集团会务接待管理制度VIP

集团会务接待管理制度（一）目的为规范集团会务接待工作，提高会务接待质量和效率，展示集团良好形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属单位的会务接待活动。（三）基本原则1.热情周到原则以热情、礼貌、专业的态度对待参会人员和来访客人，提供周到细致的服务，满足其合理需求。2.规范有序原则会务接待工作应按照规定的流程和标准进行，确保各项活动有序开展。3.勤俭节约原则在保证接待质量的前提下，合理控制接待费用，避免铺张浪费。4.对口接待原则根据参会人员或来访客人的身份和业务范围，安排相应的部门或人员进行对口接待。二、会务管理（一）会议分类1.集团年度会议包括集团年度工作会议、集团年度总结表彰大会等，参会人员通常为集团总部及各下属单位的高层管理人员。2.集团专项会议针对特定业务领域或专项工作召开的会议，如市场营销会议、财务管理会议等，参会人员根据会议主题确定。3.部门会议各部门组织召开的工作会议，参会人员为本部门员工。4.临时会议因工作需要临时召开的会议，参会人员根据会议要求确定。（二）会议筹备1.会议申请会议主办部门应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议目的等内容，经部门负责人审核后报分管领导审批。2.会议通知根据审批后的《会议申请表》，会议主办部门负责发送会议通知。会议通知应明确会议的各项信息，确保参会人员按时、准确参加会议。对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备。3.会议场地安排根据会议规模和参会人员数量，合理安排会议场地。会议场地应具备良好的设施设备，如音响设备、投影仪、麦克风等，以满足会议需求。同时，要确保会议场地的环境卫生整洁。4.会议资料准备根据会议议程，准备相关的会议资料，如会议文件、报告、发言稿等。会议资料应提前印刷或制作好，并在会议前发放给参会人员。对于电子资料，应确保其能够正常打开和播放。5.会议餐饮安排根据会议时间和参会人员数量，合理安排会议餐饮。会议餐饮应注重营养搭配，提供卫生、可口的食品和饮料。对于重要会议，可根据实际情况提供特色餐饮。6.会议服务人员安排根据会议需要，安排相应的会议服务人员，如会议签到人员、茶水服务人员、设备操作人员等。会议服务人员应提前熟悉会议流程和服务要求，确保会议期间提供优质的服务。（三）会议组织1.会议签到会议开始前，会议服务人员应在会议入口处设置签到台，引导参会人员签到。签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务等信息。2.会议开场会议主持人应提前到达会议场地，做好会议开场准备。会议开场时，主持人应介绍会议的主题、目的、议程以及参会人员等信息，并宣布会议开始。3.会议进行会议期间，会议服务人员应密切关注会议进展情况，及时为参会人员提供茶水、文件传递等服务。同时，要确保会议设备正常运行，如有问题应及时处理。4.会议记录会议主办部门应安排专人负责会议记录。会议记录应详细记录会议讨论的内容、决议事项、责任人以及完成时间等信息。会议记录应在会议结束后及时整理，并形成会议纪要。5.会议结束会议结束后，会议服务人员应引导参会人员有序离开会议场地。同时，要清理会议场地，检查设备设施是否完好。会议主办部门应及时将会议纪要发送给参会人员，并跟踪决议事项的执行情况。（四）会议后续工作1.会议资料归档会议结束后，会议主办部门应将会议资料进行整理归档，包括会议申请表、会议通知、会议文件、会议记录、会议纪要等。会议资料应按照档案管理规定进行分类存放，以便日后查阅。2.会议效果评估会议主办部门应在会议结束后，对会议效果进行评估。评估内容包括会议目标的达成情况、参会人员的满意度、会议组织的效率等。通过会议效果评估，总结经验教训，不断改进会议组织工作。3.会议费用结算会议结束后，会议主办部门应及时办理会议费用结算手续。会议费用应按照集团财务制度的规定进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。三、接待管理（一）接待分类1.上级领导来访接待接待上级领导来集团检查指导工作、调研等活动。2.重要客户来访接待接待重要客户来集团洽谈业务、参观考察等活动。3.合作伙伴来访接待接待合作伙伴来集团交流合作、签订协议等活动。4.其他来访接待接待其他单位或个人来集团参观访问、学习交流等活动。（二）接待准备1.接待申请接待部门应提前填写《接待申请表》，详细说明来访人员的身份、来访目的、来访时间、接待安排等内容，经部门负责人审核后报分管领导审批。2.