董秘办管理制度

董秘办管理制度一、总则（一）目的为规范公司董事会秘书办公室（以下简称"董秘办"）的运作，提高董秘办工作效率和质量，保障公司信息披露的及时、准确、完整，加强公司与投资者、监管机构及其他相关方的沟通与交流，特制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于董秘办全体工作人员，以及公司各部门、各子公司与董秘办工作相关的事项。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、证券监管机构的规定以及公司章程的要求，确保各项工作合法合规。2.准确性原则：准确收集、整理、传递公司信息，保证信息披露内容真实、准确、完整，避免虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。3.及时性原则：及时处理公司信息披露、投资者关系管理等工作，确保信息传递的及时性，不得延误。4.保密性原则：严格保守公司商业秘密、未公开信息以及投资者的个人信息等，防止信息泄露。二、组织架构与职责（一）组织架构董秘办设董事会秘书一名，全面负责董秘办工作。董秘办根据工作需要，下设信息披露组、投资者关系管理组、合规管理组等若干工作小组，各小组明确分工，协同开展工作。（二）董事会秘书职责1.负责公司信息披露事务：协调公司与证券监管机构、证券交易所的沟通与联络，组织和协调公司信息披露工作，保证信息披露的及时、准确、完整。2.组织筹备董事会会议和股东大会：准备会议文件，安排会议议程，记录会议决议等。3.负责公司投资者关系管理：接待投资者来访，回答投资者咨询，保持与投资者的良好沟通。4.协助公司完善治理结构：推动公司建立健全内部控制制度，规范公司运作。5.负责公司规范运作培训：组织开展法律法规、规范运作等方面的培训，提高公司人员合规意识。6.负责公司与中介机构的沟通协调：协调会计师事务所、律师事务所等中介机构的工作，配合完成公司审计、法律事务等相关工作。7.其他职责：完成董事会交办的其他工作，参与公司重大决策的研究和制定等。（三）信息披露组职责1.负责公司定期报告的编制：收集、整理公司财务数据、经营情况等信息，撰写定期报告初稿，协助董事会秘书完成定期报告的披露工作。2.负责公司临时报告的起草：及时关注公司重大事项，按照信息披露规则起草临时报告，经审核后提交董事会秘书发布。3.负责信息披露文件的审核：对拟披露的信息进行合规性审核，确保信息内容符合法律法规和监管要求。4.负责信息披露平台的维护：及时在指定的信息披露平台上传公司披露文件，确保信息披露的及时性和准确性。（四）投资者关系管理组职责1.制定投资者关系管理计划：根据公司发展战略和投资者需求，制定年度投资者关系管理计划，并组织实施。2.组织投资者调研活动：接待投资者调研、业绩发布会等，解答投资者关心的问题，向投资者介绍公司情况。3.建立投资者沟通渠道：通过电话、邮件、互动易等方式，及时回复投资者咨询，收集投资者意见和建议。4.分析投资者舆情：关注媒体报道和市场动态，分析投资者舆情，及时向公司反馈相关信息，为公司决策提供参考。（五）合规管理组职责1.制定合规管理制度：建立健全公司合规管理制度体系，明确合规管理流程和要求。2.开展合规培训与宣传：组织公司员工进行合规培训，提高员工合规意识，开展合规宣传活动，营造合规文化氛围。3.进行合规审查：对公司各项业务活动、规章制度等进行合规审查，确保符合法律法规和监管要求。4.处理合规举报与投诉：受理公司内部员工和外部相关方的合规举报与投诉，进行调查核实，并提出处理建议。三、信息披露管理（一）信息披露基本原则1.真实性原则：公司披露的信息应当真实、准确、完整，不得有虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏。2.准确性原则：公司披露的信息应当使用明确、贴切的语言和简明扼要、通俗易懂的文字，不得含有任何宣传、广告、恭维或者夸大等性质的词句，不得有误导性陈述。