规范oa管理制度通知

规范oa管理制度通知一、总则（一）目的为规范公司OA（办公自动化）系统的使用，提高工作效率，实现信息的快速传递与共享，加强公司内部沟通与协作，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：OA系统的使用应符合国家法律法规及公司相关规定。2.高效性原则：以提高工作效率、优化业务流程为目标，充分发挥OA系统的功能。3.安全性原则：确保OA系统的数据安全、信息保密，防止数据泄露和恶意攻击。4.全员参与原则：鼓励全体员工积极使用OA系统，共同推动公司信息化建设。二、OA系统使用规范（一）账号管理1.员工入职后，由人事部门负责为其开通OA系统账号，并分配初始密码。员工应及时修改初始密码，确保账号安全。2.员工离职时，所在部门应及时通知人事部门，人事部门在OA系统中注销其账号。3.严禁员工将个人账号转借他人使用，如有违反，将追究相关人员责任。（二）登录与使用1.员工应通过公司内部网络或VPN登录OA系统，登录账号为个人工号，密码为个人设置的密码。2.登录系统后，应及时查看待办事项、通知公告等信息，确保工作不延误。3.在使用OA系统过程中，应严格遵守系统操作流程，不得随意更改系统设置和数据。4.如需使用系统中的特定功能模块，应提前向相关部门或人员咨询了解操作方法。（三）信息发布与共享1.员工可在OA系统中发布工作动态、经验分享、问题讨论等信息，但应确保信息内容真实、准确、合法，不得发布与公司无关或有害的信息。2.涉及公司机密信息、商业秘密等内容的信息发布，应严格按照公司保密制度进行审批，未经批准不得发布。3.鼓励员工在OA系统中共享工作资料、文档等，方便其他员工查阅和使用，但应确保共享内容的完整性和可用性。（四）流程审批1.公司各类审批流程均通过OA系统进行流转，员工应按照规定的流程发起审批申请。2.在发起审批申请时，应详细填写申请内容，上传相关附件，并选择正确的审批流程和审批人。3.审批人应在收到审批申请后及时进行审批，如遇问题应及时与申请人沟通。审批通过后，应签署明确的审批意见。4.对于紧急事项，可通过OA系统中的"加急"功能进行申请，但应在申请中注明原因。三、OA系统安全管理（一）数据备份1.公司指定专人负责OA系统的数据备份工作，定期对系统数据进行备份。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。3.数据备份频率应根据公司业务情况和数据重要性确定，一般每周至少进行一次全量备份，每天进行增量备份。（二）安全防护1.公司信息部门应定期对OA系统进行安全检查和维护，及时发现和处理系统漏洞和安全隐患。2.安装必要的杀毒软件、防火墙等安全防护软件，防止病毒、木马等恶意软件入侵系统。3.严格控制对OA系统的访问权限，根据员工岗位和职责设置不同的操作权限，防止未经授权的访问。（三）应急处理1.制定OA系统应急预案，明确系统出现故障或遭受攻击时的应急处理流程。2.一旦发生系统故障或安全事件，应立即启动应急预案，采取措施恢复系统正常运行，减少损失。3.及时向上级领导报告事件情况，并配合相关部门进行调查和处理。四、OA系统培训与支持（一）培训计划1.人事部门会同信息部门制定OA系统培训计划，定期组织员工进行系统培训。2.培训内容包括系统操作流程、功能使用方法、常见问题解决等，以提高员工的系统操作能力。3.新员工入职时，应安排专门的OA系统培训课程，确保其能够尽快熟悉和使用系统。（二）培训方式1.采用集中培训、在线培训、现场演示等多种方式进行培训，满足不同员工的学习需求。2.定期发布OA系统操作手册、常见问题解答等资料，方便员工自主学习。（三）技术支持1.信息部门设立OA系统技术支持热线或邮箱，及时解答员工在使用系统过程中遇到的问题。2.对于员工反馈的系统故障或其他技术问题，应在规定时间内进行处理和解决，确保系统正常运行。五、考核与奖惩（一）考核指标1.OA系统使用频率：统计员工登录系统的次数、发起和处理流程的数量等。2.流程审批及时性：考核审批人审批流程的平均时长和及时率。3.信息发布质量：评估员工发布信息的准确性、完整性和规范性。4.系统操作合规性：检查员工是否遵守系统使用规范和安全管理规定。（二）奖励措施1.对于OA系统使用表现优秀的员工，如能够熟练运用系统提高工作效率、积极分享经验促进团队协作等，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括但不限于荣誉证书、奖金、晋升机会等。（三）惩罚措施1.对于违反OA系统管理制度的员工，视情节轻重给予相应的惩罚。2.惩罚措施包括但不限于警告、罚款、通报批评、取消评优资格、降职降薪等。如因违规行为给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。六、附则