定点住宿管理制度

定点住宿管理制度一、总则（一）目的为加强公司员工出差、培训、业务活动等期间的住宿管理，规范定点住宿行为，保障员工的住宿需求，同时合理控制费用支出，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因公务需要前往有定点住宿安排地区的住宿管理。（三）基本原则1.定点管理原则：通过与协议酒店建立合作关系，实现住宿的集中管理和规范化操作。2.费用合理原则：在保障住宿质量的前提下，严格控制住宿费用，确保费用支出的合理性和经济性。3.服务优质原则：要求定点酒店提供优质、安全、便捷的住宿服务，满足员工的基本需求。二、定点酒店的选定与管理（一）选定标准1.地理位置：酒店应位于公司业务活动较为集中的区域或交通便利的地点，方便员工出行。2.设施设备：具备完善的住宿设施，如房间整洁、床铺舒适、卫生良好，同时应配备必要的商务设施，如网络、传真等。3.服务质量：酒店服务人员应具备良好的服务态度和专业素养，能够及时响应员工的需求。4.价格合理：在保证服务质量的前提下，酒店价格应具有市场竞争力，符合公司的费用标准。5.安全保障：酒店应具备完善的安全设施和管理制度，确保员工的人身和财产安全。（二）选定流程1.市场调研：由人事部门会同相关部门对目标地区的酒店进行市场调研，收集酒店的基本信息、价格、服务等资料。2.初步筛选：根据选定标准，对调研收集的酒店进行初步筛选，确定若干家候选酒店。3.实地考察：组织相关人员对候选酒店进行实地考察，了解酒店的实际情况，包括设施设备、服务质量、安全状况等。4.谈判签约：与选定的酒店进行谈判，就住宿价格、服务内容、结算方式等达成协议，并签订合作合同。（三）管理与评估1.定期沟通：人事部门应与定点酒店保持定期沟通，及时了解酒店的服务情况和价格变动情况。2.服务评估：每年对定点酒店的服务质量进行评估，评估内容包括设施设备、服务态度、卫生状况、安全管理等方面。评估结果作为是否继续合作的重要依据。3.动态调整：根据服务评估结果和公司业务发展需要，适时对定点酒店进行动态调整，确保定点酒店的服务质量和性价比始终符合公司要求。三、住宿申请与审批（一）申请流程1.员工因公务需要前往有定点住宿安排地区，应提前填写《住宿申请表》，注明出差或业务活动的地点、时间、人数等信息。2.将《住宿申请表》提交给所在部门负责人审批，部门负责人应根据工作需要和实际情况进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审批同意后，员工将《住宿申请表》提交给人事部门备案。（二）审批权限1.一般员工的住宿申请由部门负责人审批。2.部门经理及以上人员的住宿申请由分管领导审批。（三）特殊情况处理如因特殊原因无法提前申请住宿，员工应在到达目的地后及时向所在部门负责人报告，并补办住宿申请手续。四、住宿安排与入住（一）安排原则1.根据员工的申请信息和定点酒店的实际情况，人事部门负责统一安排员工的住宿。2.优先安排在协议酒店住宿，如协议酒店已满房或不具备接待条件，可安排在其他符合要求的酒店。（二）入住手续1.员工到达定点酒店后，应向酒店前台出示本人有效身份证件，并告知酒店前台是公司的定点住宿客人。2.酒店前台根据人事部门提供的信息，为员工办理入住手续，并提供相应的房卡和发票。3.员工应仔细核对入住信息，如发现问题应及时与酒店前台沟通解决。五、住宿费用标准与结算（一）费用标准1.根据不同地区和酒店档次，制定相应的住宿费用标准。费用标准应明确房间类型、价格上限等内容。2.住宿费用标准将根据市场行情和公司实际情况适时进行调整。（二）费用结算1.员工在办理退房手续时，应按照酒店实际收取的费用支付住宿费，并取得酒店开具的正规发票。2.员工将住宿费发票及相关报销凭证提交给所在部门，由部门统一进行报销。3.人事部门定期与定点酒店进行费用结算，结算方式可根据合作协议约定采用转账、支票等方式。六、住宿期间的管理（一）遵守酒店规定1.员工应遵守定点酒店的各项规章制度，爱护酒店设施设备，保持房间整洁卫生。2.不得在酒店内从事违法违规活动，如赌博、吸毒等。（二）安全管理1.员工应增强安全意识，妥善保管个人财物，注意防火、防盗、防诈骗。2.如遇紧急情况，应及时与酒店工作人员联系，并向公司报告。（三）变更与取消1.员工如需变更住宿日期、房间类型等信息，应提前通知人事部门，由人事部门与定点酒店协调办理变更手续。2.如因特殊原因需要取消住宿预订，员工应提前[X]天通知人事部门，否则由此产生的费用由员工自行承担。七、违规处理（一）违规行为1.未按规定申请住宿或未经批准擅自变更住宿酒店。2.虚报住宿费用或提供虚假报销凭证。3.违反酒店规定，给酒店造成损失或不良影响。（二）处理措施1.对于违规行为较轻的员工，给予警告批评，并责令其改正。2.对于违规行为较重的员工，除责令其退还违规报销的费用外，还将视情节轻重给予相应的纪律处分，如扣发绩效奖金、降职降薪等。3.对于违规行为严