行政费用管理制度通知

行政费用管理制度通知一、总则（一）目的为加强公司行政费用管理，规范行政费用支出行为，提高行政费用使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的行政费用管理。（三）基本原则1.预算控制原则行政费用支出应严格按照预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。2.勤俭节约原则树立节约意识，优化资源配置，杜绝浪费，降低行政费用成本。3.合规性原则行政费用支出必须符合国家法律法规和公司相关规定，确保支出合法合规。4.效益性原则注重行政费用支出的效益，以最小的投入获取最大的产出，支持公司业务发展。二、行政费用分类及定义（一）办公费用1.办公用品包括文具、纸张、文件夹、笔记本、计算器、订书机、胶水等日常办公所需用品。2.办公设备耗材如打印机墨盒、硒鼓、传真机墨盒、复印机碳粉等。3.办公家具办公桌椅、文件柜、沙发、茶几等。（二）通讯费用1.固定电话费用公司办公场所使用的固定电话的月租费、通话费等。2.移动通讯费用员工因工作需要使用的手机话费补贴，包括公司统一办理的手机号码和员工自行使用的手机号码。（三）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、汽车、轮船等交通工具所发生的费用。2.住宿费用员工出差期间的住宿费。3.餐饮补贴给予员工出差期间的餐饮费用补贴。4.市内交通费用员工在出差地市内因公务活动发生的交通费用，如出租车费、公交车费等。（四）会议费用1.会议场地租赁费用为召开会议租赁场地所支付的费用。2.会议设备租赁费用如投影仪、音响设备、会议桌椅等租赁费用。3.会议资料印刷费用会议所需的文件、资料、报告等印刷费用。4.会议餐饮费用会议期间的茶歇、午餐、晚餐等餐饮费用。（五）车辆费用1.车辆购置费用公司购买汽车等交通工具的费用。2.车辆保险费用为公司车辆购买的各类保险费用。3.车辆维修保养费用车辆日常维修、保养、年检等费用。4.车辆燃油费用车辆消耗的燃油费用。5.车辆停车费用车辆在公司办公场所或外出期间的停车费用。（六）业务招待费用1.餐饮招待费用因业务需要招待客户、合作伙伴等发生的餐饮费用。2.礼品费用为招待客户、合作伙伴等购买的礼品费用。3.娱乐活动费用为促进业务合作开展的娱乐活动费用，如观看演出、打球、唱歌等。（七）其他行政费用1.水电费公司办公场所的水电费支出。2.物业管理费支付给物业管理公司的办公场所物业管理费用。3.绿化费公司办公区域的绿化养护费用。4.清洁卫生费办公场所的清洁服务费用。5.证照办理费用办理公司各类证照、资质等所需的费用。6.审计费用聘请外部审计机构进行审计所支付的费用。7.咨询费用聘请外部咨询机构提供专业咨询服务的费用。三、行政费用预算管理（一）预算编制1.每年末，各部门应根据本部门下一年度的工作任务和业务需求，编制行政费用预算草案，详细列出各项费用的预算金额及预算依据。2.行政部门负责汇总各部门的预算草案，结合公司整体发展战略和财务状况，对预算草案进行审核和调整，形成公司年度行政费用预算方案。3.公司年度行政费用预算方案经公司管理层审批后生效，并下达至各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的行政费用预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。如有特殊情况需要调整预算，应提前填写预算调整申请表，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，报行政部门审核，经公司管理层批准后执行。2.行政部门负责对行政费用预算执行情况进行监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。（三）预算调整1.当出现以下情况时，可申请预算调整：国家政策法规发生重大变化，导致行政费用支出标准发生改变。公司业务范围、经营规模、组织架构等发生重大调整，影响行政费用预算。不可抗力因素导致行政费用支出增加。其他合理原因需要调整预算。2.预算调整申请应在预算执行过程中及时提出，经行政部门审核，公司管理层批准后进行调整。调整后的预算应作为后续预算执行和考核的依据。四、行政费用报销管理（一）报销流程1.费用发生后，经办人应及时收集相关票据，并按照公司财务制度的要求进行整理、粘贴。2.经办人填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息，并签字确认。3.部门负责人对费用的真实性、合理性进行审核，签字确认后报行政部门审核。4.行政部门对费用的合规性、预算执行情况进行审核，签字确认后报财务部门审核。5.