3.完整性原则：公司披露的信息应当全面，充分披露可能对公司股票及其衍生品种交易价格、投资者投资决策产生较大影响的信息，不得有重大遗漏。4.及时性原则：公司应当在规定的时间内披露所有对公司股票及其衍生品种交易价格可能产生较大影响的重大信息，确保信息披露的及时性。（二）信息披露内容与格式1.定期报告：公司应当按照证券监管机构的要求编制并披露年度报告、中期报告和季度报告。定期报告内容包括公司基本情况、主要财务数据和指标、管理层讨论与分析、重要事项等。2.临时报告：公司应当及时披露重大事件、关联交易、收购与出售资产、对外投资等临时报告。临时报告应当包括事件的起因、目前的状态和可能产生的影响等内容。（三）信息披露流程1.信息收集：各部门、各子公司应当及时向董秘办报送与公司经营、财务、重大事项等相关的信息，确保信息的真实性、准确性和完整性。2.信息审核：董秘办信息披露组收到报送的信息后，应当进行初步审核，对信息的合规性、准确性等进行审查。对于重大信息，应当组织相关部门进行联合审核。3.信息披露：经审核后的信息，由董事会秘书按照信息披露规则和监管要求，在指定的信息披露平台上进行披露。（四）信息保密管理1.保密制度：董秘办应当建立健全信息保密制度，明确保密责任和措施，对涉及公司商业秘密、未公开信息等严格保密。2.人员管理：董秘办工作人员应当签订保密协议，增强保密意识，不得泄露公司机密信息。对于因工作需要接触公司机密信息的外部人员，应当签订保密协议，并进行严格的监督和管理。3.信息存储与传输：公司信息应当存储在安全的服务器和存储设备中，并采取加密等安全措施。信息传输应当通过安全的网络渠道进行，防止信息泄露。四、投资者关系管理（一）投资者关系管理目标1.促进公司与投资者之间的良性沟通：及时、准确地向投资者传递公司信息，增进投资者对公司的了解和信任。2.维护公司良好形象：通过有效的投资者关系管理，提升公司在资本市场的形象和声誉，增强投资者对公司的信心。3.保障投资者合法权益：充分听取投资者的意见和建议，保护投资者的知情权、参与权等合法权益。（二）投资者关系管理活动1.年度报告发布会：在公司年度报告披露后，组织召开年度报告发布会，向投资者介绍公司年度经营情况、财务状况等，并回答投资者提问。2.业绩说明会：定期召开业绩说明会，对公司季度、半年度业绩进行解读，与投资者进行互动交流。3.投资者调研：接待投资者调研，安排公司管理层与投资者进行面对面沟通，解答投资者关心的问题，介绍公司发展战略和业务情况。4.路演活动：根据公司融资、上市等需要，组织开展路演活动，向投资者宣传公司优势和投资亮点。（三）投资者沟通渠道1.公司官网：在公司官网设立投资者关系专栏，发布公司信息披露文件、定期报告、业绩预告等资料，方便投资者查阅。2.投资者热线：设立投资者热线电话，安排专人接听，及时回复投资者咨询。3.电子邮件：公布投资者关系邮箱，投资者可以通过邮件方式提出问题和建议，董秘办应当及时回复。4.互动易平台：在证券交易所指定的互动易平台上与投资者进行互动交流，及时回答投资者提问，发布公司最新信息。（四）投资者投诉与建议处理1.投诉与建议受理：董秘办投资者关系管理组负责受理投资者的投诉与建议，对投资者提出的问题进行详细记录。2.调查与处理：对于投资者投诉与建议，应当及时进行调查核实，并根据情况提出处理意见。能够当场答复的，应当当场答复；不能当场答复的，应当在规定时间内给予答复，并告知处理进度。3.反馈与跟踪：将处理结果及时反馈给投资者，并对投资者反馈的意见进行跟踪，确保问题得到妥善解决。五、合规管理（一）合规管理制度建设1.制度制定：根据国家法律法规和证券监管机构的要求，结合公司实际情况，制定完善的合规管理制度，明确合规管理的目标、原则、内容和流程。2.制度更新：及时关注法律法规和监管政策的变化，对合规管理制度进行修订和完善，确保制度的有效性和适应性。