财务共享业务管理制度

财务共享业务管理制度一、总则（一）目的为了规范公司财务共享业务的运作，提高财务工作效率，加强财务管理和内部控制，确保财务信息的准确性、及时性和安全性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分子公司涉及财务共享业务的相关部门和人员。（三）基本原则1.集中管理原则：通过财务共享中心实现财务核算、资金管理等核心业务的集中处理，提高资源配置效率。2.标准化原则：制定统一的财务流程、操作规范和数据标准，确保财务工作的一致性和规范性。3.效率提升原则：优化财务业务流程，运用信息技术手段，提高财务工作效率，降低运营成本。4.风险可控原则：建立健全风险防控机制，加强财务共享业务各环节的风险识别、评估和应对，确保财务安全。二、财务共享中心组织架构与职责（一）组织架构财务共享中心设置主任、副主任岗位，下设运营管理部、核算部、资金管理部、数据分析部等部门。（二）各部门职责1.运营管理部负责财务共享中心的整体运营规划与管理，制定和完善各项规章制度。协调各部门之间的工作，确保财务共享业务的顺畅运作。负责与公司内部其他部门及外部相关机构的沟通协调。2.核算部按照统一的财务核算标准，对公司各类经济业务进行账务处理。审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，确保记账凭证编制准确。定期完成财务报表的编制与报送工作。3.资金管理部负责公司资金的集中管理和调度，监控资金流动情况。办理资金收付结算业务，确保资金安全、及时到账。制定资金预算计划，合理安排资金，提高资金使用效率。4.数据分析部负责收集、整理和分析财务共享业务数据，提供相关财务分析报告。建立财务数据指标体系，为公司决策提供数据支持。开展财务风险预警分析，及时发现和提示潜在风险。三、财务共享业务流程（一）费用报销流程1.员工填写费用报销单，附上相关原始凭证，提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人审核费用的真实性、合理性，签字批准后提交至财务共享中心。3.财务共享中心核算部人员对报销单及原始凭证进行审核，重点审核凭证的合规性、金额计算准确性等。如审核通过，进行账务处理；如存在问题，退回员工修改。4.审核通过的报销单提交至资金管理部，资金管理部根据公司资金状况安排付款。（二）采购付款流程1.采购部门发起采购申请，经相关领导审批后生成采购订单。2.供应商根据采购订单发货，采购部门收到货物后进行验收，验收合格后填写验收单。3.采购部门将采购订单、验收单及发票等相关资料提交至财务共享中心。4.核算部人员审核相关资料，确认无误后进行账务处理，并生成付款申请单提交至资金管理部。5.资金管理部审核付款申请单，按照公司付款政策安排资金支付给供应商。（三）销售收款流程1.销售部门签订销售合同，根据合同约定发货。2.销售部门开具销售发票，并将发票及相关发货凭证提交至财务共享中心。3.核算部人员确认收入，进行账务处理，并记录应收账款。4.销售部门负责跟进客户收款情况，定期与财务共享中心核对账目。5.客户付款后，资金管理部进行收款确认，核销应收账款。四、财务共享系统管理（一）系统建设与维护1.信息技术部门负责财务共享系统的建设、升级和日常维护工作，确保系统的稳定运行。2.根据财务共享业务需求，及时优化系统功能，提高系统的易用性和效率。3.建立系统备份与恢复机制，定期对财务数据进行备份，确保数据安全。（二）用户管理1.财务共享中心负责用户账号的创建、权限设置和管理。2.根据员工岗位和职责，授予相应的系统操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的功能和数据。3.定期对用户账号进行清理和审计，及时发现和处理异常账号。（三）数据管理1.明确财务共享系统数据的录入、修改、删除等操作规范，确保数据的准确性和完整性。2.加强对数据的安全管理，设置不同级别的数据访问权限，防止数据泄露。3.定期对系统数据进行清理和归档，提高数据存储和查询效率。五、财务共享服务质量管理（一）质量目标制定明确的财务共享服务质量目标，如财务报表准确率、费用报销处理及时率、客户满意度等，并定期进行考核。（二）质量控制措施1.建立质量审核机制，对财务共享业务处理结果进行定期抽检和复核。2.加强员工培训，提高员工业务水平和质量意识，确保财务工作符合质量标准。3.收集客户反馈意见，及时改进服务质量，解决客户提出的问题。（三）质量考核与奖惩1.制定质量考核指标和评分标准，对各部门和员工的工作质量进行量化考核。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和员工给予奖励，对未达标的进行相应处罚。六、财务共享业务档案管理（一）档案范围包括各类财务凭证、报表、合同、发票、审批文件等与财务共享业务相关的资料。（二）档案整理与归档1.财务共享中心各部门按照规定的分类标准和编号规则，对业务资料进行整理。2.定期将整理好的档案移交至档案管理部门进行归档保存，确保档案的完整性和规范性。（三）档案查阅与借阅1.建立档案查阅和借阅制度，明确查阅和借阅的流程和审批权限。2.因工作需要查阅或借阅档案的人员，需填写申请表，经相关负责人批准后，在档案管理人员的陪同下进行查阅或借阅，并做好记录。3.查阅和借阅人员不得擅自涂改、损坏、丢失档案，用完后及时归还。（四）档案保管与销毁1.档案管理部门按照档案保管期限要求，妥善保管财务共享业务档案，确保档案安全。2.对超过保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，销毁过程需进行记录。七、财务共享业务风险管理（一）风险识别与评估1.定期对财务共享业务进行风险识别，包括流程风险、系统风险、人员风险等。2.采用适当的风险评估方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对策略，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.建立风险预警机制，及时发现风险变化情况，采取相应的措施进行处理。（三）内部审计与监督1.内部审计部门定期对财务共享业务进行审计，检查内部控制制度的执行情况和风险管理措施的有效性。2.加强对财务共享业务的日常监督，及时发现和纠正违规行为，防范风险发生。八、财务共享业务培训与发展（一）培训计划根据员工岗位需求和业务发展需要，制定年度财务共享业务培训计划，明确培训内容、培训方式和培训时间。（二）培训内容1.财务共享业务流程与操作规范培训。2.财务共享系统操作培训。3.财务知识与技能培训。4.职业道德与风险意识培训。（三）培训方式1.内部培训：由财务共享中心内部业务骨干担任培训讲师，开展面对面培训。2.在线学习：利用网络学习平台，提供在线课程供员工自主学习。3.外部培训：选派员工参加外部专业机构举办的培训课程和研讨会。（四）员工职业发展1.建立财务共享业务员工职业发