财务部门对费用的票据真实性、合法性、完整性以及报销金额的准确性进行审核，审核无误后报公司管理层审批。6.公司管理层审批通过后，财务部门按照公司财务制度的规定进行报销支付。（二）报销标准1.办公用品办公用品应按照实际需求采购，优先选择性价比高的产品。对于金额较大的办公用品采购，应通过招标、比价等方式确定供应商，确保采购价格合理。2.通讯费用固定电话费用按照实际发生额报销。移动通讯费用按照公司规定的标准给予补贴，具体补贴标准根据员工职级和工作需要确定。员工应提供真实有效的通讯费用发票，发票抬头必须为公司名称。3.差旅费交通费用：员工应根据公司规定的出差标准选择合适的交通工具，乘坐飞机、火车等交通工具应按照公司规定的舱位等级乘坐。如因特殊情况需要乘坐高于规定标准的交通工具，应提前报公司管理层批准。交通费用按照实际发生额报销，但不得超过公司规定的标准。住宿费用：根据出差地区的不同，设定不同的住宿标准。员工应选择符合公司标准的酒店住宿，并提供真实有效的住宿发票。住宿费用按照实际发生额报销，但不得超过公司规定的标准。餐饮补贴：根据出差地区的不同，给予员工相应的餐饮补贴。餐饮补贴标准按照公司规定执行，员工无需提供餐饮发票。市内交通费用：员工在出差地市内因公务活动发生的交通费用，按照实际发生额报销，但应提供有效的交通票据。4.会议费用会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用等应根据会议实际需求和市场价格进行控制，确保费用合理。会议餐饮费用应按照公司规定的标准执行，严格控制会议餐饮的档次和规模。5.车辆费用车辆购置费用按照公司固定资产管理规定进行审批和核算。车辆保险费用、车辆维修保养费用、车辆燃油费用、车辆停车费用等按照实际发生额报销，但应严格控制费用支出，确保车辆使用成本合理。6.业务招待费用餐饮招待费用应根据业务需要合理安排，严格控制招待标准和规模。招待费用应提供真实有效的餐饮发票，发票抬头必须为公司名称。礼品费用应按照公司规定的标准和审批流程进行购买和报销，礼品应具有一定的实用性和纪念意义，不得购买高档奢侈品。娱乐活动费用应严格控制，必须经公司管理层批准后方可发生。娱乐活动费用应提供真实有效的发票，发票抬头必须为公司名称。7.其他行政费用水电费、物业管理费、绿化费、清洁卫生费等按照实际发生额报销，应提供有效的发票或缴费凭证。证照办理费用、审计费用、咨询费用等按照合同约定和实际发生额报销，应提供有效的发票和相关合同协议。（三）报销票据要求1.报销票据必须真实、合法、有效，不得使用虚假发票或伪造票据报销。2.发票应具备发票联、发票专用章、开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、金额等要素，且发票内容应与实际业务相符。3.对于无法取得发票的费用支出，应提供合法有效的收据或其他证明材料，并经相关负责人签字确认。4.报销票据应按照公司财务制度的要求进行粘贴和整理，确保票据清晰、整齐、便于审核。五、行政费用审批管理（一）审批权限1.行政费用支出在[x]元以下的，由部门负责人审批。2.行政费用支出在[x]元至[x]元之间的，由部门负责人审核后报行政部门负责人审批。3.行政费用支出在[x]元以上的，由部门负责人、行政部门负责人审核后报公司管理层审批。（二）审批流程1.经办人填写费用报销单，按照审批权限依次提交审批。2.审批人应认真审核费用的真实性、合理性、合规性，对不符合规定的费用支出应予以拒绝，并注明理由。3.对于审批通过的费用报销单，审批人应签字确认。如审批人因特殊原因无法签字，可委托他人代签，但应注明委托事项和委托期限。六、行政费用监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对行政费用管理情况进行审计，检查行政费用预算执行情况、报销流程的合规性、费用支出的合理性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门负责对行政费用进行日常核算和监督，定期编制行政费用报表，分析行政费用支出情况，及时发现和纠正费用支出中的不合理现象。（三）行政部门自查行政部门定期对本部门行政费用管理情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司管理层。七、罚则（一）对违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚：1.对于未按照预算执行行政费用的部门，责令限期整改，并在公司内部进行通报批评。2.对于虚报、冒领行政费用的个人，追回虚报、冒领的费用，并给予警告、罚款等处罚；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。3.对于因管理不善导致行政费用浪费严重的部门，对部门负责人进行