公司旧电脑管理制度

公司旧电脑管理制度总则目的为加强公司旧电脑的管理，合理配置资源，提高资产利用率，规范旧电脑的回收、存储、处理等流程，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有因各种原因不再使用的旧电脑，包括但不限于因设备更新换代、部门调整、岗位变动等闲置的电脑。管理原则1.统一管理原则：公司旧电脑的管理工作由人力资源部统一负责，确保管理的规范性和一致性。2.合理利用原则：在确保数据安全的前提下，尽可能对旧电脑进行合理调配或修复再利用，提高资源利用率。3.数据安全原则：在旧电脑处理过程中，必须采取有效措施确保存储在电脑中的公司数据及员工个人信息不被泄露、篡改或丢失。旧电脑的回收回收条件1.因设备升级换代，原有电脑已无法满足工作需求，且经相关部门负责人确认后不再使用的。2.因部门撤销、合并或岗位调动，员工不再需要使用的电脑。3.电脑出现硬件故障，经专业技术人员评估维修成本过高，且无维修价值的。回收流程1.使用部门提交申请：使用部门如需将旧电脑回收，应填写《旧电脑回收申请表》，详细注明电脑的型号、配置、购置时间、回收原因等信息，并经部门负责人签字确认后提交至人力资源部。2.人力资源部审核：人力资源部收到申请表后，对申请信息进行审核，核实电脑是否符合回收条件。如审核通过，将申请表转至资产管理部门。3.资产管理部门验收：资产管理部门根据申请表中的信息，对旧电脑进行实物验收，检查电脑外观是否完好、硬件配置是否与申请表一致、是否有数据未清除等情况。验收合格后，在申请表上签字确认，并将旧电脑及相关配件统一收回资产管理部门指定的存储地点。4.信息备份：对于回收的旧电脑，在存储或处理之前，必须对硬盘中的数据进行备份。如电脑中的数据涉及公司机密或重要业务信息，应按照公司数据安全管理规定进行处理，确保数据安全。旧电脑的存储存储地点旧电脑应存放在专门的存储仓库或指定的区域，确保存储环境安全、干燥、通风良好，防止电脑受潮、受损或被盗。存储方式1.分类存放：按照电脑的品牌、型号、配置等进行分类存放，便于管理和查找。2.标识管理：对每台旧电脑进行标识，注明电脑的型号、配置、购置时间、回收时间、存放位置等信息，确保信息清晰准确。3.定期盘点：资产管理部门应定期对旧电脑的存储情况进行盘点，核对实际数量与库存记录是否一致，如有差异应及时查明原因并进行处理。旧电脑的处理处理方式1.内部调配：对于部分性能尚可、配置仍能满足其他部门工作需求的旧电脑，经人力资源部和资产管理部门评估后，可在公司内部进行调配使用。调配时，需填写《旧电脑内部调配申请表》，经调出部门和调入部门负责人签字确认后，办理相关交接手续。2.捐赠：对于一些配置较低但仍能正常使用的旧电脑，经公司领导批准后，可进行捐赠。捐赠前，应确保电脑中的数据已全部清除，并对电脑进行必要的清洁和维护。捐赠时，需填写《旧电脑捐赠申请表》，注明捐赠对象、捐赠原因、电脑配置等信息，并附上接收单位的接收证明。3.出售：对于已无法在公司内部调配使用或捐赠的旧电脑，经评估后可进行出售。出售前，应通过公司内部公告、网络平台等渠道发布出售信息，注明电脑的品牌、型号、配置、价格等信息，公开竞价出售。出售时，需签订《旧电脑出售合同》，明确双方的权利和义务，确保交易合法合规。4.报废：对于硬件严重损坏、无法修复且无再利用价值的旧电脑，经专业技术人员鉴定和公司领导批准后，进行报废处理。报废处理应按照国家相关法律法规和公司资产报废管理规定执行，确保环保、安全。处理流程1.提出处理申请：根据旧电脑的实际情况，由资产管理部门填写《旧电脑处理申请表》，详细说明处理原因、处理方式、电脑配置等信息，并附上相关评估报告或鉴定意见，提交至公司领导审批。2.审批：公司领导对处理申请表进行审批，如同意处理，应在申请表上签字确认，并明确处理方式和时间要求。3.处理实施：资产管理部门根据审批意见，按照规定的处理方式对旧电脑进行处理。对于出售、捐赠等涉及外部交易的处理方式，应严格按照相关法律法规和公司规定办理手续，确保交易的合法性和安全性。4.账务处理：财务部门根据旧电脑的处理结果，及时进行账务处理，调整公司固定资产账目，确保账实相符。数据安全管理数据清除在旧电脑回收或处理之前，必须对硬盘中的数据进行清除。清除数据时，应采用符合国家相关标准的专业数据清除工具和方法，确保数据无法恢复。对于涉及公司机密或重要业务信息的电脑，应按照公司数据安全管理规定进行多次覆盖擦除或物理销毁硬盘等处理，确保数据彻底清除。数据备份在对旧电脑进行数据清除之前，必须对重要数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并按照公司数据存储管理规定进行妥善保管。备份数据的保存期限应根据数据的重要性和公司相关规定确定，确保在需要时能够恢复数据。数据保密在旧电脑的回收、存储、处理过程中，涉及到的数据信息属于公司机密，相关人员必须严格遵守公司数据保密制度，不得泄露、篡改或非法使用数据。如有违反，将依法追究相关人员的责任。监督与检查监督部门公司设立专门的监督小组，由人力资源部、资产管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司旧电脑管理制度的执行情况进行监督检查。检查内容1.旧电脑的回收流程是否规范，申请手续是否齐全，回收的电脑是否符合条件。2.旧电脑的存储是否安全、有序，标识是否清晰，盘点是否准确。3.旧电脑的处理流程是否合规，处理方式是否得当，账务处理是否及时准确。4.数据安全管理措施是否落实到位，数据清除、备份、保密等工作是否符合要求。检查频率监督小组定期对公司旧电脑管理情况进行检查，每季度至少进行一次全面检查，并形成检查报告。对于发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。责任追究违规行为1.未经批准擅自处理旧电脑的。2.在旧电脑回收、存储、处理过程中，因保管不善导致电脑丢失、损坏或数据泄露的。3.违反数据安全管理规定，未对旧电脑数据进行清除、备份或泄露数据的。4.虚报、瞒报旧电脑数量或价值，私自截留、挪用旧电脑处理款项的。责任追究方式对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；如造成公司经济