院级单位用印管理制度

院级单位用印管理制度总则目的为加强院级单位印章管理，维护印章使用的严肃性、规范性和安全性，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本制度。适用范围本制度适用于院级单位各类印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等全过程管理。印章种类1.院级行政章：用于以院级单位名义发布的行政公文、对外函件、证明材料、协议合同等。2.党委印章：用于以院级党委名义发布的文件、决议、通知等。3.专用章：根据工作需要刻制的具有特定用途的印章，如财务专用章、合同专用章、科研项目专用章等。印章的刻制与启用刻制1.因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、数量等，经部门负责人签字后，报分管领导审批。2.审批通过后，由单位办公室统一办理印章刻制手续，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。3.印章刻制完成后，制作单位应提供印章印模，并在《印章刻制申请表》上注明印章交付日期。启用1.新印章启用前，单位办公室应将印章印模及启用日期通知各相关部门，并在单位内部进行公示。2.启用印章时，应在《印章启用登记表》上详细记录印章名称、启用日期、启用范围等信息，并由单位领导、办公室负责人及印章保管人签字确认。印章的保管保管原则1.印章保管实行专人负责制，确保印章安全。2.印章保管人应妥善保管印章，不得随意将印章交与他人使用。3.印章保管人应将印章存放于安全可靠的地方，如保险柜等，并设置密码或钥匙专人保管。保管职责1.行政章保管人职责负责行政章的日常保管，确保印章安全。严格按照规定使用行政章，对用印申请进行审核，确保用印内容合法合规。在用印过程中，监督用印情况，确保用印程序规范。定期对行政章进行检查，发现问题及时报告并采取措施处理。2.党委印章保管人职责负责党委印章的日常保管，确保印章安全。严格按照规定使用党委印章，对用印申请进行审核，确保用印内容符合党的方针政策和相关规定。在用印过程中，监督用印情况，确保用印程序规范。定期对党委印章进行检查，发现问题及时报告并采取措施处理。3.专用章保管人职责负责专用章的日常保管，确保印章安全。严格按照规定使用专用章，对用印申请进行审核，确保用印内容与专用章用途相符。在用印过程中，监督用印情况，确保用印程序规范。定期对专用章进行检查，发现问题及时报告并采取措施处理。印章的使用使用流程1.用印申请用印部门或个人应填写《用印申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、文号、份数等信息，并附上相关材料。《用印申请表》应由部门负责人签字确认，重要文件还需经分管领导或主要领导审批。2.审核印章保管人收到《用印申请表》后，应对用印申请进行审核，重点审核用印内容是否合法合规、手续是否齐全。对于不符合规定的用印申请，印章保管人应拒绝用印，并向用印部门或个人说明原因。3.用印审核通过后，印章保管人应在用印登记本上详细记录用印日期、用印文件名称、文号、份数、用印申请人等信息，并按照规定在用印文件上加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。4.登记用印完成后，印章保管人应将《用印申请表》、用印文件及相关材料整理归档，以备查阅。使用要求1.严格按照规定的用印范围和程序使用印章，不得超越权限用印。2.严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。3.用印文件必须是经过审核、批准的正式文件，复印件用印应注明"与原件相符"字样，并加盖骑缝章。4.用印人应对用印文件的真实性、合法性负责，如因用印不当造成的后果，由用印人承担相应责任。印章的停用与销毁停用1.因机构变动、名称变更、印章损坏等原因需要停用印章时，由单位办公室填写《印章停用申请表》，经单位领导审批后，通知各相关部门停止使用。2.印章停用后，保管人应将印章交回单位办公室，并在《印章停用登记表》上注明停用日期、原因等信息。销毁1.对于不再使用的印章，由单位办公室统一组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，经单位领导审批后，由两人以上共同监督销毁过程，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.印章销毁后，应将销毁情况报单位领导备案。监督与检查监督机制1.单位办公室负责对印章管理情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理规范。2.审计部门负责对印章使用情况进行审计监督，发现问题及时提出整改意见。3.任何部门和个人有权对印章管理中的违规行为进行举报，单位应及时进行调查处理。检查内容1.印章保管情况，包括保管是否安全、是否专人负责等。2.印章使用情况，包括用印申请是否规范、用印程序是否合规等。3.印章登记情况，包括用印登记是否完整、准确等。4.印章停用与销毁情况，包括停用手续是否齐全、销毁过程是否规范等。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自使用印章。2.超越权限使用印章。3.在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。4.未按规定程序用印。5.用印后未及时登记或登记不实。6.擅自将印章交与他人使用。7.未妥善保管印章，导致印章丢失、被盗或损坏。处理措施1.对于首次违规使用印章的部门或个人，给予警告处分，并责令其立即改正。2.对于多次违规使用印章或造成严重后果的部门或个人，视情节轻重给予通报批评、罚款