鞋厂配件管理制度流程

鞋厂配件管理制度流程一、总则（一）目的为加强鞋厂配件管理，规范配件采购、库存、使用等环节的操作流程，确保配件供应的及时性、准确性和合理性，降低生产成本，提高生产效率，特制定本管理制度流程。（二）适用范围本制度适用于鞋厂内所有与配件管理相关的部门和人员，包括采购部门、仓库管理部门、生产部门、质检部门等。（三）基本原则1.统一管理原则：配件管理工作由专门的部门进行统一规划、组织和协调，确保各项工作有序开展。2.合理储备原则：根据生产计划和历史数据，合理确定配件的储备量，避免库存积压或缺货现象的发生。3.成本控制原则：在保证配件质量和供应的前提下，通过优化采购渠道、降低库存成本等方式，控制配件管理的总成本。4.责任明确原则：明确各部门和人员在配件管理中的职责和权限，做到责任到人，奖惩分明。二、配件采购管理（一）采购计划制定1.生产部门需求预测生产部门应根据年度生产计划、月度生产任务以及订单情况，提前向采购部门提供配件需求预测。需求预测应包括配件名称、规格型号、数量、预计使用时间等详细信息。2.库存分析仓库管理部门定期对库存配件进行盘点和分析，统计各类配件的库存数量、出入库情况以及库存周转率等指标。根据库存分析结果，结合生产部门的需求预测，确定需要采购的配件品种和数量。3.采购计划编制采购部门根据生产部门的需求预测和仓库管理部门的库存分析，编制月度采购计划。采购计划应明确配件的名称、规格型号、数量、预计到货时间、采购预算等内容，并报上级领导审批。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据配件的质量要求、价格水平、交货期、售后服务等因素，对供应商进行筛选和评估，确定合格供应商名单。2.供应商评审定期对供应商进行评审，评审内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保措施、价格竞争力等方面。根据评审结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商合作协议签订与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括配件的质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、售后服务等内容。合作协议应经法律部门审核后签订，确保协议的合法性和有效性。（三）采购订单下达1.采购订单生成采购部门根据批准的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确配件的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点等详细信息。2.采购订单审核采购订单下达前，应进行审核，确保订单信息的准确性和完整性。审核内容包括配件的规格型号是否符合要求、数量是否准确、价格是否合理、交货时间是否满足生产需求等。3.采购订单跟踪采购部门负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时掌握供应商的生产进度和交货情况。如发现供应商不能按时交货或出现质量问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题。（四）采购验收1.验收准备仓库管理部门在配件到货前，应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。验收人员应熟悉配件的质量标准和验收流程，确保验收工作的顺利进行。2.到货验收配件到货后，验收人员按照采购订单和相关质量标准对配件进行验收。验收内容包括配件的名称、规格型号、数量、外观质量、尺寸精度、性能指标等方面。对于重要配件或关键工序使用的配件，应进行抽样检验或全检。3.验收记录与报告验收人员应如实填写验收记录，记录配件的验收情况，包括验收时间、验收人员、配件名称、规格型号、数量、质量状况等信息。验收合格的配件，验收人员应出具验收报告；验收不合格的配件，应及时填写不合格报告，并注明不合格原因。（五）采购付款1.发票审核采购部门收到供应商开具的发票后，应进行审核，确保发票信息的真实性和准确性。审核内容包括发票的开票日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、配件名称、规格型号、数量、金额等方面。