公司档合同管理制度

公司档合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案合同管理，规范档案合同的收集、整理、归档、保管、利用等工作，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经营管理活动中形成的各类档案合同。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案合同由专门的档案管理部门集中统一管理。2.完整性原则：确保档案合同内容完整、准确，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守保密规定，防止档案合同信息泄露。4.高效利用原则：便于档案合同的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案合同管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司档案合同管理制度，并组织实施。2.负责档案合同的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.建立档案合同数据库，实现档案合同的信息化管理。4.定期对档案合同进行检查、鉴定和销毁。5.为公司各部门及员工提供档案合同查询、借阅等服务。（二）合同承办部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作。2.按照档案合同管理要求，及时将合同原件及相关资料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好合同档案的整理、归档等工作。（三）合同审批部门职责1.对合同进行合法性、合规性、合理性审查。2.提出审批意见，确保合同符合公司利益和相关法律法规要求。（四）其他部门职责1.在各自职责范围内，协助档案管理部门做好档案合同管理工作。2.遵守档案合同管理制度，不得擅自处理档案合同。三、档案合同的收集（一）收集范围1.公司与外部单位签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。2.公司内部各部门之间签订的协议、责任书等。3.与合同签订、履行相关的补充协议、变更协议、终止协议等。4.合同谈判过程中的往来文件、会议纪要、信函等。5.合同履行过程中的相关资料，如送货单、验收单、发票、对账单等。（二）收集要求1.合同承办部门应在合同签订后[x]个工作日内，将合同原件及相关资料移交档案管理部门。2.合同承办部门应确保收集的合同及相关资料完整、准确，不得遗漏重要信息。3.对于合同履行过程中的资料，合同承办部门应及时收集整理，并在合同履行完毕后[x]个工作日内移交档案管理部门。（三）收集方式1.主动收集：档案管理部门定期对各部门合同签订及履行情况进行检查，主动收集档案合同。2.移交收集：合同承办部门按照规定将合同原件及相关资料移交档案管理部门。3.归档收集：档案管理部门在接收合同承办部门移交的档案合同后，及时进行整理、归档。四、档案合同的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照合同的性质、类别进行分类，如买卖合同、租赁合同等。2.编号：为每份合同编制唯一的档案编号，编号应具有系统性和逻辑性。3.装订：对合同原件及相关资料进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制合同目录，注明合同编号、名称、签订日期、履行期限、承办部门等信息。（三）整理流程1.档案管理部门接收合同承办部门移交的档案合同后，首先进行初步审核，检查合同及相关资料是否齐全、完整。2.对审核合格的档案合同进行分类，确定每份合同的类别和编号。3.按照分类和编号顺序，对合同进行装订，并编制合同目录。4.将整理好的档案合同存入档案柜或档案库房。五、档案合同的归档（一）归档范围经整理合格的各类档案合同及相关资料。（二）归档时间合同承办部门应在合同签订后[x]个工作日内，将合同原件及相关资料移交档案管理部门归档。对于合同履行过程中的资料，应在合同履行完毕后[x]个工作日内归档。（三）归档要求1.归档的档案合同应齐全、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。2.归档的合同及相关资料应按照分类和编号顺序排列，便于查找和利用。3.档案管理部门应建立档案合同归档台账，记录档案合同的归档时间、编号、名称、承办部门等信息。（四）归档流程1.合同承办部门将整理好的档案合同及相关资料填写《档案合同归档清单》，一式两份，一份随档案合同移交档案管理部门，一份留存本部门。2.档案管理部门接收档案合同及《档案合同归档清单》后，对档案合同进行核对，确认无误后在《档案合同归档清单》上签字，并将其中一份返还合同承办部门。3.档案管理部门将归档的档案合同按照规定存入档案柜或档案库房，并在档案管理系统中录入相关信息。六、档案合同的保管（一）保管期限1.一般合同档案的保管期限为[x]年，自合同履行完毕或终止之日起计算。2.涉及公司重大权益、重要资产、知识产权等合同档案的保管期限为[x]年。3.法律法规另有规定的，从其规定。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。3.档案管理部门应定期对档案合同进行检查，发现问题及时处理，确保档案合同的安全保管。4.对破损、褪色的档案合同，应及时进行修复或复制。（三）保管方式1.纸质档案保管：将整理好的档案合同装订成册，存入档案柜或档案库房。2.电子档案保管：建立档案合同电子数据库，将纸质档案合同扫描录入电子数据库，进行信息化管理。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案合同的借阅与归还1.借阅流程公司内部人员因工作需要借阅档案合同的，应填写《档案合同借阅申请表》，注明借阅原因、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对《档案合同借阅申请表》进行审核，批准后将档案合同借给借阅人，并在《档案合同借阅登记簿》上登记。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案合同，如需延期借阅，应提前办理续借手续。2.归还要求借阅人归还档案合同时，应确保档案合同完整无损，如有损坏或遗失，应照价赔偿。档案管理部门对归还的档案合同进行检查，确认无误后在《档案合同借阅登记簿》上注销登记。（五）档案合同的查阅1.查阅流程公司内部人员因工作需要查阅档案合同的，应填写《档案合同查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对《档案合同查阅申请表》进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并在《档案合同查阅登记簿》上登记。查阅人只能查阅批准范围内的档案合同内容，不得擅自摘抄、复制、拍照等。如需摘抄、复制、拍照等，应另行办理审批手续。2.查阅要求查阅人应遵守档案管理制度，爱护档案合同，不得在档案合同上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，查阅人应将档案合同归还档案管理部门，陪同查阅人员应及时对档案合同进行检查，确认无误后在《档案合同查阅登记簿》上注销登记。（六）档案合同的复印1.复印流程公司内部人员因工作需要复印档案合同的，应填写《档案合同复印申请表》，注明复印原因、复印内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对《档案合同复印申请表》进行审核，批准后安排专人进行复印，并在《档案合同复印登记簿》上登记。复印完成后，档案管理部门将复印件交给申请人，并在复印件上加盖"与原件核对无误"章。2.复印要求复印份数应根据申请人的实际需要确定，不得随意多印。复印的档案合同应清晰、完整，不得模糊、缺页等。（七）档案合同的鉴定与销毁1.鉴定档案管理部门应定期对保管期限已满的档案合同进行鉴定，提出鉴定意见。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同合同承办部门、法务部门等相关人员共同进行。鉴定意见应明确档案合同是否仍具有保存价值，如需销毁，应注明销毁方式、时间等信息。2.销毁经鉴定需要销毁的档案合同，应填写《档案合同销毁申请表》，报公司领导审批。审批通过后，档案管理部门应按照规定的销毁方式进行销毁，并在《档案合同销毁登记簿》上登记。销毁档案合同应采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式，确保档案合同信息无法恢复。七、档案合同的信息化管理（一）建立档案合同数据库1.档案管理部门应建立档案合同电子数据库，将纸质档案合同扫描录入数据库，实现档案合同的信息化管理。2.数据库应包含档案合同的基本信息、签订情况、履行情况、变更情况等内容，便于查询和统计。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案合同数据的录入工作，确保数据准确、完整。2.定期对档案合同数据库进行维护，更新数据信息，保证数据库的正常运行。（三）信息安全管理1.加强档案合同数据库的信息安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露。2.定期对数据库进行备份，防止数据丢失。3.采取必要的安全防护措施，如防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和病毒感染。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对各部门档案合同管理工作进行监督检查，检查内容包括档案合同的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改