财务公司合同管理制度

财务公司合同管理制度总则1.目的为加强财务公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于财务公司与自然人、法人及其他组织签订的各类合同，包括但不限于贷款合同、担保合同、资金拆借合同、票据承兑与贴现合同、金融服务合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规、金融监管规定以及公司内部规章制度。审慎性原则：在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分审查，谨慎决策。全面履行原则：合同各方应按照合同约定全面履行各自的义务，确保合同目的实现。防范风险原则：注重合同风险的识别、评估和控制，采取有效措施防范各类风险。合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司领导班子成员、相关部门负责人等组成。职责：审议合同管理制度、重大合同标准等重要事项。审定重大合同，对合同的合法性、合规性、风险性等进行决策。协调解决合同管理过程中的重大问题。2.风险管理部门职责：负责合同风险的识别、评估和监控，制定风险应对措施。审查合同文本，对合同的法律风险、信用风险等进行专业审核。参与重大合同的谈判、签订等工作，提供风险防范建议。3.业务部门职责：负责合同的发起、起草、谈判、签订、履行、变更、终止等具体工作。对合同相对方进行尽职调查，收集相关资料，评估其信用状况和履约能力。及时向风险管理部门、合同管理部门通报合同履行过程中的情况，配合处理合同纠纷。4.合同管理部门职责：负责合同管理制度的贯彻执行和监督检查。统一编号、登记、保管合同文本及相关资料。组织合同培训，提高员工合同管理意识和业务水平。参与合同纠纷的处理，提供法律支持和建议。合同签订管理1.合同立项业务部门根据业务需求发起合同立项申请，填写立项申请表，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人情况、合同主要条款等内容。立项申请表经部门负责人审核后提交合同管理部门。2.尽职调查业务部门对立项合同的相对方进行尽职调查，内容包括但不限于主体资格、经营范围、经营状况、财务状况、涉诉情况、信用记录等。收集相关证明材料，形成尽职调查报告，作为合同签订的重要参考依据。3.合同起草业务部门负责合同文本的起草工作，应参照相关法律法规、行业标准及公司示范文本进行，确保合同条款完整、准确、合法、有效。合同文本应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等重要内容。4.合同审查业务部门将起草好的合同文本提交风险管理部门进行风险审查。风险管理部门从法律风险、信用风险、市场风险等方面进行评估，提出审查意见，如修改建议、风险提示等。合同管理部门对合同文本的格式、编号、登记等进行合规性审查。涉及重大合同或特殊业务合同的，还需提交合同管理委员会审议。5.合同谈判业务部门根据审查意见与合同相对方进行谈判，就合同条款进行协商、修改和确定。谈判过程中应充分维护公司利益，确保合同条款符合公司要求。重要谈判应做好记录，形成谈判纪要。6.合同签订经审查通过且谈判达成一致的合同，由业务部门负责人、授权代表签字，并加盖公司合同专用章。合同签订前，应确保签字盖章手续齐全，合同文本份数符合要求。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门进行编号、登记和保管。合同履行管理1.履行计划制定业务部门在合同签订后，应制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等内容。履行计划应报部门负责人审核后实施，并及时通报合同管理部门。2.履行跟踪与监督业务部门负责合同履行的具体跟踪工作，定期检查合同履行情况，及时发现和解决问题。如发现合同相对方出现违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向风险管理部门、合同管理部门报告。合同管理部门对合同履行情况进行监督检查，定期收集业务部门的合同履行报告，对发现的问题及时督促整改。风险管理部门对合同履行过程中的风险进行持续监控，根据风险变化情况调整风险应对措施。3.资料归档业务部门在合同履行过程中应妥善保管相关资料，包括但不限于合同文本、往来函件、交付凭证、验收报告、结算单据等。合同履行完毕后，业务部门应及时将所有资料整理归档，并提交合同管理部门统一保管。合同变更与转让管理1.合同变更合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应填写合同变更申请表，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。变更申请表经部门负责人审核后提交合同管理部门。合同管理部门对变更申请进行形式审查，涉及合同实质性内容变更的，应提交风险管理部门进行风险审查。经审查通过的合同变更申请，业务部门与合同相对方协商一致后签订合同变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同一并保管。2.合同转让合同一方如需将合同权利义务转让给第三方，应事先取得对方书面同意，并签订合同权利义务转让协议。转让协议应明确转让的内容、双方的权利义务等事项。