公司宣传品管理制度

公司宣传品管理制度一、总则（一）目的为加强公司宣传品的管理，规范宣传品的设计、制作、使用、发放及回收等流程，确保宣传品能够准确传达公司形象和业务信息，提升公司品牌知名度和影响力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门以及与公司相关的各类宣传活动所涉及的宣传品管理，包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、礼品、赠品、纪念品等。（三）基本原则1.规范性原则：宣传品的设计、制作、使用等环节应遵循国家法律法规及公司相关规定，确保宣传内容合法、合规、准确。2.统一形象原则：宣传品应体现公司统一的品牌形象和文化理念，保持风格一致，传递一致的品牌信息。3.实用性原则：宣传品的设计和制作应充分考虑其使用目的和受众需求，注重实用性和有效性，能够切实帮助公司推广业务、提升形象。4.成本效益原则：在保证宣传效果的前提下，合理控制宣传品的制作成本，提高资源利用效率，实现成本效益最大化。二、职责分工（一）市场部门1.负责制定年度宣传品制作计划，根据公司业务发展需求和市场推广策略，提出宣传品的制作需求和预算建议。2.牵头组织宣传品的设计、制作、审核等工作，与设计公司、制作供应商等进行沟通协调，确保宣传品符合公司要求和市场需求。3.负责宣传品的发放、管理和库存盘点，根据各部门需求合理分配宣传品，并及时更新库存信息。4.收集、分析宣传品的使用反馈和市场效果，为后续宣传品的改进和制作提供依据。（二）设计部门（如有）1.根据市场部门的需求和要求，负责宣传品的创意设计工作，提供多种设计方案供审核选择。2.按照审核意见对设计方案进行修改和完善，确保设计作品的质量和效果符合公司品牌形象和宣传需求。3.协助市场部门与制作供应商沟通设计细节，保证设计意图准确传达，监督制作过程中的设计执行情况。（三）其他部门1.根据业务需要，向市场部门提出宣传品的制作申请，明确宣传品的用途、数量、规格等具体要求。2.负责本部门领用宣传品的保管和使用，按照规定的范围和方式合理使用宣传品，不得擅自挪用或浪费。3.配合市场部门做好宣传品的回收和反馈工作，及时将不再使用的宣传品交回市场部门，并反馈使用过程中的问题和建议。（四）财务部门1.负责审核宣传品制作费用预算，对宣传品制作项目的成本进行核算和控制，确保费用支出合理合规。2.根据审批后的宣传品制作费用申请，及时安排资金支付，并做好账务处理。（五）行政部门1.协助市场部门做好宣传品的采购、运输、仓储等后勤保障工作，确保宣传品的及时供应和妥善保管。2.负责宣传品制作过程中涉及的场地、设备等资源的协调和支持。三、宣传品设计与制作（一）设计要求1.宣传品设计应紧密围绕公司品牌形象和宣传主题展开，突出公司核心价值观、业务优势和特色。2.设计风格应简洁大方、色彩搭配协调、视觉效果良好，易于识别和记忆，符合目标受众的审美习惯。3.宣传内容应准确无误、清晰明了，避免出现错别字、语病和歧义信息，重要信息应突出显示。4.设计作品应具备创新性和独特性，能够在众多宣传品中脱颖而出，吸引受众关注，但不得违反法律法规和社会公德。（二）制作流程1.需求申请：各部门如需制作宣传品，应填写《宣传品制作申请表》，详细说明宣传品的名称、用途、数量、规格、设计要求、预计制作时间等内容，并提交部门负责人审核签字。2.审核审批：《宣传品制作申请表》经部门负责人审核后，提交市场部门。市场部门根据公司整体宣传策略和资源情况进行审核，审核通过后报分管领导审批。如涉及重大宣传项目或较高制作费用的宣传品，需报总经理审批。3.设计委托：市场部门根据审批通过的申请，选择合适的设计公司或设计师进行宣传品设计。与设计公司签订设计合同（如有），明确设计要求、交付时间、费用支付等条款。4.设计方案审核：设计公司提交设计初稿后，市场部门组织相关人员（包括公司内部相关部门负责人、品牌管理部门等）进行审核。审核人员应从设计风格、内容准确性、视觉效果、与公司品牌形象的契合度等方面提出意见和建议。设计公司根据审核意见进行修改完善，直至设计方案通过审核。5.制作招标：市场部门根据设计确定的宣传品规格、材质、工艺等要求，进行制作供应商招标。邀请至少三家符合资质要求的供应商参与投标，对其报价、制作工艺、质量保证、交货期等方面进行综合评估，选择最优供应商签订制作合同。6.制作过程监控：在宣传品制作过程中，市场部门应安排专人与制作供应商保持密切沟通，及时了解制作进度和质量情况。制作供应商应按照合同要求定期向市场部门反馈制作进展，接受市场部门的监督和检查。如发现制作质量问题或进度延误，市场部门应及时要求供应商整改或采取相应措施确保按时交付。7.验收交付：宣传品制作完成后，市场部门组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括宣传品的规格、材质、工艺、质量、数量、外观等方面。验收合格后，制作供应商将宣传品交付至市场部门指定地点，并提供相关发票和资料。（三）制作费用管理1.宣传品制作费用预算应根据设计要求、制作工艺、数量等因素进行合理估算，并纳入公司年度预算管理。2.制作费用的支付应严格按照合同约定执行，凭合法有效的发票和验收报告办理报销手续。财务部门对制作费用进行审核，确保费用支出符合预算和合同要求。3.如因特殊原因需要调整制作费用预算，应按照公司预算调整流程进行审批，经批准后方可实施。四、宣传品使用与发放（一）使用范围1.