银行活动台账管理制度

银行活动台账管理制度一、总则（一）目的为加强银行各类活动的管理与跟踪，确保活动有序开展、资源合理利用、效果有效评估，特制定本台账管理制度。通过建立规范的活动台账，实现活动全流程的清晰记录与监控，提高银行活动管理的科学性、精细化水平，提升活动对业务发展、客户关系维护等方面的积极作用。（二）适用范围本制度适用于银行内部组织或参与的各类营销活动、客户回馈活动、培训活动、会议活动等，包括线上和线下的各类活动形式。（三）基本原则1.准确性原则：台账记录应真实、准确反映活动的实际情况，确保数据的可靠性。2.完整性原则：涵盖活动从策划、执行到结束的全过程信息，不遗漏重要环节和数据。3.及时性原则：活动相关信息应及时记录，避免事后补记导致信息不准确或不完整。4.保密性原则：涉及客户信息、活动策略等敏感内容应严格保密，防止信息泄露。二、活动台账的建立（一）台账分类1.营销活动台账：记录各类营销产品推广活动，如信用卡促销、理财产品营销、贷款优惠活动等。活动名称、活动时间、活动地点（如有）、活动目标客户群体。活动内容及形式，包括宣传渠道、推广方式、优惠政策等。参与活动的员工及职责分工。活动预算及实际支出明细。客户参与情况，如参与人数、新客户拓展数量、业务办理量等。活动效果评估，如销售额增长、客户满意度提升等数据。2.客户回馈活动台账：用于记录针对现有客户开展的回馈活动，如节日礼品赠送、积分兑换、专属会员活动等。活动主题、活动时间、活动对象。活动内容，如回馈形式、礼品清单、积分规则等。客户参与人数、客户反馈情况。活动成本及对客户忠诚度的影响分析。3.培训活动台账：记录银行内部培训课程、外部培训交流等活动。培训主题、培训时间、培训地点。培训讲师信息（内部或外部）、培训内容简介。参与培训的员工名单、培训签到记录。培训效果评估，如员工考试成绩、技能提升情况、培训满意度调查结果等。培训费用支出明细。4.会议活动台账：涵盖银行各类内部会议、业务研讨会、与外部机构的合作会议等。会议名称、会议时间、会议地点。会议目的、议程安排。参会人员名单、会议签到表。会议决议事项、执行情况跟踪记录。会议费用明细，包括场地租赁、餐饮、资料印刷等费用。（二）台账记录方式1.采用电子表格形式建立活动台账，如Excel文档，便于数据录入、查询、统计和分析。2.台账应按照活动类别和时间顺序进行分类整理，每个活动建立独立的记录页面。3.在台账中设置必要的字段，确保涵盖活动的关键信息，字段定义应清晰明确，易于理解和填写。（三）台账初始化在本制度实施初期，应对已开展但未进行规范记录的活动进行台账初始化工作。由相关活动负责人按照台账分类要求，补充完整活动的历史信息，并确保信息的准确性和完整性。初始化工作应在规定时间内完成，并提交审核。三、活动台账的记录与更新（一）记录职责分工1.活动策划部门：负责在活动策划阶段明确活动的基本信息、目标设定等内容，并及时将相关信息传递给台账记录人员。在活动执行过程中，及时反馈活动进展情况，如客户参与动态、活动效果初步数据等。2.活动执行人员：具体负责活动现场的组织与实施，准确记录活动现场的实际情况，如客户签到数量、业务办理实时数据、活动突发情况等，并定期向台账记录人员汇报。3.财务部门：负责提供活动预算编制及实际费用支出的明细信息，确保费用数据的准确记录，并及时与台账记录人员核对费用相关信息。4.台账记录人员：负责汇总各部门提供的活动信息，按照台账记录要求及时、准确地记录活动全过程信息，确保台账数据的完整性和连贯性。对台账数据进行定期维护和更新，保证数据的时效性。（二）记录频率1.对于短期活动，在活动期间应每天记录活动进展情况，活动结束后及时完成活动总结记录，包括最终效果评估等内容。2.