行政后勤报销管理制度

行政后勤报销管理制度总则目的为了加强公司行政后勤费用的管理，规范报销流程，确保公司资金的合理使用，提高工作效率，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体员工在行政后勤工作中发生的费用报销，包括但不限于办公用品、差旅费、通讯费、车辆使用费、业务招待费等。基本原则1.真实性原则：报销的费用必须是实际发生的，且凭证真实、合法、有效。2.合理性原则：费用报销应符合公司的相关规定和业务实际需要，不得超标准、超范围报销。3.审批原则：所有费用报销必须经过规定的审批流程，未经审批不得报销。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。费用报销标准办公用品1.采购流程：各部门根据实际需求填写办公用品采购申请单，经部门负责人审核后提交至行政部门。行政部门汇总后统一采购，采购应选择正规供应商，确保产品质量。2.报销标准：办公用品应按照实际采购金额报销，发票上应注明商品明细、数量、单价等信息。对于批量采购的办公用品，应建立库存管理制度，定期盘点。差旅费1.出差审批：员工因工作需要出差，应提前填写出差申请单，注明出差事由、地点、时间等信息，经部门负责人和分管领导审批后报行政部门备案。2.交通费用：飞机票：根据工作需要和公司规定的级别选择合适的舱位，原则上应选择经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需经分管领导批准。火车票：应根据出差时间和路程选择合适的车次，尽量选择直达车次，减少中转时间。汽车票：应选择正规客运公司的车票，确保行程安全。市内交通费：出差期间市内交通费用实行包干制，根据出差地区不同设定不同的标准，凭发票报销。3.住宿费用：根据出差地区的经济水平和公司规定的标准选择合适的酒店，原则上两人同性别出差应合住标准间。住宿费凭发票按实际发生金额报销，但不得超过规定标准。4.餐饮补贴：出差期间给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区不同设定，补贴费用无需发票，随差旅费一同报销。通讯费1.标准设定：根据员工的工作岗位和工作需要，设定不同的通讯费报销标准，分为固定补贴和实报实销两种方式。2.报销要求：采用固定补贴方式的，员工无需提供发票，每月按照标准发放；采用实报实销方式的，员工应提供正规的通讯费发票，发票抬头为公司名称，报销金额不得超过实际发生金额。车辆使用费1.车辆购置：公司车辆的购置应按照公司相关规定进行审批，购置后应及时办理车辆登记手续，并纳入公司固定资产管理。2.日常使用：公司车辆由行政部门统一调度，各部门如需使用车辆，应提前填写用车申请单，经行政部门批准后安排车辆。3.费用报销：燃油费：凭正规加油站发票报销，发票上应注明加油日期、加油量、金额等信息。过路费：凭高速公路收费发票报销，发票应清晰显示车辆信息和通行路段。车辆维修保养费：车辆维修保养应选择正规的维修厂，维修费用凭发票报销，发票上应注明维修项目、金额等信息。维修保养前应填写车辆维修申请单，经行政部门批准后进行维修。保险费：车辆保险费按照公司规定统一缴纳，凭保险发票报销。业务招待费1.招待标准：业务招待应本着必要、合理、节俭的原则，根据招待对象和业务性质设定不同的招待标准。招待费用应严格控制在预算范围内，不得超支。2.审批流程：员工因业务需要进行招待，应提前填写业务招待申请单，注明招待对象、事由、预计金额等信息，经部门负责人和分管领导审批后报行政部门备案。招待结束后，应及时填写业务招待费报销单，附上发票、菜单等凭证，按照审批流程报销。3.报销要求：业务招待费发票应真实、合法、有效，发票内容应注明招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息。对于大额业务招待费，应提供消费清单或合同等相关证明材料。报销流程报销申请1.员工在费用发生后，应及时收集相关发票和凭证，并按照公司规定的格式填写费用报销单。报销单应注明费用明细、金额、报销事由、报销部门、报销人等信息。2.将填写完整的报销单及相关凭证提交至部门负责人进行初审，部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，签字确认后提交至财务部门。财务审核1.