街区公寓物资管理制度

街区公寓物资管理制度一、总则（一）目的为加强街区公寓物资管理，规范物资采购、使用、保管及处置等行为，保障公寓物资的合理配置与有效利用，提高物资使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街区公寓内所有公共物资及租户使用的租赁物资的管理。（三）管理原则1.统一管理原则：公寓物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。2.合理配置原则：根据公寓实际需求，合理确定物资配备标准，确保物资满足运营需要。3.节约高效原则：倡导节约意识，提高物资使用效率，避免浪费。4.责任到人原则：明确物资管理各环节的责任主体，确保物资管理责任落实。二、物资采购管理（一）采购计划1.公寓管理部门应根据公寓运营情况、设施设备维护计划、租户需求等，定期编制物资采购计划。采购计划应包括物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.对于临时性或紧急性物资需求，使用部门应填写《物资采购申请表》，说明需求原因、物资明细等，经相关审批流程后提交采购部门。（二）采购流程1.采购申请审批：《物资采购申请表》由使用部门负责人签字确认，经公寓管理负责人审核，报上级领导审批。审批通过后，采购部门方可进行采购。2.供应商选择：采购部门应通过多种渠道选择合格供应商，建立供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估，选择优质供应商合作。3.采购实施：采购人员根据审批后的采购计划或申请表，与选定供应商签订采购合同或协议，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购过程中应严格按照合同执行，确保物资按时、按质、按量供应。4.到货验收：物资到货前，采购部门应通知使用部门和仓库管理部门做好验收准备。到货时，由仓库管理人员、使用部门人员共同按照采购合同及相关标准进行验收，检查物资的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资及时与供应商沟通处理，如退货、换货等。三、物资库存管理（一）仓库设置与布局1.根据公寓实际情况，合理设置物资仓库，确保仓库安全、通风、防潮、防火等条件良好。2.仓库应进行分区分类管理，划分出不同的存储区域，如办公用品区、维修材料区、清洁用品区、租户租赁物资区等，并设置明显标识。（二）物资入库1.验收合格的物资，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《物资入库单》，详细记录物资名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息。2.《物资入库单》一式三联，一联仓库留存，一联交采购部门作为付款依据，一联交财务部门记账。3.物资入库后，应按照规定的存储方式和位置进行存放，做到摆放整齐、有序，便于查找和盘点。（三）物资保管1.仓库管理人员应定期对物资进行检查、盘点，确保物资数量准确、质量完好。如发现物资损坏、变质、短缺等情况，应及时查明原因，报告上级领导，并采取相应措施处理。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关安全规定进行单独存放，并设置明显警示标识。仓库管理人员应具备相应的安全知识和技能，严格遵守安全操作规程，确保物资存储安全。3.做好仓库的环境卫生工作，保持仓库整洁，防止物资受到污染和损坏。（四）物资出库1.使用部门因工作需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、用途等，经部门负责人签字确认后，到仓库办理领用手续。2.仓库管理人员根据《物资领用申请表》进行物资发放，核对物资信息无误后，填写《物资出库单》，双方签字确认。3.《物资出库单》一式三联，一联仓库留存，一联交使用部门，一联交财务部门记账。4.对于租户租赁物资的出库，应按照租赁合同约定办理相关手续，确保租户按时、完好归还。（五）库存盘点1.公寓管理部门应定期组织仓库物资盘点，一般每月或每季度进行一次全面盘点，年终进行一次彻底盘点。2.盘点时，仓库管理人员应认真核对物资实物与账目记录是否一致，如实填写《物资盘点表》，记录盘点结果。3.如发现账实不符，应及时查明原因，编制《盘盈盘亏报告表》，说明差异情况及原因，报上级领导审批后进行账务处理。四、物资使用管理（一）使用规范1.公寓内所有人员应遵守物资使用管理制度，爱护公共物资和租赁物资，合理使用，杜绝浪费。2.使用部门应指定专人负责物资管理，建立物资使用台账，详细记录物资的领用、使用、归还等情况。3.对于贵重物资或专用设备，使用部门应制定操作规程，操作人员应经过培训后持证上岗，严格按照操作规程使用。（二）维修与保养1.物资在使用过程中出现故障或损坏，使用部门应及时报告公寓管理部门，由管理部门安排维修人员进行维修。2.维修人员应填写《物资维修记录单》，记录维修时间、维修内容、更换部件等信息。维修完成后，使用部门应对维修效果进行确认。3.定期对物资进行保养，延长物资使用寿命。使用部门应按照保养计划对所使用的物资进行保养，确保物资性能良好。（三）租户租赁物资管理1.与租户签订租赁合同时，应明确租赁物资的名称、规格型号、数量、租赁期限、租金及押金等条款，并提供详细的《租户租赁物资清单》。2.租户领用租赁物资时，仓库管理人员应与租户共同核对物资数量、质量等，并办理领用手续，由租户签字确认。3.租户在租赁期间应妥善使用租赁物资，如有损坏或丢失，应按照合同约定进行赔偿。租赁期满，租户应按时归还租赁物资，仓库管理人员进行验收，如物资完好，退还租户押金；如存在损坏或丢失，按照合同扣除相应押金。五、物资处置管理（一）报废处理1.物资因损坏、老化、技术淘汰等原因无法继续使用时，使用部门应填写《物资报废申请表》，详细说明报废原因、物资名称、规格型号、数量等信息。2.《物资报废申请表》经使用部门负责人、公寓管理负责人审核，报上级领导审批后，方可进行报废处理。3.对于报废物资，仓库管理人员应进行单独存放，并定期清理。报废物资的处置方式一般有变卖、捐赠、报废销毁等，具体处置方式由公寓管理部门根据实际情况确定。处置报废物资应进行登记，记录处置时间、处置方式、收入等信息。（二）闲置物资管理1.定期对库存物资进行清查，发现闲置物资时，仓库管理人员应填写《闲置物资登记表》，详细记录闲置物资名称、规格型号、数量、闲置原因等信息。2.公寓管理部门应积极盘活闲置物资，可通过内部调配、出租、出售等方式进行处置，提高物资利用率。3.对于长期闲置且无使用价值的物资，按照报废处理程序进行处置。六、监督与考核（一）监督检查1.公寓管理部门应定期对物资管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、物资验收情况、库存管理情况、物资使用情况、处置情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立物资管理考核评价机制，对各部门及相关人员的物资管理工作进行考核评价。考核指标包括物资采购成本控制、库存周转率、