对于长期活动，每周至少记录一次活动进展，重点记录活动期间的关键数据变化、重要事件等。每月进行一次阶段性总结记录，全面评估活动效果及存在的问题。3.活动涉及的费用支出应在每笔费用发生后及时记录，确保费用台账与财务账目一致。（三）数据更新1.根据活动实际执行情况和反馈信息，及时更新台账中的相关数据。如客户参与人数发生变化、活动内容调整、费用支出明细变动等，应在台账中同步更新，保证数据的实时性和准确性。2.活动结束后，对活动效果评估数据进行整理和分析，将最终评估结果更新到台账中，并对活动进行全面总结，为后续活动提供参考。四、活动台账的审核与监督（一）审核流程1.活动台账记录人员完成活动信息记录后，先进行自我审核，检查记录内容的准确性、完整性和逻辑性。2.自我审核无误后，将台账提交给活动负责人进行审核。活动负责人应重点审核活动目标达成情况、活动执行与策划的一致性、数据的真实性等方面，对发现的问题及时反馈给台账记录人员进行修正。3.活动负责人审核通过后，台账提交至部门主管进行终审。部门主管从整体业务角度对活动台账进行审核，确保活动符合部门业务目标和银行整体战略方向，对活动效果、资源利用等方面进行综合评估，提出审核意见。（二）监督机制1.银行内部审计部门定期对活动台账进行抽查，检查台账记录的规范性、数据的真实性以及活动执行与台账记录的一致性。2.建立活动台账监督反馈渠道，鼓励员工对活动台账记录中的问题进行反馈。对于核实的问题，及时要求相关责任人进行整改，并跟踪整改情况。3.将活动台账管理情况纳入部门和员工绩效考核体系，对台账记录准确、完整，活动管理规范的部门和个人给予相应奖励；对台账管理不善、存在问题较多的部门和个人进行绩效扣分或其他处罚。五、活动台账的查询与使用（一）查询权限1.活动策划与执行人员：可查询与自己负责活动相关的详细台账信息，包括活动策划文档、执行记录、客户参与情况等，以便及时了解活动进展，调整活动策略。2.部门主管：有权查询本部门所有活动台账，全面掌握部门活动开展情况，进行活动效果分析、资源调配等决策支持。3.财务人员：根据工作需要，可查询活动费用相关台账信息，用于费用核算、成本控制和财务分析。4.其他相关人员：如风险管理部门、市场营销分析团队等，经授权后可查询特定活动台账数据，用于风险评估、市场分析等工作。（二）数据使用规范1.各部门和人员应根据活动台账数据进行合理分析和利用，不得擅自修改、删除台账数据。如需对数据进行统计分析，应使用规范的统计方法和工具，确保分析结果的科学性和可靠性。2.活动台账数据主要用于银行内部管理决策、活动效果评估、业务分析等工作。未经银行授权，严禁将台账数据泄露给外部机构或个人。3.在使用活动台账数据进行报告、汇报等工作时，应确保数据的准确性和一致性，对数据来源和分析方法进行清晰说明，以便相关人员理解和参考。六、活动台账的存档与保管（一）存档要求1.活动台账应定期进行存档，形成电子档案和纸质档案（如有需要）。电子档案应按照年度、活动类别进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。2.纸质档案应与电子档案内容一致，打印成册后进行装订，并在档案封面注明活动名称、时间、档案类别等信息。3.对于重要活动的台账，应同时保存相关的活动策划方案、执行报告、客户反馈等资料，与活动台账一同归档，形成完整的活动档案。（二）保管期限1.一般活动台账的电子档案和纸质档案保管期限为[X]年，自活动结束之日起计算。2.对于涉及重大业务决策、重要客户关系维护、具有特殊历史意义或对银行有长期影响的活动台账，保管期限为[X]年或根据银行相关规定执行。3.在保管期限届满后，如需销毁活动台账档案，应按照银行档案管理规定进行审批和销毁操作，确保档案信息的安全销毁，防止信息泄露。七、