公司内部宣传：用于公司办公区域、会议室、培训室等场所的宣传展示，包括公司文化墙、宣传栏、产品展示架等。2.业务推广活动：如参加展会、招商会、研讨会、推介会等各类市场活动时使用，向客户、合作伙伴等宣传公司产品和服务。3.客户拜访：销售人员在拜访客户时，作为介绍公司和产品的资料使用，增强客户对公司的了解和信任。4.员工培训：作为培训教材或辅助资料，帮助员工更好地了解公司业务、产品知识和企业文化。5.对外赠送：作为礼品或赠品送给客户、合作伙伴、潜在客户等，以表达公司的友好和感谢，提升公司形象。（二）发放流程1.领用申请：各部门因业务需要领用宣传品时，应填写《宣传品领用申请表》，注明宣传品名称、规格、数量、用途等信息，并提交部门负责人审批。2.发放审批：部门负责人审批通过后，《宣传品领用申请表》交至市场部门。市场部门根据库存情况进行审核，如库存充足，予以发放，并在申请表上签字确认；如库存不足，告知领用部门并说明情况。对于重要活动或较大批量的宣传品领用，需报分管领导审批。3.领取发放：领用部门凭审批通过的《宣传品领用申请表》到市场部门指定地点领取宣传品。市场部门发放人员应与领用人员当面核对宣传品的名称、规格、数量等信息，并做好发放记录，包括领用日期、领用部门、领用人、宣传品名称及数量等。（三）使用规范1.各部门应按照规定的用途和范围使用宣传品，不得擅自改变宣传品的用途或扩大使用范围。2.在使用宣传品时，应确保其整洁、完好，不得随意涂改、损坏或丢弃。如发现宣传品有损坏或质量问题，应及时反馈给市场部门。3.对于对外赠送的宣传品，应严格按照公司礼品赠送相关规定执行，注意礼品的选择、赠送对象、赠送时机等，确保赠送行为合法合规、恰当得体。4.在公司内部宣传展示的宣传品，应定期进行检查和更换，保持宣传内容的时效性和新鲜感。五、宣传品库存管理（一）库存盘点1.市场部门应定期对宣传品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，遇特殊情况可临时增加盘点次数。2.盘点时，应详细记录宣传品的名称、规格、数量、存放位置等信息，并与库存台账进行核对。如发现账实不符，应及时查明原因并进行调整。3.盘点结束后，市场部门应编制《宣传品库存盘点报告》，总结盘点情况，对发现的问题提出整改措施和建议，并提交部门负责人和分管领导审阅。（二）库存保管1.宣传品应存放在专门的仓库或储存区域，确保存放环境干燥、通风、安全，避免宣传品受潮、发霉、损坏或丢失。2.按照宣传品的类别、规格、批次等进行分类存放，建立清晰的标识和台账，便于查找和管理。3.仓库管理人员应定期对宣传品进行检查，查看是否有损坏、变质等情况，如发现问题应及时处理，并记录相关情况。（三）库存预警1.市场部门根据宣传品的使用频率、制作周期、市场需求等因素，设定合理的库存预警指标。当库存数量低于预警线时，应及时启动补货程序。2.补货申请应填写《宣传品补货申请表》，说明补货原因、宣传品名称、规格、数量等信息，经部门负责人审核后提交至市场部门。市场部门根据库存情况和业务需求进行审核，如确需补货，按照宣传品制作流程办理相关手续。六、宣传品回收与销毁（一）回收范围1.已使用完毕且不再需要的宣传品，如过期的宣传册、活动结束后的海报、废弃的宣传单页等。2.因设计变更、版本更新等原因不再使用的宣传品。3.在使用过程中发现质量问题或损坏无法继续使用的宣传品。（二）回收流程1.各部门负责将本部门不再使用的宣传品进行整理和收集，并填写《宣传品回收清单》，注明宣传品名称、规格、数量、回收原因等信息，提交至市场部门。2.市场部门对各部门提交的回收清单进行审核，核对回收宣传品的信息与清单一致后，安排专人负责回收宣传品的集中存放。3.对于回收的宣传品，市场部门应进行分类整理，区分可再利用和不可再利用的宣传品。对于可再利用的宣传品，应妥善保管，以备后续其他项目使用；对于不可再利用的宣传品，按照公司规定进行销毁处理。（三）销毁程序1.销毁申请：市场部门填写《宣传品销毁申请表》，详细说明拟销毁宣传品的名称、规格、数量、销毁原因等信息，并提交部门负责人审批。2.审批备案：部门负责人审批通过后，《宣传品销毁申请表》报分管领导备案。对于涉及重要信息或敏感内容的宣传品销毁，需报总经理批准。3.销毁实施：市场部门根据审批备案后的销毁申请，选择合适的方式进行宣传品销毁。销毁方式可包括粉碎、焚烧、化浆等，确保宣传品上的信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人员等信息。4.监督检查：在宣传品销毁过程中，公司可安排专人进行监督检查，确保销毁工作按照规定程序进行，防止宣传品信息泄露或不当处理。七、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门宣传品的管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括宣传品的设计制作质量、使用范围、发放流程、库存管理、回收销毁等方面。2.监督检查可采取现场检查、查阅资料、问卷调查、访谈等方式进行。对于检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。3.市场部门负责对宣传品制作供应商的服务质量进行监督评估，如发现供应商存在违反合同约定、质量问题等情况，及时与其沟通协商解决，并根据情况采取相应的处罚措施，如扣除货款、终止合作等。（二）考核评价1.将各部门宣传品管理工作纳入绩效考核体系，制定具体的