行政文件存档管理制度

行政文件存档管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政文件的管理，确保文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、使用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门形成的行政文件，包括但不限于公司红头文件、通知、报告、会议纪要、合同协议、规章制度等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司行政文件统一由行政部门负责存档管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.分类管理原则根据文件的性质、来源、时间等因素进行分类，便于查找和利用。3.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规，确保文件的安全和保密，防止文件泄露、丢失或损坏。4.便捷高效原则建立科学合理的文件管理流程和检索系统，提高文件查阅和使用的效率。二、文件的收集与整理（一）文件收集1.各部门应指定专人负责本部门文件的收集工作，确保文件及时、完整地移交至行政部门。2.文件收集范围包括：上级部门下发的与公司相关的文件、通知、指示等。公司内部各部门形成的各类文件，如工作计划、总结、报告、请示、批复等。会议形成的会议纪要、决议等。合同协议、招投标文件、商务信函等。其他具有保存价值的文件资料。3.对于重要文件或紧急文件，各部门应及时报送行政部门，确保文件得到妥善处理。（二）文件整理1.行政部门收到各部门移交的文件后，应及时进行整理。整理工作包括：对文件进行分类，按照文件的性质、来源、时间等因素进行划分，如分为行政类、财务类、业务类等。对文件进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，如按照年份、部门、文件顺序号等进行编制。对文件进行装订，确保文件整齐、牢固。对文件进行编目，编制文件目录，包括文件编号、文件名称、文件日期、文件来源、保管期限等信息。2.在整理过程中，应检查文件的完整性和准确性，对于缺页、破损、字迹不清等问题的文件，应及时与相关部门或人员进行核对和补充。3.对于电子文件，应按照电子文件管理的相关规定进行整理，包括文件命名、存储路径、备份等。三、文件的分类与编号（一）文件分类1.行政类文件包括公司红头文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、工作计划、总结等。2.财务类文件包括财务报表、预算报告、审计报告、合同协议等。3.业务类文件包括市场调研报告、销售合同、采购订单、项目计划书、项目报告等。4.人事类文件包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。5.其他类文件包括与公司相关的法律文件、荣誉证书、宣传资料等。（二）文件编号1.文件编号采用"年份+部门代码+文件顺序号"的格式，例如：202301001，其中"2023"表示年份，"01"表示部门代码，"001"表示文件顺序号。2.部门代码由行政部门统一编制，每个部门对应一个唯一的代码，便于识别和管理。3.文件顺序号按照文件形成的先后顺序依次编排，每年从"001"开始。四、文件的存档（一）存档方式1.纸质文件应存放在专门的文件柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子文件应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并建立相应的文件夹结构，按照分类和编号进行存储。同时，应定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。（二）存档期限1.永久保存涉及公司核心机密、重要历史资料、法律法规规定必须永久保存的文件，如公司章程、股东协议、营业执照等。2.长期保存保存期限在10年以上的文件，如公司年度财务报表、重大项目档案、长期合同协议等。3.短期保存保存期限在110年的文件，如一般性的通知、报告、会议纪要等。（三）存档流程1.文件整理完成后，行政部门应填写《文件存档登记表》，详细记录文件的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.将纸质文件放入相应的文件柜中，并在文件柜上标明文件类别和编号范围。3.将电子文件存储到指定的服务器或存储设备上，并更新电子文件目录。4.《文件存档登记表》应妥善保存，以便于查询和核对。五、文件的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅文件的，可向行政部门提出申请。行政部门应根据文件的保密级别和查阅人的权限进行审批。2.一般文件，经部门负责人批准后即可查阅；涉及公司机密的文件，需经公司分管领导批准方可查阅。3.外部单位因工作需要查阅公司文件的，必须持有单位介绍信，并经公司相关领导批准后，由行政部门指定专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的编号、名称、查阅目的等信息。2.将申请表提交给行政部门，行政部门根据查阅权限进行审批。3.审批通过后，行政部门安排专人协助查阅人查阅文件，并在《文件查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、查阅文件名称等信息。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅文件，不得擅自将文件带出查阅室或进行复制、拍照等行为。如需复制文件，应按照相关规定办理审批手续。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅文件的，可向行政部门提出申请。行政部门应根据文件的保密级别和借阅人的权限进行审批。2.一般文件，经部门负责人批准后即可借阅；涉及公司机密的文件，需经公司分管领导批准方可借阅。3.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.将申请表提交给行政部门，行政部门根据借阅权限进行审批。3.审批通过后，行政部门将文件借给借阅人，并在《文件借阅登记表》上记录借阅时间、借阅人、借阅文件名称、预计归还时间等信息。4.借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人或泄露文件内容。如需复印或摘录文件，应按照相关规定办理审批手续。5.借阅人应在规定的时间内归还文件，如因特殊原因不能按时归还，应提前向行政部门说明情况并办理续借手续。六、文件的保管与维护（一）保管环境1.纸质文件应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的文件柜中，避免文件受到损坏。2.电子文件应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，定期进行维护和检查，确保数据的完整性和安全性。同时，应做好数据备份工作，防止数据丢失。（二）定期盘点1.行政部门应定期对文件进行盘点，检查文件的数量、完整性和保管情况。盘点周期为[x]个月。2.在盘点过程中，如发现文件丢失、损坏或与文件目录不符等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.盘点结束后，应填写《文件盘点报告》，总结盘点情况，提出改进建议。（三）文件维护1.对于纸质文件，如发现文件有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复印。2.对于电子文件，应定期进行病毒查杀、数据清理等维护工作，确保文件的正常运行。3.随着公司业务的发展和文件的不断积累，行政部门应适时对文件进行整理和归档，优化文件管理体系。七、文件的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的文件。2.经鉴定确认属于保密期限已满且无需继续保密的文件。3.因公司机构调整、业务变更等原因不再使用或已失效的文件。（二）销毁流程1.行政部门定期对拟销毁的文件进行清理和鉴定，填写《文件销毁申请表》，注明文件的编号、名称、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交给公司分管领导审批。3.审批通过后，行政部门指定专人负责文件的销毁工作。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件信息无法恢复。4.在销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《文件销毁记录》，记录销毁时间、销毁地点、销毁文件名称、数量等信息。5.《文件销毁申请表》、《文件销毁记录》等相关资料应妥善保存，以备查阅。八、保密规定（一）保密责任1.公司全体员工应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，履行保密义务。2.各部门负责人为本部门文件保密工作的第一责任人，应加强对本部门员工的保密教育和管理。3.涉及公司机密文件的工作人员，应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）保密措施1.对涉及公司机密的文件，应严格限制知悉范围，采取加密存储、专人保管等措施，防止文件泄露。2.在文件查阅、借阅过程中，应严格遵守审批流程，确保文件不被无关人员接触。3.严禁在非保密场所谈论公司机密文件内容，不得通过互联网、移动存储设备等方式传输公司机密文件。4.如发现公司机密文件有泄露迹象，应立即采取措施进行处理，并及时报告公司领导。九、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对本制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.文件的收集、整理、存档、查阅、借阅、保管、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.各部门文件管理工作的开展情况，包括文件管理人员的配备、培训等。3.文件管理过程中存在的问题及改进措施的落实情况。（三）检查方式1.定期检查行政部门定期对各部门文件管理情况进行检查，检查周期为[x]季度。2.不定期抽查行政部门不定期对各部门文件管理情况进行抽查，及时发现和解决问题。（四）检查结果处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及