2.付款申请采购部门根据验收报告和发票审核情况，填写付款申请单，注明配件名称、规格型号、数量、金额、付款方式、付款日期等信息。付款申请单应经采购部门负责人、财务部门负责人和上级领导审批后，提交财务部门办理付款手续。3.付款执行财务部门按照审批后的付款申请单，及时安排付款，确保供应商按时收到货款。付款方式应符合合作协议的约定，如采用支票、电汇、承兑汇票等方式。三、配件库存管理（一）库存规划与布局1.库存分类根据配件的用途、价值、使用频率等因素，对配件进行分类管理。常见的分类方法有ABC分类法，即将配件分为A类（高价值、高使用频率）、B类（中等价值、中等使用频率）、C类（低价值、低使用频率）三类。2.库存布局规划根据配件的分类和仓库的实际情况，合理规划库存布局，确保配件存放有序，便于收发和盘点。A类配件应存放在便于存取的位置，B类配件可存放在相对较近的位置，C类配件可存放在较远的位置。3.库存标识管理在配件存放位置设置明显的标识牌，注明配件的名称、规格型号、库存数量等信息。标识牌应保持清晰、准确，便于识别和查找。（二）库存入库管理1.入库通知采购部门在配件到货前，应提前通知仓库管理部门做好入库准备工作。通知内容包括配件的名称、规格型号、数量、预计到货时间等信息。2.入库验收配件到货后，仓库管理部门按照采购验收流程进行验收，验收合格后方可办理入库手续。验收人员应核对配件的实际数量与采购订单是否一致，检查配件的外观质量和包装是否完好。3.入库登记仓库管理人员根据验收结果，在库存管理系统中进行入库登记，记录配件的入库日期、入库单号、配件名称、规格型号、数量、供应商等信息。同时，更新库存台账，确保库存数量的准确性。（三）库存保管管理1.库存环境维护仓库管理部门应保持仓库环境整洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合配件保管要求。定期对仓库进行清扫和消毒，防止配件受到污染和损坏。2.库存盘点仓库管理部门应定期对库存配件进行盘点，确保库存数量的准确性。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，平时可进行不定期抽查盘点。盘点结束后，编制盘点报告，说明盘点结果，如账实相符、盘盈、盘亏等情况，并分析原因，提出处理建议。3.库存安全管理仓库管理部门应加强库存安全管理，采取必要的安全措施，如防火、防盗、防潮、防虫等。配备必要的消防器材和安全设施，确保仓库安全。建立库存安全检查制度，定期对仓库进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（四）库存出库管理1.出库申请生产部门或其他部门因生产或工作需要领用配件时，应填写出库申请单，注明配件名称、规格型号、数量、领用部门、领用用途等信息。出库申请单应经部门负责人审批后，提交仓库管理部门。2.出库审核仓库管理部门收到出库申请单后，应进行审核，确保申请信息的真实性和合理性。审核内容包括领用部门是否有权限领用、领用数量是否在规定范围内、配件是否有库存等方面。3.出库发放仓库管理人员根据审核后的出库申请单，办理配件出库手续。按照先进先出的原则，从库存中选取相应的配件，核对配件的名称、规格型号、数量等信息无误后，发放给领用部门。同时，在库存管理系统中进行出库登记，记录配件的出库日期、出库单号、领用部门、配件名称、规格型号、数量等信息，并更新库存台账。四、配件使用管理（一）使用计划制定1.生产计划与配件需求匹配生产部门根据月度生产计划和订单要求，结合设备运行状况和配件消耗情况，制定配件使用计划。配件使用计划应明确各生产工序所需的配件名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.审批与调整配件使用计划应报上级领导审批，确保计划的合理性和可行性。在生产过程中，如因生产任务变更、设备故障等原因需要调整配件使用计划，应及时办理审批手续，并通知仓库管理部门。（二）使用过程监控1.现场使用监督生产部门应加强对配件使用过程的现场监督，确保操作人员正确使用配件，避免因操作不当造成配件损坏或浪费。对于关键工序使用的配件，应安排专人进行监控，确保配件的使用质量和效果。2.