）携带充电卡前往指定充电地点，按照上述个人充电卡使用流程进行充电操作。使用完毕后，及时将充电卡交回部门妥善保管。（三）注意事项1.员工应妥善保管个人充电卡，如不慎遗失，应立即向人力资源部挂失。挂失期间，充电卡暂停使用，待补办新卡后恢复使用。因个人保管不善导致充电卡被盗用或遗失造成的损失，由持卡人自行承担。2.使用充电卡时，应遵守充电设施的使用规定和操作流程，不得违规操作导致充电设施损坏或安全事故。如因违规操作造成损失，由责任人负责赔偿。3.严禁使用充电卡为非公司车辆或设备充电，一经发现，将收回充电卡，并根据情节轻重给予相应处罚。4.在充电过程中，如遇充电故障或其他异常情况，应及时联系充电设施管理方或相关技术支持人员处理，并向人力资源部报备。六、充电卡的报销规定（一）报销范围1.员工个人因工作需要使用充电卡产生的充电费用，在公司规定的充电额度范围内，可按照公司财务报销制度进行报销。2.公用充电卡产生的充电费用，由部门统一汇总后，按照公司费用报销流程进行报销。（二）报销流程1.员工个人：员工每月收集充电卡的消费凭证（如充电发票、充电记录清单等），整理后填写费用报销单，经所在部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门按照公司报销制度进行审核，审核通过后予以报销。2.部门公用：部门负责公用充电卡使用的人员定期收集充电凭证，填写费用报销汇总表，附上相关凭证，经部门负责人审核、分管领导审批后，交至财务部门报销。（三）报销额度限制1.员工个人充电费用报销额度不得超过公司规定的每月充电额度。超出部分由员工自行承担，特殊情况需经分管领导批准后方可报销。2.公用充电卡的报销应严格按照预算控制，如因特殊原因超出预算，需说明原因并经相关审批流程追加预算后，方可报销。七、充电卡的监督与检查（一）监督机制1.人力资源部负责对充电卡的发放、使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保充电卡的使用符合规定。2.财务部门负责对充电卡的充值、报销情况进行审核监督，防止出现违规充值、虚报费用等情况。3.公司内部审计部门有权对充电卡的管理与使用情况进行审计检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.充电卡的申请、发放记录是否完整、准确，是否存在违规发放情况。2.充电卡的使用是否符合规定范围，有无为非公司车辆或设备充电、违规操作等行为。3.充电卡的充值、报销流程是否规范，费用是否合理，有无虚报、多报等现象。4.充电卡的保管情况，是否存在遗失、被盗用等问题。（三）问题处理1.对于检查中发现的违规行为，人力资源部应及时发出整改通知，要求相关责任人限期整改。2.对于情节较轻的违规行为，给予责任人警告、批评教育等处理；对于情节严重的违规行为，如挪用充电卡资金、多次违规使用等，除追回违规所得外，还将根据公司规定给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。3.对因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担