陕西票据使用管理制度

陕西票据使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司票据管理，规范票据使用行为，保障公司财务安全，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在陕西地区范围内涉及的各类票据使用管理，包括但不限于发票、收据、支票、汇票等。（三）基本原则1.合法性原则：票据的使用必须符合国家法律法规及税务部门的相关规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实、合法、有效。3.准确性原则：票据的填写必须准确、完整，不得涂改、伪造。4.安全性原则：加强票据的保管和使用安全，防止票据丢失、被盗用等情况发生。二、票据种类及管理职责（一）发票1.种类：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。2.管理职责财务部：负责发票的申购、开具、保管、核销等工作。设置专门的发票管理岗位，配备专业人员负责发票管理事宜。定期对发票的使用情况进行盘点和检查，确保发票的安全。业务部门：在发生经济业务时，应及时向财务部提供开票所需的相关资料，配合财务部做好发票开具工作。对取得的发票进行初审，确保发票的真实性、合法性和有效性，并及时传递给财务部。审计部门：负责对发票的使用情况进行审计监督，检查发票的开具、取得是否符合规定，防止违规使用发票行为的发生。（二）收据1.种类：包括公司自制收据、财政监制收据等。2.管理职责财务部：负责收据的印制、编号、发放、保管、核销等工作。建立收据领用登记制度，详细记录收据的领用日期、号码、领用人等信息。定期对收据的使用情况进行检查，确保收据的安全。业务部门：在收取款项时，必须使用公司规定的收据，并按照规定的格式和内容填写。收取的款项应及时足额上缴财务部，不得截留、挪用。审计部门：对收据的使用情况进行不定期审计，检查收据的开具、收取是否规范，款项是否及时上缴等。（三）支票1.种类：包括现金支票、转账支票等。2.管理职责财务部：负责支票的购买、保管、签发等工作。设立支票登记簿，详细记录支票的购买日期、号码、用途、金额、领用人等信息。严格按照规定的程序签发支票，确保支票的安全。业务部门：因业务需要使用支票时，应填写支票领用申请表，注明用途、金额等信息，经部门负责人审核、财务负责人审批后，到财务部领取支票。支票使用后，应及时将支票存根及相关凭证交回财务部。审计部门：对支票的使用情况进行审计，检查支票的签发、使用是否符合规定，是否存在违规支付等行为。（四）汇票1.种类：包括银行汇票、商业汇票等。2.管理职责财务部：负责汇票的办理、保管、背书转让等工作。对汇票的取得、使用、背书转让等情况进行详细记录，确保汇票的安全。业务部门：在涉及汇票业务时，应配合财务部做好相关工作，提供必要的资料和信息。对取得的汇票进行妥善保管，防止丢失、被盗用等情况发生。审计部门：对汇票的使用情况进行审计监督，检查汇票的办理、使用是否符合规定，背书转让是否合规等。三、票据申购与领用（一）申购1.财务部根据公司业务需求，定期编制票据申购计划，注明申购票据的种类、数量等信息。2.申购计划经财务负责人审核、公司领导审批后，由财务部指定专人负责办理票据申购手续。3.申购票据时，应向相关部门或机构提交申购申请，并按照要求提供有关资料，确保申购手续的合规性。（二）领用1.发票、收据等票据由财务部统一管理，设立专门的票据存放区域。2.业务部门因工作需要领用票据时，应填写票据领用申请表，注明领用票据的种类、数量、用途等信息。3.票据领用申请表经部门负责人审核、财务负责人审批后，到财务部领取票据。财务部应在票据领用申请表上签字确认，并登记票据的领用日期、号码、领用人等信息。4.领用人应妥善保管领用的票据，不得转借、转让他人使用。如因工作变动等原因不再使用票据时，应及时将未使用的票据交回财务部核销。四、票据开具与取得（一）开具1.财务部应按照国家税收法律法规及公司财务制度的规定开具发票。开具发票时，应确保发票内容真实、准确、完整，不得虚开发票。2.发票开具的基本内容包括：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、合计金额、价税合计（大写、小写）、备注等。3.开具发票应使用防伪税控系统或其他合法的开票软件，按照规定的格式和要求打印发票。发票开具后，应加盖公司发票专用章。4.