集成项目采购管理制度

集成项目采购管理制度一、总则（一）目的为规范公司集成项目采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障项目顺利实施，提高公司经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有集成项目的采购活动，包括但不限于硬件设备采购、软件采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.效益原则：在满足项目需求的前提下，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正、公开。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.风险防控原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和防控，确保采购活动安全。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立集成项目采购决策小组，由公司高层管理人员、项目负责人、财务人员等组成。负责审议重大采购项目的采购策略、预算、供应商选择等重要事项，做出最终决策。（二）采购执行部门1.采购部门：负责集成项目采购活动的具体执行，包括采购计划制定、供应商寻找与筛选、采购合同签订与执行、采购款项支付等工作。2.项目部门：协助采购部门开展采购工作，提供项目需求详细信息，参与供应商技术交流与评估，负责采购产品的验收工作。（三）各部门职责1.采购部门职责制定采购计划和预算，报相关部门审批。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。组织采购招标、谈判等活动，确定供应商和采购价格。签订采购合同，并跟踪合同执行情况。协调解决采购过程中的问题和纠纷。负责采购文件的整理和归档。2.项目部门职责根据项目需求，准确提供详细的技术规格、数量、交付时间等要求。参与供应商的技术交流和评估，提供技术方面的意见和建议。负责采购产品的到货验收，确保产品符合项目要求。及时反馈采购产品在使用过程中的问题。3.财务部门职责审核采购预算，确保采购资金合理安排。参与采购合同审核，对合同付款条款进行把关。负责采购款项的支付审核和账务处理。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.法务部门职责审核采购合同，确保合同合法合规，保护公司利益。参与采购纠纷的处理，提供法律意见和支持。三、采购流程（一）采购需求确定1.项目部门根据项目计划和实际需求，填写《集成项目采购需求申请表》，详细描述采购产品或服务的名称、规格、数量、技术要求、交付时间等信息。2.《集成项目采购需求申请表》经项目负责人签字确认后，提交给采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购需求，结合市场价格行情，编制采购预算草案。2.采购预算草案报财务部门审核，财务部门根据公司财务状况和资金安排，提出审核意见。3.采购预算经采购决策小组审议通过后确定。（三）供应商选择与管理1.供应商寻找采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。收集供应商的基本信息、资质证书、业绩案例等资料。2.供应商筛选采购部门根据采购需求和供应商资料，对潜在供应商进行初步筛选，确定入围供应商名单。对入围供应商进行实地考察或问卷调查，评估其生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等方面的情况。3.供应商评估与选择采购部门组织项目部门、技术部门等相关人员对入围供应商进行综合评估，评估内容包括技术方案、产品质量、价格、交货期、售后服务等。根据评估结果，按照综合得分高低确定最终供应商，并签订采购意向书。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等。定期对供应商进行评估和考核，根据考核结果调整供应商合作策略。对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商及时淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购产品或服务的具体条款进行谈判，达成一致意见后起草采购合同。2.采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门负责人与供应商签订。3.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购产品或服务的具体要求和交付时间。2.采购订单经采购部门负责人审核后发送给供应商。（六）采购执行与跟踪1.供应商按照采购订单要求组织生产或提供服务，并及时向采购部门反馈生产进度或服务提供情况。2.采购部门定期跟踪采购订单执行情况，协调解决执行过程中出现的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。3.如因供应商原因导致交货延迟或产品质量问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补救措施，并追究其违约责任。（七）到货验收1.采购产品到货前，采购部门通知项目部门做好验收准备工作。2.项目部门按照合同要求和相关标准对采购产品进行验收，填写《集成项目采购到货验收单》。3.验收合格的产品办理入库手续，验收不合格的产品及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（八）采购款项支付1.采购产品验收合格后，供应商提交付款申请，附上采购合同、发票、验收单等相关资料。2.采购部门对付款申请进行审核，确保资料齐全、手续完备后提交给财务部门。3.财务部门对付款申请进行再次审核，审核通过后按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、供应商垄断等风险。2.质量风险：采购产品不符合质量要求，影响项目实施。3.交货风险：供应商交货延迟或无法交货，导致项目进度延误。4.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，引发纠纷。5.供应商风险：供应商信誉不佳、经营不善等风险。（二）风险评估1.采购部门会同相关部门对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行等级划分，确定重点关注的风险。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态。与供应商签订价格调整条款，约定价格波动时的调整方式。寻找多个供应商，避免过度依赖单一供应商。2.质量风险应对在采购合同中明确质量标准和验收方法。加强对采购产品的检验和测试，增加抽检频次。要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺。3.交货风险应对在采购合同中明确交货期和违约责任。定期与供应商沟通交货进度，及时协调解决问题。制定应急预案，如寻找替代供应商等，以应对交货延迟的情况。4.合同风险应对采购合同由法务部门审核，确保条款合法合规、明确合理。加强对采购合同执行过程的监督，及时发现和解决合同纠纷。5.供应商风险应对加强对供应商的资质审查和信誉评估。与供应商建立长期稳定的合作关系，共同应对风险。定期对供应商进行考核，对表现不佳的供应商及时调整合作策略。五、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：实际采购价格与预算价格的差异率。2.采购质量：采购产品的合格率。3.交货期：按时交货率。4.供应商满意度：通过问卷调查或供应商评价等方式获取。5.采购效率：采购项目从启动到完成的时间周期。（二）评估方法1.定期收集采购数据，按照评估指标进行计算和分析。2.采用定量与定性相结合的方法，对采购绩效进行综合评估。3.与历史数据和同行业数据进行对比，评估采购绩效的优劣。（三）评估周期每季度对采购绩效进行一次评估，年度进行全面总结和分析。（四）评估结果应用1.根据评估结果，对采购部门和相关人员进行奖惩。2.针对评估中发现的问题，制定改进措施，持续优化采购管理工作。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息等。2.项目部门及时提供项目需求变更信息，确保采购信息的准确性和及时性。（二）采购信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供数据支持。（三）采购信息共享1.采购信息在采购部门、项目部门、财务部门等相关部门之间实现共享，确保各部门及时掌握采购动态。2.对于涉及公司机密的采购信息，严格按照公司保密制度进行管理。七、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采