财务部门收到报销单后，应首先对报销单的格式、内容完整性进行审核，对于不符合要求的报销单应退回员工重新填写。2.财务人员根据公司的报销标准和相关制度，对费用的合规性进行审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，以及费用是否超标准、超范围报销等。对于审核不通过的报销单，财务人员应注明原因并退回员工。审批流程1.经财务审核通过的报销单，按照公司的审批权限提交至各级领导进行审批。审批流程一般为：部门负责人→分管领导→财务负责人→总经理。2.各级领导应认真审核报销内容，根据审批权限进行签字批准。对于重大事项或金额较大的报销，应经总经理办公会或董事会审议通过。报销支付1.审批通过的报销单由财务部门进行报销支付。财务人员根据报销金额和公司的支付方式，选择合适的支付渠道进行付款，如银行转账、现金支付等。2.对于通过银行转账支付的报销款，财务人员应确保收款账号信息准确无误；对于现金支付的报销款，应按照公司的现金管理规定办理相关手续。报销凭证要求发票1.报销必须提供正规发票，发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整，不得有涂改、模糊等情况。3.发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票或开具与业务无关的发票。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒收。其他凭证1.除发票外，报销还可能需要提供其他相关凭证，如合同、协议、审批单、清单等。这些凭证应与报销事项相关，能够证明费用的真实性和合理性。2.其他凭证应具备相应的要素，如合同应包含双方当事人信息、合同标的、合同金额、合同期限等；清单应注明明细项目、数量、单价、金额等。凭证粘贴1.报销凭证应按照规定的格式和顺序粘贴在报销单后面，以便于审核和查阅。2.粘贴时应注意将凭证的左上角对齐，按照从小到大、从左到右的顺序排列，确保凭证平整、牢固，不易脱落。3.对于较大的凭证或多张凭证粘贴在一起的情况，应在凭证背面注明"本页共[x]张凭证"，并在报销单上相应位置注明附件张数。报销时间规定日常报销员工应在费用发生后的[x]个工作日内办理报销手续，将报销单提交至部门负责人进行初审。部门负责人应在收到报销单后的[x]个工作日内完成初审并提交至财务部门。财务部门应在收到报销单后的[x]个工作日内完成审核，对于审核通过的报销单提交至各级领导审批。各级领导应在收到报销单后的[x]个工作日内完成审批。审批通过后，财务部门应在[x]个工作日内完成报销支付。差旅费报销员工出差归来后，应在[x]个工作日内办理差旅费报销手续。报销流程与日常报销相同，但应在报销单上注明出差起止日期、出差事由等信息。特殊情况对于因特殊原因无法在规定时间内办理报销手续的员工，应提前向财务部门说明情况，并在原因消除后的[x]个工作日内办理报销手续。未经财务部门同意逾期报销的，财务部门有权拒绝受理。监督与检查内部审计公司内部审计部门应定期对行政后勤费用报销情况进行审计，检查报销流程是否合规、报销标准是否执行到位、报销凭证是否真实有效等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。财务监督财务部门应加强对行政后勤费用报销的日常监督，定期对报销数据进行分析，发现异常情况及时进行核实和处理。对于违反报销制度的行为，财务部门有权拒绝报销，并及时向公司领导报告。员工监督公司鼓励全体员工对行政后勤费用报销情况进行监督，如发现违规报销行为，可向公司领导或相关部门举报。公司将对举报属实的员工给予奖励，并对违规报销的人员进行严肃处理。违规处理违规行为界定1.虚假报销：提供虚假发票、伪造报销凭证或虚报费用等行为。2.超标准报销：报销费用超过公司规定的标准范围。3.未经审批报销：未按照规定的审批流程进行报销，擅自报销费用。4.其他违规行为：违反公司报销制度的其他行为，如报销凭证不规范、报销时间逾期等。处理措施1.对于虚假报销、超标准报销、未经审批报销等违规行为，一经查实，公司将责令违规人员退回违规报销的费用，并视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处分。2.对于因违规报销行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究违规人员的赔偿责任。3