项目资料台账管理制度

项目资料台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目资料台账管理，确保项目资料的完整性、准确性和规范性，便于资料的查阅、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目资料台账的管理，包括但不限于项目策划、设计、施工、验收等各个阶段产生的资料。（三）管理原则1.真实性原则：项目资料应如实反映项目实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖项目全生命周期各环节的资料，确保无遗漏。3.规范性原则：资料的格式、内容、编号等应符合相关标准和公司要求。4.及时性原则：资料应随项目进展同步整理、归档，不得积压。二、项目资料台账的分类与编号（一）分类1.项目前期资料：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计资料：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更记录等。3.施工资料：施工组织设计、施工方案、技术交底、工程进度记录、质量检验报告、安全管理资料等。4.物资资料：物资采购合同、物资检验报告、物资出入库记录等。5.项目验收资料：竣工验收报告、竣工备案文件等。6.其他资料：与项目相关的会议纪要、往来函件、影像资料等。（二）编号1.采用统一的编号规则，确保资料编号的唯一性和系统性。2.编号格式示例：[项目名称缩写][资料类别缩写][年份][流水号]。例如：[XX项目][前期][2023]001，表示XX项目2023年的第一份前期资料。其中，项目名称缩写取项目名称的关键汉字首字母组合；资料类别缩写根据上述分类确定，如"前期"简写成"Q"，"设计"简写成"S"等。三、项目资料台账的建立与收集（一）责任部门与人员1.项目负责人：负责组织项目资料的收集、整理和台账建立工作，并对资料的完整性和准确性负责。2.各部门资料员：具体承担本部门项目资料的收集、初步整理工作，并及时移交项目负责人。（二）建立流程1.在项目启动阶段，项目负责人应根据项目特点和管理要求，制定项目资料台账的框架和目录。2.随着项目进展，各部门资料员按照职责分工，及时收集本部门产生的资料，并进行初步分类和编号。3.定期将收集到的资料移交项目负责人，项目负责人对资料进行审核、补充和完善，确保资料符合要求后，录入台账系统，并进行纸质资料的归档。（三）收集要求1.资料应原件齐全，如无法提供原件，需提供清晰、有效的复印件，并注明原件存放处。2.资料内容应完整，签字、盖章等手续齐全。3.对于电子资料，应确保格式通用、易于读取，并进行备份存储。四、项目资料台账的整理与归档（一）整理原则1.按照资料的类别和编号顺序进行整理，确保资料排列有序。2.对于同一类资料，应按照时间先后顺序排列。3.去除重复、无效的资料，保证资料的简洁性。（二）归档方式1.纸质资料归档：将整理好的纸质资料按照类别装入档案盒，并在档案盒上标明项目名称、资料类别、年份等信息。2.电子资料归档：建立电子资料文件夹，按照资料类别和编号进行分类存储，文件夹命名应与纸质档案盒一致。同时，对电子资料进行加密备份，存储在专用的存储设备或服务器上。（三）归档时间1.项目阶段性成果完成后，应及时进行资料归档。2.项目竣工验收后一个月内，完成所有项目资料的归档工作。五、项目资料台账的查阅与使用（一）查阅权限1.项目团队成员：经项目负责人授权，可查阅与本人工作相关的项目资料。2.公司内部其他部门人员：因工作需要查阅项目资料时，需填写《项目资料查阅申请表》，经所在部门负责人和项目负责人批准后，方可查阅。3.外部单位人员：如因合作、审计、检查等原因需要查阅项目资料，需提供相关证明文件，并填写《项目资料查阅申请表》，经公司分管领导批准后，由项目负责人安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自复制、拍照、传播资料内容。（二）查阅流程1.查阅人填写《项目资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、原因、查阅时间等信息。2.将申请表提交至相应审批人，审批人在一个工作日内完成审批。3.审批通过后，查阅人凭申请表到项目资料保管部门查阅资料，保管部门应做好查阅登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅资料名称等信息。（三）使用规定1.查阅人应在规定的时间和地点查阅资料，不得擅自将资料带出指定场所。2.如需复制资料，应按照公司相关规定办理复制手续，复制件应与原件核对无误，并注明用途。3.查阅人不得在资料上涂改、标记、损坏，如需摘录或引用资料内容，应经项目负责人同意。六、项目资料台账的保管与维护（一）保管责任1.设立专门的资料保管室或指定专人负责项目资料台账的保管工作。2.保管人员应定期对资料进行检查、清点，确保资料的安全、完整。（二）保管期限1.项目资料的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，适用于一般性的项目资料。中期保管期限为510年，适用于重要的项目资料。长期保管期限为10年以上，适用于具有长期保存价值的项目资料，如项目竣工图、重大项目的相关文件等。2.保管期限届满后，经公司相关部门审核批准，方可进行销毁处理。（三）维护措施1.定期对纸质资料进行除尘、防潮、防虫等处理，对电子资料进行杀毒、维护，确保资料的可读性。2.如发现资料损坏、丢失等情况，应及时报告项目负责人，并采取相应的补救措施。七、项目资料台账的变更与注销（一）变更1.项目资料台账的信息如发生变更，如资料编号、内容修改、存放位置变动等，项目负责人应及时更新台账记录，并在纸质资料和电子资料上进行相应标注。2.变更信息应详细记录变更日期、变更原因、变更内容等，并由项目负责人签字确认。（二）注销1.项目结束后，经项目验收合格且资料归档完毕，项目资料台账应进行注销。2.注销时，应在台账系统中进行标记，并注明注销日期、注销原因等信息。3.注销后的项目资料台账应按照公司档案管理规定进行妥善保存，以备后续查阅。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对项目资料台账管理情况进行监督检查，检查内容包括资料的完整性、准确性、规范性、归档及时性等。2.检查方式可采用现场查阅资料、系统数据核对等。（二）考核机制1.将项目资料台账管理工作纳入部门和个人绩效考核体系，对资料管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对资料管理不善，导致资料