进出物品登记管理制度

进出物品登记管理制度一、总则（一）目的为加强公司进出物品的管理，规范物品出入流程，确保公司资产安全，维护正常的工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各办公区域、生产车间以及附属设施等场所进出物品的登记管理。（三）管理原则1.严格把控原则：对进出公司的各类物品进行严格审查和登记，防止未经授权的物品进入或带出公司。2.责任明确原则：明确物品进出各环节的责任人员，确保登记信息准确、完整，责任可追溯。3.高效便捷原则：在确保安全管理的前提下，尽量简化流程，提高物品进出效率，减少对正常工作的影响。二、物品分类及定义（一）办公用品指用于日常办公的各类文具、设备、耗材等，如纸张、笔、打印机墨盒、办公桌椅等。（二）生产物资包括生产所需的原材料、零部件、包装材料、生产设备及工具等，用于产品的制造和生产过程。（三）固定资产单价在规定标准以上，使用年限在一年以上，并且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，如电脑、服务器、车辆、大型生产设备等。（四）低值易耗品单位价值较低、使用期限较短的物品，如计算器、文件夹、小型工具等，一般不纳入固定资产管理。（五）个人物品员工个人携带的与工作无关的物品，如背包、衣物、水杯等。（六）外来物品因业务往来、合作交流等原因进入公司的物品，如供应商提供的样品、客户赠送的礼品等。（七）废旧物品公司不再使用、已损坏或报废的各类物品，包括办公用品、生产物资、固定资产等。三、物品出入登记流程（一）物品进入登记1.外来物品当有外来物品进入公司时，接待人员应首先确认物品的来源、用途及相关信息，并及时通知相关部门负责人。接待人员填写《外来物品登记表》，详细记录物品名称、规格型号、数量、来源单位、来访人员姓名及联系方式、预计停留时间、接收部门等信息。对于重要或贵重的外来物品，如大型设备、精密仪器等，接待人员应在登记后及时陪同来访人员将物品送至接收部门，并与接收部门负责人办理交接手续。接收部门负责人应在《外来物品登记表》上签字确认接收。外来物品如需在公司内临时存放，接待人员应协助来访人员选择合适的存放地点，并告知相关管理规定。存放期间，接待人员应定期检查物品存放情况，确保物品安全。2.采购物品采购人员采购物品后，应在物品到达公司前通知仓库管理人员做好接收准备。物品送达公司时，采购人员与仓库管理人员共同对物品进行验收，核对物品名称、规格型号、数量、质量等是否与采购订单一致。验收合格后，仓库管理人员填写《物品入库登记表》，记录物品入库日期、供应商名称、物品名称、规格型号、数量、入库单号等信息，并签字确认。对于采购的固定资产、低值易耗品等，仓库管理人员应按照公司固定资产管理制度和低值易耗品管理规定进行分类存放和标识管理。3.员工自带办公用品员工新入职或因工作需要自带办公用品到公司时，应先到行政部门办理登记手续。员工填写《员工自带办公用品登记表》，注明物品名称、规格型号、数量、购买日期、价格等信息，并签字确认。行政部门对员工自带的办公用品进行审核，确认符合公司办公需求且无安全隐患后，在《员工自带办公用品登记表》上签字同意，并留存一份备案。员工自带的办公用品应统一放置在公司指定的办公区域，不得随意摆放或占用人行道、公共通道等区域。（二）物品外出登记1.办公用品、低值易耗品部门因工作需要领用办公用品、低值易耗品时，应填写《物品领用申请表》，注明领用物品名称、规格型号、数量、领用用途、预计归还日期（如有）等信息，并经部门负责人签字审批。申请表提交至仓库管理部门，仓库管理人员根据库存情况进行审核，如库存充足，予以发放，并在《物品领用申请表》上签字确认。如库存不足，仓库管理人员应及时通知采购部门补货，并告知领用部门预计到货时间。领用人员凭签字后的《物品领用申请表》到仓库领取物品，仓库管理人员按照申请表上的物品信息发放物品，并在《物品领用登记表》上记录领用日期、领用人员姓名、部门、物品名称、规格型号、数量等信息。对于一次性领用价值较高的办公用品或低值易耗品，如批量采购的打印纸、墨盒等，仓库管理人员应要求领用人员在使用过程中做好使用记录，定期进行盘点核对，确保物品使用合理、消耗正常。2.固定资产公司内部各部门之间因工作需要转移固定资产时，转出部门填写《固定资产转移申请表》，注明固定资产名称、规格型号、编号、转移原因、接收部门等信息，并经转出部门负责人和接收部门负责人签字审批。申请表提交至固定资产管理部门，固定资产管理部门对转移申请进行审核，确认转移事项符合公司固定资产管理规定后，在申请表上签字同意，并通知转出部门和接收部门办理固定资产交接手续。转出部门和接收部门共同对固定资产进行实物盘点和核对，确保固定资产完好无损，并在《固定资产转移交接单》上签字确认交接。固定资产管理部门根据交接单更新固定资产台账信息。公司因业务发展需要将固定资产对外出借时，由使用部门填写《固定资产出借申请表》，详细说明出借固定资产的名称、规格型号、编号、出借原因、出借对象、出借期限等信息，并经部门负责人、财务部门负责人和公司分管领导签字审批。