接待方案制定根据审批后的《接待申请表》，接待部门负责制定接待方案。接待方案应包括接待人员安排、接待日程安排、接待场地安排、接待餐饮安排、接待车辆安排等内容。接待方案应充分考虑来访人员的需求和习惯，确保接待工作的顺利进行。3.接待资料准备根据接待方案，准备相关的接待资料，如集团简介、企业宣传册、项目介绍资料等。接待资料应内容准确、简洁明了，能够展示集团的良好形象和业务实力。4.接待场地安排根据接待规格和来访人员数量，合理安排接待场地。接待场地应整洁美观、设施齐全，能够满足接待需求。同时，要提前做好接待场地的环境卫生清洁工作。5.接待餐饮安排根据接待规格和来访人员的饮食习惯，合理安排接待餐饮。接待餐饮应注重菜品质量和服务水平，提供卫生、可口的食品和饮料。对于重要接待，可根据实际情况提供特色餐饮。6.接待车辆安排根据接待需要，安排相应的接待车辆。接待车辆应保持干净整洁，车况良好。同时，要安排专业的驾驶员，确保行车安全。7.接待人员培训接待部门应对参与接待的人员进行培训，使其熟悉接待流程和服务要求。培训内容包括接待礼仪、沟通技巧、应急处理等方面。通过培训，提高接待人员的综合素质和服务水平。（三）接待实施1.迎接安排接待人员应提前到达指定地点迎接来访人员。迎接时，应热情友好，主动打招呼，并帮助来访人员提拿行李。同时，要向来访人员介绍接待人员和接待安排等情况。2.参观考察安排根据接待方案，安排来访人员参观集团的办公区域、生产车间、研发中心等场所。参观过程中，要安排专人进行讲解，介绍集团的发展历程、业务范围、企业文化等内容。同时，要注意保护集团的商业机密和知识产权。3.会议洽谈安排根据来访目的，安排相应的会议洽谈活动。会议洽谈前，要提前准备好会议资料和设备设施，确保会议的顺利进行。会议洽谈过程中，要安排专人做好会议记录，并及时协调解决洽谈中出现的问题。4.餐饮住宿安排按照接待方案，安排来访人员的餐饮和住宿。餐饮要注重质量和服务，住宿要干净舒适、安全便捷。同时，要及时了解来访人员的餐饮和住宿需求，做好相应的调整和服务工作。5.陪同活动安排根据接待规格和来访人员的需求，安排相应的陪同人员。陪同人员应全程陪同来访人员，及时沟通交流，确保接待工作的顺利进行。同时，要注意维护集团的形象和声誉。6.送客安排来访活动结束后，接待人员应提前安排好送客车辆，并陪同来访人员前往机场、车站等地点。送客时，要热情友好，感谢来访人员的光临，并邀请其再次来访。（四）接待后续工作1.接待资料归档接待工作结束后，接待部门应将接待过程中产生的资料进行整理归档，包括接待申请表、接待方案、接待资料、接待照片、接待总结等。接待资料应按照档案管理规定进行分类存放，以便日后查阅。2.接待效果评估接待部门应在接待工作结束后，对接待效果进行评估。评估内容包括来访人员的满意度、接待工作的组织协调情况、接待服务的质量等。通过接待效果评估，总结经验教训，不断改进接待工作。3.接待费用结算接待工作结束后，接待部门应及时办理接待费用结算手续。接待费用应按照集团财务制度的规定进行报销，报销凭证应真实、合法、有效。四、费用管理（一）费用预算1.会务费用预算会议主办部门应根据会议规模、参会人员数量、会议议程等因素，提前编制会务费用预算。会务费用预算应包括会议场地租赁费用、会议设备租赁费用、会议资料印刷费用、会议餐饮费用、会议服务人员费用等内容。2.接待费用预算接待部门应根据来访人员的身份、来访目的、来访时间、接待安排等因素，提前编制接待费用预算。接待费用预算应包括接待场地租赁费用、接待餐饮费用、接待车辆租赁费用、接待礼品费用、接待服务人员费用等内容。（二）费用审批1.会务费用审批会务费用预算编制完成后，会议主办部门应将其报部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，方可按照预算执行。2.接待费用审批接待费用预算编制完成后，接待部门应将其报部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，方可按照预算执行。对于超出预算的接待费用，应提前报集团领导审批。（三）费用报销1.会务费用报销会议结束后，会议主办部门应及时整理会务费用报销凭证，并按照集团财务制度的规定进行报销。报销凭证应包括发票、收据、会议申请表、会议通知、会议文件、会议记录、会议纪要等。2.接待费用报销接待工作结束后，接待部门应及时整理接待费用报销凭证，并按照集团财务制度的规定进行报销。报销凭证应包括发票、收据、接待申请表、接待方案、接待资料、接待照片、接待总结等。五、纪律与监督（一）纪律要求1.遵守国家法律法规和集团各项规章制度，严格按照规定的流程和标准开展会务接待工作。2.保守集团商业机密和知识产权，不得泄露会议内容和接待信息。3.廉洁自律，不得接受参会人员