项目采购合同管理制度

项目采购合同管理制度（一）目的为加强公司项目采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，降低采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目采购合同的管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购合同。（三）基本原则1.依法依规原则：采购合同的签订、履行等必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）采购申请与审批1.项目需求部门根据项目需要提出采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。2.采购申请应按照公司内部审批流程进行审批，经相关部门负责人、分管领导、总经理等审批通过后，方可进入采购环节。（二）供应商选择与评估1.采购部门根据采购申请，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商库等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果，作为后续选择供应商的依据。（三）合同谈判与起草1.采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利义务、合同条款、价格、交货期、质量标准等内容。2.根据谈判结果，由采购部门起草采购合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，确保合同条款完整、准确、清晰。（四）合同审核与签订1.采购合同文本起草完成后，提交公司法务部门进行审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性、风险防范等方面内容。2.法务部门审核通过后，合同文本提交相关部门负责人、分管领导进行审批。审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订采购合同。三、合同履行管理（一）合同交底1.采购合同签订后，采购部门应及时组织相关部门进行合同交底，向项目需求部门、仓储部门、财务部门等详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等。2.合同交底应形成书面记录，参与交底的人员应签字确认。（二）供应商履约跟踪1.采购部门负责对供应商的履约情况进行跟踪，及时了解供应商的生产进度、质量控制、交货期等情况。2.定期与供应商沟通协调，解决履约过程中出现的问题，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。（三）货物验收1.仓储部门负责对采购货物进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准、数量要求等对货物进行检验。2.验收合格的货物应及时办理入库手续；验收不合格的货物，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（四）付款管理1.财务部门根据采购合同约定的付款方式和付款期限，审核付款申请。2.付款申请经财务部门负责人、分管领导审批通过后，办理付款手续。付款时应严格按照合同约定执行，确保付款的准确性和及时性。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同内容，合同双方应协商一致，并提出变更申请。2.变更申请应详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。（二）变更审批1.变更申请提交后，按照公司内部审批流程进行审批。审批过程中应充分评估变更对合同双方权利义务、项目进度、成本等方面的影响。2.经审批通过的变更申请，方可作为变更合同的依据。（三）变更合同签订1.根据变更审批结果，由合同双方协商起草变更合同文本。变更合同文本应明确变更的具体内容及双方的权利义务调整情况。2.变更合同文本经公司法务部门审核、相关部门负责人及分管领导审批通过后，由合同双方签订变更合同。五、合同终止管理（一）终止原因1.采购合同在履行完毕后，自然终止。2.因以下原因之一，可提前终止采购合同：双方协商一致同意终止合同；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；因不可抗力等原因导致合同无法履行。（二）终止通知1.合同终止时，提出终止的一方应及时通知另一方，并说明终止的原因和时间。2.通知应以书面形式发出，并要求对方签字确认收到通知。（三）合同清算1.合同终止后，双方应按照合同约定进行清算。清算内容包括货物交付、款项支付、质量保证金退还等。2.清算完成后，双方应签订合同终止清算协议，明确双方的权利义务已经结清。六、合同档案管理（一）档案收集1.采购合同签订后，采购部门应及时收集合同文本、相关审批文件、谈判记录、变更协议、终止清算协议等资料。2.收集的资料应确保完整、准确，不得遗漏重要信息。（二）档案整理1.采购部门对收集到的合同档案资料进行整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号。2.整理后的档案资料应装订成册，编制目录，便于查阅。（三）档案保管1.合同档案由公司档案室统一保管。档案室应建立健全档案保管制度，确保档案的安全存放。2.档案保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行。期满后，按照档案销毁程序进行销毁。（四）档案查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅人员应遵守档案室的规定，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。如需复印档案资料，应经档案室同意，并办理相关手续。七、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对采购合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节是否符合本制度规定。2.监督检查过程中发现的问题，应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.建立采购合同管理考核评价机制，对采购部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标包括合同签订的规范性、履行的及时性和准确性、变更与终止管理的合规性、档案管理的完整性等方面。