规范工厂公章管理制度

规范工厂公章管理制度总则目的为加强工厂公章的管理，规范公章的使用，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护工厂的正常运营秩序，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于工厂各部门及全体员工。定义本制度所称公章，是指工厂在对外行使职权、开展业务、签订合同等活动中使用的，代表工厂意志和权力的各类印章，包括但不限于工厂公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。公章的刻制与启用公章刻制1.工厂公章的刻制须由法定代表人或其授权的专人负责办理。2.刻制公章前，应填写《公章刻制申请表》，详细说明公章的名称、规格、用途等信息，并提交相关证明文件，如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等。3.《公章刻制申请表》经法定代表人审批签字后，由专人携带至公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.公章刻制完成后，刻制单位应提供刻制印章的样本、印模等资料，交专人带回工厂留存备案。公章启用1.新刻制的公章启用前，须由专人填写《公章启用申请表》，详细说明公章的名称、启用日期、使用范围等信息，并附上公章印模。2.《公章启用申请表》经法定代表人审批签字后，方可正式启用。3.公章启用后，应及时将公章的启用情况通知各部门及相关人员，并在工厂内部进行公示。公章的保管保管原则1.公章必须由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.公章保管人员不得擅自将公章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，须经法定代表人批准，并办理书面委托手续。3.公章保管人员应妥善保管公章，确保公章存放安全，防止公章被盗、丢失或损坏。保管方式1.工厂公章应存放在专门的保险柜或安全箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.合同专用章、财务专用章等其他公章，应根据实际使用情况，指定专人分别保管，并建立相应的保管登记制度。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章存放安全。2.严格按照本制度规定的程序和要求，审核公章使用申请，对不符合规定的申请有权拒绝盖章。3.认真登记公章使用情况，详细记录公章使用的时间、事由、申请人、批准人等信息，并妥善保管相关资料。4.发现公章被盗、丢失或损坏时，应立即报告法定代表人，并采取相应的措施，如挂失、报警等，以避免造成损失。5.定期向法定代表人汇报公章保管情况，接受监督检查。公章的使用使用范围1.工厂公章主要用于以下方面：以工厂名义对外发布的各类文件、通知、信函等；工厂与外部单位签订的各类合同、协议等；工厂对外办理的各类证照、资质申请等；其他需要使用公章的事项。2.合同专用章主要用于签订各类合同、协议等经济业务活动。3.财务专用章主要用于办理财务收支、结算等相关业务。4.法定代表人章主要用于办理涉及法定代表人个人签字的相关业务，如银行开户、支票签发等。使用流程1.公章使用前，须由使用人填写《公章使用申请表》，详细说明公章使用的事由、时间、文件名称、份数等信息，并附上相关文件或资料。2.《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，将《公章使用申请表》交公章保管人员。4.公章保管人员对《公章使用申请表》及相关文件进行审核，确认无误后，在公章使用登记本上进行登记，并按照规定的使用范围和要求加盖公章。5.公章使用完毕后，公章保管人员应及时收回公章，并在《公章使用申请表》上注明归还时间，同时将《公章使用申请表》及相关文件资料整理归档。使用审批权限1.以工厂名义发布的一般性文件、通知等，由部门负责人审核，分管领导审批。2.以工厂名义签订的合同、协议等重要文件，须经部门负责人、分管领导审核后，报法定代表人审批。3.涉及财务收支、重大决策等事项的文件，须经财务负责人、分管领导审核后，报法定代表人审批。4.其他特殊情况需要使用公章的，由法定代表人根据具体情况进行审批。使用要求1.公章使用必须严格按照规定的使用范围和程序进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限使用公章。2.公章使用时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或倒置。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因工作需要确需提前盖章的，须经法定代表人批准，并在盖章后对空白处进行处理，防止他人擅自添加内容。4.公章使用后，应及时将盖章的文件或资料返还给相关部门或人员，并做好交接手续。公章的停用与销毁停用情形1.工厂名称变更、注销或其他原因导致公章不再使用的；2.公章损坏、遗失或被盗，无法继续使用的；3.因其他原因需要停用公章的。停用流程1.公章保管人员发现公章需要停用时，应及时填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并附上相关证明文件。2.《公章停用申请表》经法定代表人审批签字后，方可正式停用公章。3.公章停用后，公章保管人员应将公章妥善保管，并在工厂内部进行公示。销毁流程1.对于需要销毁的公章，由公章保管人员填写《公章销毁申请表》，详细说明公章的名称、规格、停用原因、销毁方式等信息，并附上相关证明文件。2.《公章销毁申请表》经法定代表人审批签字后，方可进行销毁。3.公章销毁应采取适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保公章无法恢复使用。4.公章销毁时，应由专人负责监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括公章名称、规格、销毁时间、销毁方式、监督人等信息。5.销毁完成后，应将销毁记录妥善保管，以备查阅。监督与检查监督机制1.工厂设立公章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对公章的管理和使用情况进行监督检查。2.监督小组应定期对公章的保管、使用情况进行检查，如发现问题应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。3.对于违反本制度规定使用公章的行为，监督小组有权责令改正，并视情节轻重给予相应的处罚。检查内容1.公章保管人员是否严格按照本制度规定保管公章，公章存放是否安全。2.公章使用是否严格按照规定的使用范围和程序进行，审批手续是否齐全。3.公章使用登记是否完整、准确，相关资料是否妥善保管。4.公章停用、销毁是否按照规定的流程进行，销毁记录是否完整。处罚措施1.对于违反本制度规定使用公章的部门或个人，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成经济损失或其他严重后果的，依法追究相关人员的法律责任。2.公章保管人员因保管不善导致公章被盗、丢失或损坏的，应承担相应的赔偿责任；情节严重的，给予辞退处理。3.对在公章管理和使用过程中发现的违规行为隐瞒不报或故意包庇的，给予