全公司钥匙管理制度

全公司钥匙管理制度总则目的为了加强公司钥匙的管理，确保公司财产安全，规范钥匙的使用、保管和交接流程，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、仓库、机房、设备设施等场所的钥匙管理。管理原则1.责任到人原则：明确每把钥匙的责任人，确保钥匙的使用和保管有专人负责。2.安全第一原则：保障公司财产安全，防止因钥匙管理不善导致的安全事故。3.规范流程原则：制定统一、规范的钥匙使用、保管和交接流程，确保各项操作有序进行。钥匙分类及管理职责钥匙分类1.办公区域钥匙：包括办公室、会议室、档案室等房间的门锁钥匙。2.仓库钥匙：各类原材料库、成品库、备品备件库等仓库的门锁钥匙。3.机房钥匙：服务器机房、网络机房等重要机房的门锁钥匙。4.设备设施钥匙：如电梯机房、配电室、消防设备房等设备设施的门锁钥匙。5.特殊区域钥匙：如财务室、保险柜等特殊区域的钥匙。管理职责1.行政部门负责制定和完善钥匙管理制度，并监督制度的执行情况。统一管理公司所有钥匙的备份，建立钥匙管理档案，记录钥匙的种类、数量、使用部门、责任人等信息。定期对钥匙管理情况进行检查，确保钥匙的安全保管和正常使用。负责新员工入职、员工岗位调动、离职等情况下钥匙的交接工作。2.使用部门负责本部门所使用钥匙的日常保管和使用，确保钥匙的安全和正常使用。如发现钥匙丢失、损坏或无法正常使用，应及时向行政部门报告，并协助进行处理。配合行政部门做好钥匙的交接工作，确保钥匙交接的准确性和完整性。3.钥匙责任人负责具体钥匙的保管和使用，严格按照规定的流程进行操作。不得擅自将钥匙转借他人或带出公司，如有特殊情况需要转借或带出，必须经过上级领导批准，并做好记录。妥善保管钥匙，防止钥匙丢失、损坏或被盗。如发现钥匙有异常情况，应及时向部门负责人和行政部门报告。钥匙的领取与发放新办公区域钥匙领取1.新办公区域装修完毕并验收合格后，施工单位将钥匙移交行政部门。2.行政部门对钥匙进行核对、编号，并登记造册，建立钥匙管理档案。3.根据公司办公安排，行政部门将新办公区域钥匙发放给使用部门负责人，由使用部门负责人分配给具体使用人员。新员工入职钥匙发放1.新员工入职时，所在部门负责人向行政部门提交《钥匙领取申请表》，注明所需领取钥匙的种类和数量。2.行政部门根据申请表，从钥匙管理档案中取出相应钥匙，并发放给新员工。3.新员工在《钥匙领取登记表》上签字确认领取钥匙，并承诺遵守钥匙管理制度。临时借用钥匙1.因工作需要临时借用钥匙的，需填写《钥匙借用申请表》，注明借用原因、借用时间、归还时间等信息。2.《钥匙借用申请表》经部门负责人批准后，交行政部门审核。3.行政部门审核通过后，将钥匙借给申请人，并做好登记。4.申请人在借用期满后，应及时归还钥匙，并在《钥匙借用登记表》上签字确认。钥匙的保管保管要求1.钥匙责任人应妥善保管钥匙，不得随意放置，防止钥匙丢失或损坏。2.个人使用的钥匙应随身携带，不得随意交给他人代管。如需离开岗位，应将钥匙妥善保管好，如放入抽屉并锁好或交给部门负责人指定的人员代管。3.对于重要区域的钥匙，如财务室、机房等，应采取额外的保管措施，如存放在保险柜中或安装钥匙保管箱等。保管环境1.钥匙应存放在干燥、通风、安全的地方，避免受潮、生锈或损坏。2.不得将钥匙与易燃、易爆、腐蚀性物品存放在一起，防止钥匙受到损坏。定期检查1.钥匙责任人应定期对所保管的钥匙进行检查，确保钥匙的完好无损。如发现钥匙有损坏或丢失，应及时向部门负责人和行政部门报告，并采取相应的措施。2.行政部门应定期对公司所有钥匙进行抽查，检查钥匙的保管情况和使用情况，发现问题及时督促整改。钥匙的使用使用规范1.钥匙责任人应按照规定的用途使用钥匙，不得擅自将钥匙用于其他目的。2.使用钥匙时应轻插轻拔，避免用力过猛导致钥匙损坏或锁芯损坏。3.不得随意更换锁芯或门锁，如需更换，必须经过行政部门批准，并由行政部门统一安排更换。门禁系统钥匙使用1.门禁系统钥匙仅限授权人员使用，严禁非授权人员使用门禁系统钥匙开启门禁。2.门禁系统钥匙使用人员应妥善保管自己的门禁卡，不得将门禁卡转借他人或随意丢弃。