（二）合规审查1.业务合规审查：对公司各项业务活动进行合规审查，包括但不限于合同签订、重大决策、信息披露等，确保业务活动符合法律法规和监管要求。2.制度合规审查：对公司内部规章制度进行定期审查，及时发现和纠正制度中存在的合规问题，确保制度的合法性和有效性。（三）合规培训与宣传1.培训计划：制定年度合规培训计划，明确培训内容、培训对象和培训时间，组织开展形式多样的合规培训活动。2.培训内容：包括法律法规、证券监管规定、公司合规制度等方面的培训，提高员工的合规意识和业务水平。3.宣传活动：通过内部刊物、宣传栏、公司官网等渠道，开展合规宣传活动，营造良好的合规文化氛围。（四）合规检查与监督1.定期检查：定期开展合规检查工作，对公司各部门、各子公司的合规管理情况进行全面检查，及时发现和整改存在的问题。2.专项检查：针对重点业务、关键环节等开展专项合规检查，深入排查合规风险，提出改进措施和建议。3.监督考核：建立健全合规监督考核机制，对合规管理工作成效显著的部门和个人进行表彰和奖励，对违规行为进行严肃处理。六、内部沟通与协作（一）与公司内部各部门的沟通1.建立沟通机制：董秘办与公司各部门应当建立定期沟通机制，及时了解公司业务进展情况，协调解决信息披露、投资者关系管理等工作中存在的问题。2.信息共享：各部门应当及时向董秘办提供与公司经营、财务、重大事项等相关的信息，董秘办应当将重要信息及时反馈给各部门，实现信息共享。（二）与子公司的沟通1.指导与监督：董秘办负责对子公司的信息披露、投资者关系管理等工作进行指导和监督，确保子公司相关工作符合公司整体要求。2.信息报送：子公司应当定期向董秘办报送信息披露文件、投资者关系管理工作情况等资料，董秘办应当对报送的资料进行审核和汇总。（三）跨部门协作1.重大事项协作：在公司重大事项的决策、实施过程中，董秘办应当与相关部门密切协作，共同做好信息披露、投资者沟通等工作。2.团队协作：董秘办各工作小组之间应当加强协作，形成工作合力，共同完成董秘办各项工作任务。七、档案管理（一）档案分类1.信息披露档案：包括公司定期报告、临时报告、信息披露文件审核记录等。2.投资者关系管理档案：包括投资者调研记录、业绩发布会资料、投资者投诉与建议处理记录等。3.合规管理档案：包括合规管理制度、合规审查记录、合规培训资料等。4.其他档案：包括董事会会议文件、股东大会会议文件、与中介机构往来文件等。（二）档案收集与整理1.收集：董秘办各工作小组应当及时将工作中形成的文件、资料等收集齐全，确保档案的完整性。2.整理：对收集到的档案进行分类整理，按照档案编号、日期、内容等进行排序，编制档案目录，便于查阅和管理。（三）档案保管与借阅1.保管：档案应当妥善保管在安全、保密的场所，配备必要的保管设施，防止档案损坏、丢失和泄露。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应当履行借阅手续，经档案管理人员同意后，方可借阅，并在规定时间内归还。借阅档案应当严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。八、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则：以实际工作表现和业绩为依据，进行客观、公正的评价。2.全面考核原则：从工作态度、工作能力、工作业绩等方面进行全面考核。3.激励约束原则：通过绩效考核，激励员工积极工作，提高工作效率和质量，同时对违规行为进行约束。（二）考核指标1.工作业绩指标：包括信息披露的及时性、准确性和完整性，投资者关系管理工作成效，合规管理工作情况等。2.工作能力指标：包括专业知识水平、沟通协调能力、问题解决能力等。3.工作态度指标：包括工作责任心、团队合作精神、敬业精神等。（三）考核周期绩效考核分为年度考核和季度考核。年度考核于每年年末进行，对员工全年工作表现进行综合评价；季度考核于每季度末