申请表经审批通过后，固定资产管理部门按照审批意见办理固定资产出借手续，与借用方签订《固定资产出借协议》，明确双方的权利和义务，包括出借资产的保管责任、损坏赔偿、归还期限等内容。固定资产出借期间，固定资产管理部门应定期跟踪了解资产使用情况，督促借用方妥善保管资产，确保资产安全。借用方归还固定资产时，固定资产管理部门应对资产进行验收，如发现资产有损坏或丢失情况，按照《固定资产出借协议》的约定要求借用方进行赔偿。3.废旧物品各部门产生的废旧物品，应定期清理并集中存放至公司指定的废旧物品存放区域。废旧物品清理人员填写《废旧物品处置申请表》，注明废旧物品名称、规格型号、数量、产生部门、处置原因等信息，并经部门负责人签字审批。申请表提交至行政部门，行政部门对废旧物品进行审核，根据废旧物品的性质和可利用价值，确定处置方式，如报废处理、变卖、捐赠等。对于拟报废处理的废旧物品，行政部门应组织相关人员进行鉴定，确认符合报废条件后，在申请表上签字同意，并安排专人负责废旧物品的报废处置工作。报废处置过程中，应做好记录，包括报废时间、报废方式、处理单位等信息。对于拟变卖的废旧物品，行政部门应按照公司相关规定进行公开招标或询价，选择合适的收购方，并签订废旧物品变卖合同。变卖过程中，应确保价格合理、手续齐全，变卖款项及时足额上缴公司财务部门。对于拟捐赠的废旧物品，行政部门应与接收捐赠的单位或组织签订捐赠协议，明确捐赠物品的名称、数量、用途等信息，并做好捐赠记录。捐赠记录应包括捐赠时间、接收单位、捐赠物品清单等内容。4.员工个人物品员工因离职、调岗等原因离开公司时，应在办理离职手续或工作交接时，对个人物品进行清理，并填写《员工个人物品清单》，注明物品名称、规格型号、数量等信息。员工将个人物品清单提交至行政部门，行政部门安排专人对员工个人物品进行检查核对，确保物品全部清理完毕且符合公司规定。如员工个人物品中有属于公司资产或借用公司的物品，员工应按照规定办理归还手续，经相关部门确认无误后，方可办理离职或调岗手续。员工个人物品经检查核对无误后，行政部门在《员工个人物品清单》上签字确认，员工凭签字后的清单领取个人物品离开公司。四、登记信息管理（一）登记记录保存1.所有物品进出登记记录应按照时间顺序进行整理和归档，确保记录的完整性和连续性。2.纸质登记记录应存放在专门的文件柜中，按照年度、月份等进行分类存放，便于查阅和检索。3.电子登记记录应进行备份存储，备份介质可选用移动硬盘、光盘或云存储等方式，以防止数据丢失。备份数据应定期进行检查和维护，确保数据的可用性。（二）查询与使用权限1.公司内部员工因工作需要查询物品进出登记记录时，应填写《物品登记记录查询申请表》，注明查询原因、查询时间段、查询内容等信息，并经所在部门负责人签字审批。2.申请表提交至行政部门或相关管理部门，行政部门或相关管理部门根据审批意见，在确保信息安全和符合公司规定的前提下，为申请人提供查询服务，并做好查询记录。查询记录应包括查询时间、查询人姓名、部门、查询内容等信息。3.对于涉及公司商业机密、敏感信息或重要资产信息的物品进出登记记录，应严格限制查询权限，仅限公司高层管理人员、财务人员、审计人员等特定人员在履行工作职责时查询，并进行严格的审批和登记。4.未经公司授权，任何人员不得擅自对外提供物品进出登记记录，不得将登记记录用于非工作目的或泄露给无关人员。（三）数据统计与分析1.行政部门或相关管理部门应定期对物品进出登记记录进行数据统计和分析，如每月、每季度或每年统计各类物品的进出数量、金额、流向等情况。2.通过数据分析，了解公司物品使用情况、库存动态、资产变动等信息，为公司的采购决策、资产管理、成本控制等提供数据支持和决策依据。3.根据数据分析结果，发现异常情况或潜在问题时，应及时进行调查和处理，并采取相应的措施进行改进和优化管理流程。五、监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的监督检查小组，成员包括行政部门、财务部门、审计部门等相关人员，负责对公司物品进出登记管理制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。2.监督检查小组应制定详细的检查计划和检查表，明确检查内容、检查方法、检查频率等要求。检查内容包括物品进出登记流程的执行情况、登记记录的准确性和完整性、物品保管情况、废旧物品处置情况等。3.在监督检查过程中，监督检查小组可通过查阅登记记录、实地盘点、访谈相关人员等方式获取检查信息，并做好检查记录。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反物品进出登记管理制度的行为，如未按规定进行登记、擅自更改登记信息、未办理相关审批手续擅自转移或出借资产等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、责令改