如发现门禁卡丢失或被盗，应及时向行政部门报告，并办理挂失和补办手续。3.使用门禁系统钥匙开启门禁时，应按照正确的操作方法进行操作，不得强行开启或破坏门禁系统。钥匙的交接员工岗位调动交接1.员工岗位调动时，原部门负责人应通知行政部门，由行政部门安排钥匙交接工作。2.原钥匙责任人应将所保管的钥匙全部移交给新的钥匙责任人，并填写《钥匙交接清单》，双方签字确认。3.新的钥匙责任人在接收钥匙后，应认真核对钥匙的数量和种类，确保与《钥匙交接清单》一致。如发现问题，应及时向行政部门报告。员工离职交接1.员工离职时，所在部门负责人应督促员工办理钥匙交接手续。2.员工应将所保管的公司钥匙全部交回给行政部门，并填写《钥匙交接清单》，双方签字确认。3.行政部门在收到员工交回的钥匙后，应对钥匙进行核对和检查，如发现钥匙有丢失或损坏，应按照规定要求员工进行赔偿。钥匙管理人员变动交接1.钥匙管理人员因工作调动、离职等原因需要更换时，应及时办理钥匙交接手续。2.原钥匙管理人员应将所保管的钥匙管理档案、备用钥匙等相关资料全部移交给新的钥匙管理人员，并填写《钥匙管理人员交接清单》，双方签字确认。3.新的钥匙管理人员在接收钥匙管理资料后，应认真核对资料的完整性和准确性，如发现问题，应及时向行政部门报告。钥匙的挂失与补办钥匙挂失1.钥匙责任人发现钥匙丢失后，应立即向部门负责人和行政部门报告，并填写《钥匙挂失申请表》。2.《钥匙挂失申请表》应注明丢失钥匙的种类、数量、丢失时间、丢失地点等信息。3.行政部门在收到《钥匙挂失申请表》后，应立即采取措施，如对丢失钥匙进行挂失登记，通知相关部门和人员注意防范风险等。钥匙补办1.对于因丢失或损坏需要补办的钥匙，钥匙责任人应填写《钥匙补办申请表》，注明补办原因、所需补办钥匙的种类和数量等信息。2.《钥匙补办申请表》经部门负责人批准后，交行政部门审核。3.行政部门审核通过后，安排人员进行钥匙补办工作。补办钥匙所需费用由责任人承担。4.新补办的钥匙发放给钥匙责任人后，应及时进行登记，并更新钥匙管理档案。钥匙的损坏与赔偿钥匙损坏1.因正常使用导致钥匙损坏的，钥匙责任人应及时向行政部门报告，并填写《钥匙损坏报告表》。2.《钥匙损坏报告表》应注明损坏钥匙的种类、数量、损坏原因、损坏时间等信息。3.行政部门根据实际情况，安排人员进行钥匙更换或维修。钥匙赔偿1.因保管不善、违规使用等原因导致钥匙丢失或损坏的，钥匙责任人应按照规定进行赔偿。2.赔偿标准根据钥匙的种类和价值确定，具体赔偿金额由行政部门核定。3.钥匙责任人应在规定时间内将赔偿款交至行政部门，行政部门在收到赔偿款后，出具收款凭证。钥匙的报废报废条件1.钥匙因使用年限过长、磨损严重、损坏无法修复等原因，已无法正常使用的，可申请报废。2.因公司办公区域调整、门锁更换等原因，原使用的钥匙已不再使用的，可申请报废。报废流程1.钥匙责任人填写《钥匙报废申请表》，注明报废原因、报废钥匙的种类和数量等信息。2.《钥匙报废申请表》经部门负责人审核后，交行政部门审批。3.行政部门审批通过后，对报废钥匙进行登记，并统一处理。监督与检查监督部门公司行政部门负责对钥匙管理制度的执行情况进行监督检查。检查内容1.钥匙的领取、发放、保管、使用、交接等环节是否符合规定。2.钥匙管理档案是否完整、准确，是否及时更新。3.钥匙的保管环境是否符合要求，是否存在安全隐患。4.钥匙责任人是否按照规定履行职责，是否存在违规行为。检查方式1.定期检查：行政部门定期对公司钥匙管理情况进行全面检查，检查周期为[具体检查周期]。2.不定期抽查：行政部门不定期对部分部门或区域的钥匙管理情况进行抽查。3.专项检查：针对特定事件或问题，行政部门组织开展专项检查，如在发生钥匙丢失或安全事故后进行专项检查。检查结果处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求责任部门或责任人限期整改。2.责任部门或责任人应在规定时间内将整改情况书面报告行政部门。行政部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。3.对于违反钥匙管理制度的行为，行政部门将按照公司相关规