保密及印章管理制度

保密及印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密工作，确保公司商业秘密的安全，规范公司印章的使用与管理，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工、实习生、劳务派遣人员等，以及与公司有业务往来的外部合作伙伴、供应商、客户等。（三）基本原则1.保密原则公司全体员工应严格遵守保密制度，保守公司商业秘密，不得向任何第三方披露公司秘密信息。对于涉及公司商业秘密的文件、资料、数据等，应妥善保管，采取必要的保密措施，防止泄露。2.印章使用审批原则公司印章的使用必须经过严格的审批流程，确保印章使用的合法性、合理性和安全性。未经授权，任何人不得擅自使用公司印章。3.责任追究原则对于违反保密制度或印章管理制度的行为，公司将追究相关人员的责任，视情节轻重给予相应的处罚。构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。二、保密制度（一）保密范围1.商业秘密公司的产品研发、生产工艺、技术诀窍、配方、客户信息、市场策略、销售渠道、财务数据等属于商业秘密范畴。商业秘密是公司的核心竞争力所在，对公司的生存和发展具有重要意义。2.技术秘密公司拥有的专利技术、软件著作权、技术方案、技术图纸、技术文档等技术信息属于技术秘密。技术秘密是公司技术创新的成果体现，应予以严格保密。3.经营秘密公司的采购计划、销售合同、定价策略、招投标文件、商业合作协议等经营信息属于经营秘密。经营秘密关系到公司的市场运营和商业利益，需妥善保护。4.其他秘密公司内部会议纪要、决策过程、人事信息、财务状况等其他涉及公司利益的信息也属于保密范围。（二）保密措施1.物理隔离措施对涉及公司秘密的文件、资料、数据等应存放在专门的保密场所，如保险柜、保密文件柜等，并采取必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。对于重要的计算机设备，应设置密码保护，并安装防病毒软件和防火墙，防止外部非法入侵。2.人员管理措施与涉及公司秘密的员工签订保密协议，明确其保密义务和责任。加强对员工的保密培训，提高员工的保密意识和技能，使其了解保密制度的要求和违反保密制度的后果。对涉及公司秘密的岗位，应进行严格的背景审查和人员筛选，确保员工具备良好的职业道德和保密意识。3.文件管理措施对涉及公司秘密的文件、资料、数据等应进行分类、编号、登记，并注明密级。严格控制文件的发放范围，只向需要知悉的人员发放，并要求其签收。对于不再使用的秘密文件、资料、数据等，应及时进行销毁，确保不留痕迹。4.网络信息管理措施对公司内部网络进行安全防护，设置访问权限，限制无关人员的访问。对于在网络上传输的涉及公司秘密的信息，应进行加密处理，防止信息泄露。禁止员工在公司内部网络和外部网络上传播公司秘密信息，不得将公司秘密信息存储在个人移动存储设备或其他非公司指定的存储介质上。（三）保密协议1.签订范围公司与下列人员签订保密协议：高级管理人员；涉及公司核心技术、商业秘密、经营秘密等重要信息的员工；因工作需要接触公司秘密的其他人员，如外部合作伙伴、供应商、客户等。2.协议内容保密协议应明确保密的范围、期限、双方的权利和义务、违约责任等内容。保密期限一般为自协议签订之日起[x]年。员工违反保密协议的，应承担违约责任，向公司支付违约金，并赔偿公司因此遭受的损失。3.协议变更与解除在保密协议履行期间，如因客观情况发生变化，需要变更或解除协议的，双方应协商一致，并签订书面协议。员工离职时，应将涉及公司秘密的文件、资料、数据等全部交回公司，并办理保密协议解除手续。（四）保密监督与检查1.监督机构公司设立保密委员会，负责统筹协调公司的保密工作，监督保密制度的执行情况。保密委员会由公司高层管理人员、各部门负责人等组成，主任由公司总经理担任。2.检查方式保密委员会定期对公司的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、保密措施的落实情况、保密协议的签订与履行情况等。同时，公司还将不定期进行保密抽查，发现问题及时整改。3.违规处理对于违反保密制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。如因员工违反保密制度给公司造成损失的，员工应承担赔偿责任。三、印章管理制度（一）印章种类1.公司公章公司公章是公司对外行使权力的重要象征，用于签署各类重要文件、合同、协议等。2.法定代表人章法定代表人章用于特定的文件签署或财务结算等业务。3.合同专用章合同专用章专门用于签订公司各类合同。4.财务专用章财务专用章用于公司财务结算、票据开具等财务业务。5.部门章部门章由各部门根据工作需要申请刻制，用于部门内部文件的签署等。（二）印章的刻制与启用1.刻制流程公司印章的刻制必须经过严格的审批程序。由需要刻制印章的部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报总经理批准。印章刻制申请批准后，由公司行政部门统一安排到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.启用流程印章刻制完成后，行政部门应及时将印章取回，并进行登记备案。印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报总经理批准。印章启用时，应在《印章使用登记表》上进行首次登记，记录印章启用的时间、地点、使用人等信息。（三）印章的保管1.保管原则公司印章应实行专人保管制度，确保印章的安全。印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.保管职责公司公章、法定代表人章、合同专用章由公司行政部门指定专人保管；财务专用章由公司财务部门指定专人保管。部门章由各部门负责人指定专人保管，并报公司行政部门备案。印章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。如发现印章有损坏或遗失的情况，应及时向公司报告，并采取相应的补救措施。（四）印章的使用1.使用流程公司印章的使用必须填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。申请表经用印部门负责人签字、分管领导审核后，报总经理批准（根据公司规定，部分印章使用可能只需分管领导批准）。印章保管人在收到经批准的《印章使用申请表》后，应对用印文件进行认真核对，确保用印内容与申请表一致。核对无误后，印章保管人在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记，记录用印时间、用印人、用印事项等信息。2.使用范围公司公章主要用于签署公司对外的重要文件、合同、协议等；法定代表人章用于特定的文件签署或财务结算等业务；合同专用章专门用于签订公司各类合同；财务专用章用于公司财务结算、票据开具等财务业务。部门章仅限于在部门内部文件上使用，不得对外使用。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先履行印章使用审批程序的，用印部门应电话向分管领导报告，经同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件的用印，公司应进行严格的审核，必要时可聘请法律顾问进行审查。（五）印章的停用与销毁1.停用流程因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要停用印章的，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称等信息。申请表经部门负责人签字、分管领导审核后，报总经理批准。印章停用后，行政部门应及时将印章收回，并进行登记备案。2.销毁流程对于停用的印章，行政部门应按照公司规定进行销毁。销毁印章时，应由行政部门、财务部门等相关人员共同在场监督。销毁完成后，参与销毁的人