连锁公司费用管理制度

连锁公司费用管理制度总则目的为加强连锁公司费用管理，规范费用支出行为，提高资金使用效益，确保公司各项业务活动的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于连锁公司总部及各门店的所有费用支出管理。基本原则1.预算控制原则：所有费用支出应纳入预算管理，严格按照预算安排执行，确保费用支出的合理性和可控性。2.合规性原则：费用支出必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，严禁违规支出。3.效益性原则：费用支出应与公司业务发展和经济效益相匹配，注重资源的有效配置，提高资金使用效益。4.真实性原则：费用报销凭证必须真实、合法、有效，严禁虚假报销。费用分类及管理规定营业费用1.门店租金由总部统一与房东签订租赁合同，并负责租金的支付。各门店应按照合同约定及时向总部提供租金支付所需的相关资料。租金支付应严格按照合同条款执行，如有逾期支付情况，需及时与房东沟通并说明原因，避免产生额外的滞纳金或违约责任。2.门店装修费用门店装修应按照公司统一的装修标准进行设计和施工，装修费用预算需报总部审批。装修过程中发生的各项费用，如装修材料采购、人工费用等，应取得合法有效的发票，并按照财务报销流程进行报销。装修费用应在预计使用期限内进行摊销，摊销期限按照公司财务制度规定执行。3.设备购置费用门店因业务需要购置设备的，应提前向总部提交设备购置申请，经审批后由总部统一采购或指定采购渠道。设备购置费用应计入固定资产或低值易耗品，并按照公司固定资产或低值易耗品管理制度进行管理。设备的日常维护、保养及维修费用，应根据实际发生情况进行报销，计入当期营业费用。4.员工薪酬员工薪酬包括基本工资、绩效工资、奖金、福利等，应按照公司制定的薪酬制度进行核算和发放。各门店应根据员工考勤记录和绩效考核结果，及时准确地计算员工薪酬，并报总部审核后发放。员工薪酬发放应通过银行代发等正规方式进行，确保薪酬发放的准确性和安全性。5.水电费门店水电费由各门店自行承担，并按照当地供电、供水部门的收费标准进行支付。水电费发票应及时取得，并按照财务报销流程进行报销。各门店应定期对水电费使用情况进行分析，采取有效措施降低水电费支出。6.营销推广费用营销推广费用包括广告宣传费、促销活动费、市场调研费等，应按照公司年度营销计划进行预算安排。营销推广活动的策划和执行应遵循公司的品牌定位和市场策略，确保活动效果和投入产出比。营销推广费用报销时，应提供相关的活动方案、合同协议、发票等资料，经审批后按照财务制度进行报销。管理费用1.办公费用办公费用包括办公用品、办公设备、印刷品、通讯费等，应按照公司办公费用标准进行控制和管理。办公用品和办公设备的采购应通过公司指定的采购渠道进行，采购金额较大的应通过招标等方式进行。办公费用报销时，应提供购买清单、发票等资料，经审批后按照财务制度进行报销。各部门应定期对办公费用使用情况进行统计和分析，合理控制办公费用支出。2.差旅费员工因工作需要出差的，应提前填写出差申请单，经审批后按照公司差旅费标准进行报销。差旅费包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等，应严格按照公司规定的标准执行。出差期间发生的其他费用，如会议费、培训费等，应按照相关规定进行报销。差旅费报销时，应提供出差审批单、机票、车票、住宿发票等资料，经审批后按照财务制度进行报销。3.业务招待费业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、节俭的原则。业务招待活动应提前填写业务招待申请单，经审批后方可进行。业务招待费报销时，应提供业务招待申请单、发票、消费清单等资料，说明招待对象、事由、人数等情况。报销金额应与实际发生的业务招待活动相符，严禁超标准报销。4.车辆费用公司车辆的购置、维修、保养、保险等费用由总部统一管理。车辆使用部门应合理安排车辆使用，降低车辆使用成本。车辆燃油费、过路费、停车费等按照实际发生情况进行报销，报销时应提供相关发票和使用记录。车辆维修保养应选择正规的维修厂家，并按照公司规定的审批流程进行。维修费用报销时，应提供维修清单、发票等资料。5.培训费公司根据业务发展需要和员工培训计划安排培训活动，培训费用应按照预算进行控制。培训费用包括培训课程费用、教材费用、讲师费用、差旅费等，应取得合法有效的发票，并按照财务报销流程进行报销。员工参加外部培训的，需提前填写培训申请单，经审批后参加培训。培训结束后，应提交培训总结报告，并按照公司规定报销培训费用。财务费用1.利息支出公司因借款等产生的利息支出，应按照借款合同约定的利率和还款方式进行支付。利息支出应取得合法有效的发票，并按照财务制度进行核算和报销。2.手续费公司在办理银行业务、支付结算等过程中发生的手续费，应按照实际发生金额进行报销。手续费报销时，应提供银行手续费回单等相关凭证。费用预算管理预算编制1.每年第四季度，各部门应根据公司年度经营目标和业务发展计划，编制下一年度本部门的费用预算草案，并提交至财务部门。2.财务部门对各部门提交的费用预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体资金状况和财务目标，编制公司年度费用预算方案。3.公司年度费用预算方案经总经理办公会审议通过后，报董事会审批。预算执行1.各部门应严格按照批准的费用预算执行，确保费用支出控制在预算范围内。2.