业务部门应将转让协议提交合同管理部门备案。未经对方书面同意，合同不得擅自转让。合同终止管理1.合同终止情形合同出现下列情形之一的，予以终止：合同已按约定履行完毕。双方协商一致解除合同。因不可抗力或其他不可归责于双方的原因导致合同无法履行。一方违约，另一方依法解除合同。法律规定或合同约定的其他终止情形。2.终止程序业务部门在合同终止事由出现后，应及时填写合同终止申请表，说明终止原因、合同履行情况等内容。申请表经部门负责人审核后提交合同管理部门。合同管理部门对终止申请进行审查，涉及合同结算、清理等事项的，通知相关部门办理。合同终止后，业务部门应及时清理合同资料，办理相关手续，并将合同终止情况通报合同管理部门。合同管理部门对终止合同进行编号、登记后单独保管。合同纠纷处理1.纠纷预防业务部门在合同签订、履行过程中应严格按照合同约定和本制度要求操作，加强沟通协调，及时解决问题，预防合同纠纷的发生。合同管理部门定期组织合同纠纷案例分析会，总结经验教训，提高员工防范纠纷的意识和能力。2.纠纷处理程序合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据资料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向合同管理部门、风险管理部门报告。合同管理部门会同风险管理部门、业务部门研究制定纠纷解决方案，根据纠纷的性质和复杂程度，可采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。涉及重大合同纠纷或可能对公司造成重大影响的纠纷，应及时提交合同管理委员会审议，按照审议意见处理。在纠纷处理过程中，应妥善保管相关证据资料，积极应对，维护公司合法权益。合同档案管理1.档案收集合同管理部门负责收集、整理合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、附件、审批文件、谈判纪要、往来函件、交付凭证、验收报告、结算单据等。业务部门应按照要求及时将相关资料提交合同管理部门。2.档案整理与归档合同管理部门对收集到的合同资料进行分类整理，按照合同编号、签订时间、业务类型等进行排序，编制档案目录。整理后的合同资料应装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明合同名称、编号、保管期限等信息。合同档案应按照年度、类别进行归档，存放于专门的档案库房。3.档案保管期限合同档案的保管期限根据合同性质、重要程度等因素确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为3年，中期保管期限为5年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限参照国家有关规定和公司实际情况执行。4.档案查阅与借阅因工作需要查阅合同档案的，查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等。申请表经部门负责人审核后提交合同管理部门。合同管理部门对查阅申请进行审批，同意查阅的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制合同档案内容。因特殊原因需要借阅合同档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经部门负责人、合同管理部门负责人审批后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[x]个工作日，借阅人应按时归还档案。借阅期间应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。合同信息化管理1.建立合同管理系统公司应建立合同管理信息化系统，实现合同从立项、起草、审查、签订、履行、变更、终止到档案管理等全过程的信息化管理。合同管理系统应具备合同模板管理、流程审批、文档存储、查询统计、风险预警等功能。2.数据录入与维护业务部门负责在合同管理系统中录入合同基础信息、履行情况等数据，并及时更新维护。合同管理部门对录入的数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。风险管理部门可通过合同管理系统获取合同相关信息，进行风险分析和监控。3.系统安全管理加强合同管理系统的安全防护，设置不同的用户权限，确保数据的安全性和保密性。定期对系统进行备份，防止数据丢失。建立系统故障应急处理机制，及时解决系统运行过程中出现的问题。监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、风险防范措施的落实情况等。对审计发现的问题提出整改意见，督促相关部门及时整改。2.日常检查合同管理部门、风险管理部门定期对合同管理工作进行日常检查，重点检查合同签订程序的规范性、履行情况的跟踪监督、资料归档的完整性等。对检查中发现的问题及时进行纠正，并将检查结果纳入部门绩效考核。责任追究1.对在合同管理过程中违反本制度规定，导致公司利益受损的单位和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分、经济处罚；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。2.责任追究的情形包括但不限于：