软件资产使用管理制度VIP

软件资产使用管理制度总则目的为加强公司软件资产管理，规范软件资产的采购、使用、维护及处置等行为，保障公司软件资产的安全、有效使用，提高软件资产的使用效益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要使用公司软件资产的外部人员。定义1.软件资产：指公司拥有的各类计算机软件，包括操作系统、办公软件、业务软件、数据库管理系统、开发工具等，以及通过购买、授权、自主开发等方式获得的软件使用权。2.采购：指公司通过购买、租赁、授权等方式获取软件资产的行为。3.使用：指员工在工作中按照规定的权限和方式操作、运行软件资产的行为。4.维护：指对软件资产进行日常检查、更新、升级、故障排除等活动，以确保软件资产正常运行。5.处置：指对不再使用、报废或闲置的软件资产进行转移、核销、出售等处理的行为。软件资产采购管理采购需求评估1.各部门根据业务需求，定期提交软件资产采购申请。申请应详细说明采购软件的名称、版本、功能要求、预计使用人数、使用期限等信息。2.信息技术部门对采购申请进行评估，结合公司现有软件资产情况、技术架构、预算等因素，审核申请的合理性和必要性。对于涉及重大投资或复杂技术的软件采购，应组织相关专家进行论证。采购流程1.采购申请审批：采购申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，提交至采购部门。2.采购实施：采购部门根据审批后的申请，按照公司采购管理规定，通过招标、询价、单一来源采购等方式确定供应商，并签订采购合同。采购合同应明确软件的名称、版本、数量、价格、交付时间、售后服务等条款。3.验收：软件到货后，由信息技术部门会同使用部门按照采购合同要求进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、兼容性、文档等方面。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。采购预算管理1.公司建立软件资产采购预算制度，每年根据业务发展规划和软件资产使用情况，编制软件资产采购预算。2.采购预算应明确软件资产的采购项目、金额、资金来源等信息。采购预算经公司预算管理部门审核后，报公司管理层审批。3.严格控制软件资产采购预算的执行，确保采购支出不超出预算范围。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整流程进行审批。软件资产使用管理使用权限管理1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的软件资产使用权限。使用权限分为只读、读写、管理等不同级别。2.信息技术部门负责为员工分配软件资产使用权限，并定期进行审核和调整。员工应妥善保管自己的账号和密码，不得擅自将账号和密码提供给他人使用。3.对于涉及公司核心业务或敏感信息的软件资产，应采取加密、访问控制等安全措施，严格限制使用人员的范围和权限。使用规范1.员工应按照软件的使用说明书和操作规程使用软件资产，不得擅自修改软件的配置和参数。2.在使用软件资产过程中，如发现软件存在故障或问题，应及时向信息技术部门报告。未经信息技术部门同意，不得自行对软件进行修复或处理。3.员工应尊重软件的知识产权，不得私自复制、传播、转让公司拥有的软件资产。未经授权，不得将公司软件资产用于个人目的或提供给第三方使用。使用记录与审计1.信息技术部门应建立软件资产使用记录制度，记录员工使用软件资产的时间、内容、操作等信息。使用记录应保存一定期限，以便进行审计和追溯。2.定期对软件资产的使用情况进行审计，检查员工是否按照规定的权限和方式使用软件资产，是否存在违规使用行为。对于发现的问题，应及时进行整改，并追究相关人员的责任。软件资产维护管理维护计划制定1.信息技术部门根据软件资产的类型、使用情况、技术发展等因素，制定软件资产维护计划。维护计划应包括维护内容、维护时间、维护人员等信息。2.软件资产维护计划应定期进行评估和调整，确保维护工作的有效性和及时性。对于重要的软件资产，应制定专项维护计划，加强维护力度。日常维护1.信息技术部门按照维护计划，定期对软件资产进行日常维护，包括系统巡检、数据备份、软件更新、安全检查等工作。2.及时处理软件资产出现的故障和问题，确保软件资产的正常运行。对于一般性故障，应在规定时间内修复；对于重大故障，应启动应急预案，尽快恢复系统运行。升级与更新1.根据软件供应商提供的升级信息和公司业务需求，及时对软件资产进行升级和更新。升级和更新应经过严格的测试和审批流程，确保升级和更新后的软件资产稳定可靠。2.在软件升级和更新过程中，应做好数据备份和风险评估工作，制定相应的回滚方案，以应对可能出现的问题。维护文档管理1.信息技术部门应建立软件资产维护文档管理制度，记录软件资产的维护过程、维护结果、故障处理情况等信息。维护文档应包括维护计划、维护记录、升级报告、故障报告等内容。2.维护文档应妥善保管，以便在需要时进行查阅和参考。维护文档的保存期限应符合公司档案管理规定。软件资产处置管理处置评估1.对于不再使用、报废或闲置的软件资产，由使用部门提出处置申请。申请应说明软件资产的名称、版本、现状、处置原因等信息。2.信息技术部门对处置申请进行评估，结合软件资产的使用情况、技术状况、市场价值等因素，审核申请的合理性和必要性。对于涉及知识产权保护或敏感信息的软件资产，应进行特殊处理。处置流程1.处置申请审批：处置申请经部门负责人审核后，报分管领导审批。审批通过后，提交至信息技术部门。2.处置实施：信息技术部门根据审批后的申请，按照公司资产处置管理规定，对软件资产进行处置。处置方式包括转移、核销、出售等。3.处置记录：信息技术部门应记录软件资产的处置过程和结果，填写处置报告，并报公司资产管理部门备案。知识产权保护1.在软件资产处置过程中，应严格遵守国家知识产权法律法规，确保公司软件资产的知识产权得到有效保护。2.对于涉及公司自主开发软件的处置，应按照公司知识产权管理规定，办理相关的知识产权转让或授权手续。监督与检查监督机制1.公司建立软件资产使用监督机制，由信息技术部门和内部审计部门负责对软件资产的采购、使用、维护及处置等情况进行监督检查。2.信息技术部门应定期对软件资产的使用情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。内部审计部门应定期对软件资产的管理情况进行审计，提出审计意见和建议。违规处理1.对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规使用软件资产给公司造成损失的，应依法追究相关人员的赔偿责任。构成犯罪的，将依法移送司