行业协会档案管理制度

行业协会档案管理制度一、总则（一）目的为加强行业协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行业协会机关各部门、所属各分支机构及全体工作人员。（三）档案定义本制度所称档案，是指行业协会在各项工作活动中直接形成的，对国家、社会和协会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理协会设立综合档案室，负责对全协会档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，接受综合档案室的业务指导。2.集中管理协会的各类档案由综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存或销毁档案。3.完整准确档案管理人员应确保档案的收集齐全、整理规范、内容完整、表述准确，如实反映协会工作的历史全貌。4.方便利用档案管理应遵循方便利用的原则，建立健全档案检索体系，提高档案查阅效率，为协会各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定协会档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管协会各类档案，确保档案的完整与安全。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施。5.开展档案编研工作，根据协会工作需要，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革等。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。7.对各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案工作人员的业务培训。（二）部门档案员1.负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室开展档案查阅、利用等工作，及时提供本部门相关档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，发现问题及时向综合档案室报告。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.协会在各项工作活动中形成的文件材料，包括会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、合同协议、会员资料、业务活动记录、科研成果、荣誉证书等。2.协会组织召开的各类会议的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要、记录等。3.协会与上级主管部门、政府部门、其他社会组织及会员单位之间往来的文件材料，包括请示、报告、批复、函件、通知等。4.协会开展业务活动形成的文件材料，如调研考察报告、行业标准制定文件、行业规范、培训资料、活动方案、宣传资料等。5.协会财务工作形成的文件材料，如预算、决算、财务报表、审计报告、会计凭证、账簿等。6.协会人事管理工作形成的文件材料，如人员招聘、任免、考核、培训、奖惩等文件。7.协会固定资产管理、物资采购等工作形成的文件材料，如固定资产登记清单、采购合同、验收报告等。8.协会获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物及相关证明材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对收集到的文件材料，应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年归档完毕。2.跨年度的会议文件、业务项目文件等，应在项目结束后及时归档。3.协会工作人员因工作调动或离职时，应将个人保管的文件材料全部移交所在部门档案员，办理交接手续。（四）归档程序1.各部门档案员对收集整理好的文件材料进行分类、组卷，填写卷内文件目录，装订成册，并编制案卷封面和备考表。2.按照档案分类方案，对整理好的案卷进行编号，编写档号。档号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.填写档案移交清单，详细注明案卷数量、名称、档号等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份交综合档案室。4.各部门档案员将整理好的档案及移交清单一并移交综合档案室，双方办理交接手续，签字确认。四、档案的整理（一）分类原则协会档案按照年度机构保管期限分类法进行整理。即先将档案按年度分开，再按机构（部门）分类，最后根据保管期限分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三类。（二）分类方法1.党群工作类：包括协会党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理类：涵盖协会日常行政事务管理、办公会议、人事、财务、后勤保障等方面的文件材料。3.业务活动类：主要是协会开展各类业务活动形成的文件材料，如行业调研、标准制定、培训、交流合作、会员服务等。4.财务管理类：集中存放协会财务预算、决算、会计核算、审计等方面的文件材料。5.人事管理类：包含协会人员招聘、考核、培训、奖惩、任免等人事工作相关文件。6.固定资产管理类：有关协会固定资产购置、使用、处置等方面的文件材料。7.声像档案类：以照片、录音、录像等形式记录协会重要活动、会议、领导视察等内容的档案。8.实物档案类：协会获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物及相关证明材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的保管和利用。2.同一案卷内的文件材料应主题相对集中，内容联系紧密，按照文件形成的时间顺序排列，编号清晰。3.卷内文件应去除金属物，破损文件应进行修复，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制或处理。4.案卷装订应牢固、整齐，不掉页、不压字，采用三孔一线的装订方式，装订线应距左侧20mm，距上侧15mm。5.编制的档案目录应准确反映案卷内容，包括档号、案卷题名、年度、保管期限、页数、备注等项目，目录应打印或书写工整，一式两份，一份随档案存放，一份单独成册，作为检索工具。五、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房内应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、窗帘、吸尘器等。（二）档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序，便于查找和管理。档案柜、档案架应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案保管期限1.永久保管协会章程、理事会会议记录、监事会会议记录、财务审计报告、重要业务活动文件、与政府部门签订的重要协议等。协会获得的国家级荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。涉及协会重大权益、具有重要历史价值或长远利用价值的文件材料。2.长期保管（1650年）协会年度工作计划与总结、各类业务活动文件、会员大会会议文件、一般性财务文件等。协会与其他社会组织签订的一般合作协议、重要业务项目的过程性文件等。协会工作人员的人事档案（除需永久保存的部分）。3.短期保管（15年以下）一般性的工作文件、临时性的通知、简报、一般性的业务往来函件等。短期业务活动形成的文件材料，如临时性培训资料、短期调研成果等。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况、装具情况等。2.对破损或褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的质量。3.按照档案保管期限的规定，定期对到期档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报经批准后予以销毁。4.严格执行档案借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。档案库房应专人负责管理，钥匙应由专人保管，非档案管理人员不得擅自使用。5.做好档案库房的安全保卫工作，下班前应关闭库房门窗、电源、空调等设备，确保库房安全。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案信息安全，不得泄露涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案内容。2.本着方便利用、服务工作的原则，为协会各项工作提供及时、有效的档案信息支持。3.严格履行档案查阅手续，未经批准，不得擅自查阅、复印、摘录档案内容。（二）利用范围1.协会工作人员因工作需要查阅档案，用于工作参考、撰写报告、办理业务等。2.会员单位因了解协会工作情况、查询相关业务资料等需要查阅档案。3.上级主管部门、政府部门及其他社会组织因工作需要查阅协会相关档案。4.司法机关因办案需要查阅协会档案。（三）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅人姓名、部门等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合档案室负责人审批。2.查阅重要档案或涉及机密内容的档案，需经协会分管领导批准。3.档案管理人员根据批准的查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自将档案带出档案库房，如需复印、摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，确认无误后办理归还手续。（四）利用登记档案管理人员应对档案查阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、批准人、归还日期等信息，登记册应妥善保管，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案员及相关业务人员组成。鉴定小组负责对协会档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定和协会档案管理的实际情况，结合档案的内容、来源、时间等因素，对档案进行鉴定。鉴定时应重点考虑档案的历史价值、现实利用价值、机密程度等因素。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对到期档案进行清理，逐卷审查档案内容，对档案的保管期限和存毁价值提出初步意见。2.对初步确定为失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细注明档案的档号、题名、年度、保管期限、数量等信息。3.《档案销毁清册》报经协会领导审批后，方可进行销毁。（四）销毁实施档案销毁应指定专人负责，在档案鉴定小组的监督下进行。销毁时应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，销毁人员和监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化扫描1.对协会重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为清晰、完整、可用的PDF格式。2.扫描过程中应确保图像质量，对模糊、褪色、破损等文件应进行预处理，保证扫描后的图像清晰可读。（三）数据录入与挂接1.对扫描后的档案图像进行数据录入，包括档号、题名、年度、保管期限、页数、密级等信息，确保数据准确无误。2.将录入的数据与档案图像进行挂接，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。（四）信息化系统功能1.档案检索功能：能够通过多种检索方式，如档号、题名、关键词、日期等，快速准确地查询到所需档案信息。2.权限管理功能：设置不同的用户权限，对档案的查阅、下载、修改等操作进行严格控制，确保档案信息安全。3.统计分析功能：能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.备份与恢复功能：定期对电子档案数据进行备份，确保数据安全。在数据出现故障时，能够及时进行恢复，保证档案管理工作的正常进行。（五）信息化安全管理1.建