对于增值税专用发票的开具，应严格按照增值税专用发票的开具规定执行，确保发票的抵扣联和发票联内容一致、字迹清晰、印章齐全。（二）取得1.业务部门在取得外来票据时，应严格审核票据的真实性、合法性和有效性。审核内容包括：票据的名称、号码、开票日期、购买方名称及纳税人识别号、销售方名称及纳税人识别号、项目内容、金额、税率、税额、发票专用章等。2.取得的发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票上应加盖销售方发票专用章。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。3.业务人员取得发票后，应及时将发票传递给财务部。财务部在收到发票后，应再次进行审核，审核无误后按照公司财务制度的规定进行账务处理。4.对于取得的收据，应区分不同情况进行处理。公司自制收据仅限于公司内部使用，不得用于对外结算；财政监制收据应严格按照财政部门的规定使用。五、票据保管与安全（一）保管1.财务部应设立专门的票据保管仓库或保险柜，配备必要的安全设施，确保票据的安全存放。2.发票、收据等票据应按照种类、号码顺序进行存放，便于查找和核对。3.支票、汇票等重要票据应实行专人保管，不得随意交予他人代管。保管人员应严格遵守票据保管制度，确保票据的安全。4.财务部应定期对票据进行盘点，核对票据的实际数量与账面数量是否一致，检查票据的保管情况是否良好。如发现票据短缺、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（二）安全1.加强票据保管人员的安全意识教育，提高其防范风险的能力。保管人员应妥善保管好个人的钥匙、密码等，防止他人获取。2.对存放票据的仓库或保险柜应安装必要的防盗、防火、防潮等设施，确保票据的安全。3.在票据的传递过程中，应采取必要的安全措施，如专人护送、密封包装等，防止票据丢失、被盗用等情况发生。4.如发生票据丢失、被盗用等情况，应立即向公司领导报告，并及时采取挂失、报警等措施，最大限度地减少公司损失。同时，应配合相关部门进行调查处理，查明原因，追究相关人员的责任。六、票据核销与归档（一）核销1.财务部应定期对已使用的票据进行核销。核销时，应核对票据的使用情况与实际业务发生情况是否一致，检查票据的开具、取得是否符合规定。2.发票核销应按照税务部门的要求进行，填写发票使用情况表，注明发票的开具金额、税额、领用存情况等信息。将已使用的发票存根联、作废发票等整理装订成册，妥善保管。3.收据核销应检查收据的开具金额、收取款项情况等是否与实际业务相符。将已使用的收据存根联整理装订成册，交专人保管。4.支票、汇票等票据核销应核对支票、汇票的使用情况与支票领用申请表、汇票业务记录等是否一致。检查支票、汇票的背书转让、款项支付等是否合规。将支票存根、汇票复印件等相关凭证整理归档。（二）归档1.票据核销后，应按照会计档案管理的要求进行归档。归档的票据应包括发票存根联、收据存根联、支票存根、汇票复印件、票据领用申请表、发票使用情况表等相关资料。2.归档资料应按照时间顺序、种类等进行分类整理，编制档案目录，便于查找和查阅。3.票据档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。七、票据监督与检查（一）内部监督1.财务部应定期对票据的使用情况进行自查，检查票据的申购、领用、开具、取得、保管、核销等环节是否符合规定。2.审计部门应定期对票据的使用情况进行审计，检查票据管理内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。3.公司内部各部门应配合财务部、审计部门的工作，如实提供与票据使用相关的资料和信息，接受监督检查。（二）外部检查1.公司应积极配合税务机关、财政部门等相关部门的票据检查工作，如实提供票据使用情况等相关资料。2.对于相关部门检查发现的问题，公司应及时进行整改，按照要求补缴税款、滞纳金等，并承担相应的法律责任。八、违规处理（一）对违规使用票据行为的界定1.虚开发票、开具与实际经营业务不符的发票等行为。2.未按规定取得发票，取得不符合规定的发票作为财务报销凭证等行为。3.转借、转让、代开发票，私自印制、伪造、变造发票等行为。4.未按规定保管票据，导致票据丢失、被盗用等行为。5.未按规定进行票据核销，隐瞒票据使用情况等行为。6.其他违反国家法律法规及公司票据使用管理制度的行为。（二）违规处理措施1.对于