财务部门应建立费用预算执行监控机制，定期对各部门费用预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.如因业务发展需要或其他特殊原因导致费用预算调整的，应按照规定的预算调整程序进行申请和审批。预算考核1.公司建立费用预算考核制度，对各部门费用预算执行情况进行考核评价。2.考核指标包括费用预算完成率、费用控制率、费用效益比等，具体考核标准由公司另行制定。3.费用预算考核结果与部门绩效挂钩，对费用预算执行情况良好的部门给予奖励，对未完成预算目标或费用控制不力的部门进行相应的处罚。费用报销流程报销申请1.费用发生后，经办人应及时填写费用报销单，并详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等信息。2.报销单应附上相关的发票、收据、合同协议、审批文件等原始凭证，确保凭证的真实性、合法性和完整性。3.经办人对报销内容的真实性负责，并在报销单上签字确认。部门审核1.经办人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交至财务部门。2.部门负责人应重点审核费用支出是否符合本部门业务需要、是否在预算范围内、审批手续是否齐全等。财务审核1.财务部门对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，检查发票是否真实有效、报销金额是否符合规定标准、审批流程是否完整等。2.财务审核人员有权要求经办人补充或更正相关资料，对不符合报销规定的费用有权拒绝报销。审批1.根据费用金额大小和性质，按照公司审批权限规定进行审批。费用金额较小的，由部门负责人和财务审核人员审批后即可报销。费用金额较大的，需经总经理或其他授权领导审批后报销。2.审批人应认真审核报销事项，签署审批意见，对审批结果负责。报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门按照公司财务制度和资金支付流程进行报销支付。2.报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据实际情况确定。3.财务部门应及时记录费用报销情况，定期进行账务处理，确保财务数据的准确性和完整性。费用审批权限日常费用审批权限1.单次费用支出在[X]元以下的：由部门负责人审批，财务审核人员审核后报销。2.单次费用支出在[X]元（含）至[X]元之间的：由部门负责人审核，财务审核人员审核后，报分管副总经理审批报销。3.单次费用支出在[X]元（含）以上的：由部门负责人审核，财务审核人员审核后，报总经理审批报销。重大费用审批权限1.涉及金额较大的固定资产购置、重大营销活动费用、对外投资等：由相关部门提出申请，经财务部门审核、分管副总经理审核后，报总经理办公会审议，董事会审批。2.预算外费用支出：无论金额大小，均需报总经理办公会审议，董事会审批。费用控制措施建立费用预警机制1.财务部门根据费用预算和实际执行情况，设定费用预警指标，如费用预算执行率达到[X]%时发出预警信号。2.当费用出现预警时，财务部门及时向相关部门通报情况，提醒各部门关注费用支出，采取有效措施控制费用增长。加强费用分析与监控1.财务部门定期对费用支出情况进行分析，对比预算执行情况，找出费用支出的变动原因和趋势。2.针对费用分析中发现的问题，及时提出改进措施和建议，为公司决策提供依据。3.加强对费用支出的日常监控，对异常费用支出进行重点关注和调查，防止不合理费用的发生。强化内部审计监督1.公司内部审计部门定期对费用支出情况进行审计检查，重点审查费用支出的合规性、真实性、合理性。2.对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违规行为，按照公司规定进行严肃处理。费用报销规范发票要求1.所有费用报销必须取得合法有效的发票，发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、金额、商品或服务名称、发票专用章等。2.发票应在规定的时间内开具，不得开具过期发票或虚假发票。发票如有涂改、刮擦等情况，应重新开具。3.对于增值税专用发票，应确保发票信息的准确性，包括纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等，否则不得作为报销凭证。报销凭证粘贴1.报销凭证应按照类别和时间顺序整齐粘贴在报销单后面，便于审核和查阅。2.粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，确保凭证粘贴牢固且不影响票面信息。3.发票等凭证的粘贴应避免重叠、遮盖，以便财务人员能够清晰地查看凭证内容。报销时间规定1.费用发生后，经办人应及时办理报销手续，原则上应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请。2.对于出差等特殊情况，报销时间可根据实际情况适当延长，但最长不得超过出差归来后的[X]个工作日。罚则违规处罚1.对于违反本制度规定的费用支出行为，一经查实，将视情节轻重给予相应的处罚。2.对虚假报销、超标准报销、未经审批擅自支出等违规行为，责令退回违规报销的费用，并对相关责任人进行批评教育。情节严重的，给予警告、罚款、降职、辞退等处分。3.因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。责任追究1.建立费用管理责任追究制度