配件消耗统计仓库管理部门应定期对配件的消耗情况进行统计分析，计算各类配件的实际消耗数量与计划使用数量的差异率。通过配件消耗统计，及时发现配件使用过程中存在的问题，如消耗异常、浪费现象等，并采取相应的措施进行改进。（三）使用后管理1.配件回收与报废处理对于使用后的配件，能够回收再利用的，生产部门应及时将其回收交仓库管理部门，仓库管理部门进行分类存放，以便再次使用。对于无法回收或已损坏的配件，生产部门应填写配件报废申请单，注明配件名称、规格型号、数量、报废原因等信息，报上级领导审批后，由仓库管理部门进行报废处理。2.报废配件处理记录仓库管理部门应对报废配件的处理过程进行记录，包括报废日期、报废单号、配件名称、规格型号、数量、报废原因、处理方式等信息。报废配件处理记录应妥善保存，以备查阅和审计。五、配件质量管理（一）质量标准制定1.参考行业标准与企业要求采购部门应收集和整理与鞋厂配件相关的行业标准和质量规范，结合企业的生产要求和产品特点，制定配件的质量标准。配件质量标准应明确配件的各项性能指标、外观要求、尺寸精度、包装要求等内容。2.标准审核与发布配件质量标准制定后，应提交相关部门进行审核，确保标准的科学性和合理性。审核通过后的质量标准应正式发布，并组织相关人员进行培训和学习，确保标准的有效执行。（二）质量检验与控制1.进货检验采购的配件到货后，仓库管理部门应按照质量标准进行进货检验，确保入库配件的质量符合要求。对于重要配件或关键工序使用的配件，应增加检验频次和检验项目，必要时进行抽样送检。2.过程检验在配件的使用过程中，生产部门应加强对配件质量的过程检验，及时发现和处理质量问题。检验人员应按照质量标准对配件进行检验，记录检验结果，对于不合格配件应及时标识和隔离，防止误用。3.成品检验产品生产完成后，质检部门应对产品进行成品检验，确保产品质量符合要求。在成品检验过程中，如发现因配件质量问题导致产品不合格，应及时追溯配件的来源和使用情况，采取相应的措施进行处理。（三）质量问题处理1.问题反馈与记录发现配件质量问题后，相关部门应及时填写质量问题反馈单，详细记录问题的发生时间、地点、配件名称、规格型号、数量、质量问题描述等信息。质量问题反馈单应及时提交给质量管理部门进行处理。2.原因分析与调查质量管理部门接到质量问题反馈单后，应组织相关人员对质量问题进行原因分析和调查。通过现场查看、数据分析、供应商沟通等方式，找出质量问题产生的原因，确定责任部门和责任人。3.纠正措施与预防措施制定根据质量问题的原因分析结果，责任部门应制定相应的纠正措施和预防措施，防止类似质量问题再次发生。纠正措施和预防措施应明确具体的实施步骤、责任人和完成时间，并报质量管理部门审核。4.措施执行与跟踪责任部门应按照审核通过的纠正措施和预防措施认真组织实施，并定期向质量管理部门汇报措施的执行情况。质量管理部门对措施的执行情况进行跟踪检查，确保措施得到有效落实，质量问题得到彻底解决。六、配件成本管理（一）成本预算编制1.采购成本预算采购部门根据年度采购计划和市场价格走势，编制配件采购成本预算。采购成本预算应包括配件的采购价格、运输费用、关税、保险费等各项费用。2.库存成本预算仓库管理部门根据库存规划和库存周转率，编制配件库存成本预算。库存成本预算应包括库存占用资金的利息、仓储费用、损耗费用等各项费用。3.成本预算审核与调整配件成本预算编制完成后，应提交财务部门进行审核，确保预算的合理性和准确性。在预算执行过程中，如因市场价格波动、生产计划变更等原因需要调整成本预算，应及时办理审批手续，并重新编制成本预算。（二）成本控制措施1.采购成本控制通过招标、询价、谈判等方式，选择优质供应商，降低采购价格。优化采购批量，降低采购成本。加强采购合同管理，严格执行合同条款，确保采购成本的可控性。2.库存成本控制合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生，降低库存占用资金的利息和仓储费用。加强库存盘点和管理，减少库存损耗。定期对库存成本进行分析，及时发现和解决成本过高的问题。3.使用成本控制加强对配件使用过程的管理，提高配件的利用率，降低配件的消耗成本。建立配件使用考核制度，对配件使用部门和人员进行考核，激励其降低配件使用成本。（三）成本核算与分析1.成本核算方法财务部门应按照规定的成本核算方法，对配件采购成本、库存成本和使用成本进行核算。成本核算方法应保持一致性和准确性，确保成本数据的可靠性。