功能房管理制度

功能房管理制度一、总则（一）目的为加强公司功能房的管理，确保功能房的安全、正常使用，提高使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有功能房，包括但不限于会议室、培训室、实验室、机房、档案室等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保功能房及内部设施设备的安全，保障人员生命和财产安全。2.规范使用原则：明确功能房的使用流程和规范，保证使用的有序性。3.高效利用原则：合理安排功能房的使用，提高资源利用率，满足公司业务需求。二、功能房管理职责（一）行政部门职责1.负责功能房的整体规划、布局调整和日常管理协调工作。2.制定功能房的管理制度和使用规范，并监督执行。3.负责功能房设施设备的采购、维护、维修及更新工作，确保设施设备正常运行。4.负责功能房的清洁卫生、安全保卫等工作，营造良好的使用环境。（二）使用部门职责1.根据工作需要，提前向行政部门提交功能房使用申请。2.负责本部门使用功能房期间的设施设备使用、保管及环境卫生维护等工作。3.遵守功能房的各项管理制度，不得擅自更改功能房用途或损坏设施设备。（三）使用人员职责1.按照规定的使用流程和要求使用功能房，爱护设施设备。2.使用完毕后，及时清理功能房，关闭电源、门窗等，确保功能房安全。3.发现设施设备故障或安全隐患时，及时向行政部门报告。三、功能房使用管理（一）使用申请1.使用部门如需使用功能房，应提前[X]个工作日填写《功能房使用申请表》，详细说明使用时间、用途、参加人员等信息。2.《功能房使用申请表》经部门负责人签字同意后，提交至行政部门审核。3.行政部门根据功能房的使用情况进行审核，如申请时间与其他使用安排冲突，应与申请部门协商调整。审核通过后，在申请表上签字确认，并安排相关事宜。（二）使用安排1.行政部门根据审核通过的申请，按照先来后到、合理安排的原则进行功能房使用安排，并及时通知申请部门。2.如遇多个部门同时申请使用同一功能房且使用时间冲突的情况，行政部门应根据使用的紧急程度、重要性等因素进行协调，必要时可组织相关部门进行协商解决。（三）使用变更与取消1.使用部门如需变更使用时间、用途或参加人员等信息，应提前[X]个小时通知行政部门，并提交《功能房使用变更申请表》。2.如因特殊原因需要取消功能房使用申请，使用部门应提前[X]个工作日通知行政部门，说明取消原因。3.对于因使用部门原因造成的功能房使用变更或取消，给其他部门使用造成影响的，使用部门应承担相应责任。（四）使用期限1.功能房的单次使用期限一般不得超过[X]小时，如需延长使用时间，使用部门应提前向行政部门申请，经同意后方可延长。2.连续使用功能房的时间不得超过[X]天，如需长期使用，应另行申请并说明原因。（五）使用秩序1.使用人员应遵守功能房的使用秩序，保持安静，不得大声喧哗、追逐打闹。2.不得在功能房内吸烟、饮食、乱扔垃圾，保持功能房内环境整洁。3.使用人员应爱护功能房内的设施设备，不得随意拆卸、损坏或挪用。如发现设施设备损坏，应及时向行政部门报告并说明原因。4.使用人员不得擅自更改功能房内的布局和装饰，如需进行必要的调整，应提前向行政部门申请，经批准后方可实施。四、功能房设施设备管理（一）设施设备配备1.行政部门根据功能房的用途和实际需求，配备相应的设施设备，如桌椅、投影仪、音响设备、电脑、空调等。2.设施设备的配备应符合国家相关标准和规定，确保安全、可靠、实用。（二）设施设备登记1.行政部门应对功能房内的设施设备进行详细登记，建立设施设备台账，记录设施设备的名称、型号、数量、购置时间、使用状况等信息。2.设施设备台账应定期更新，确保信息的准确性和完整性。（三）设施设备维护与维修1.行政部门负责制定功能房设施设备的维护计划，定期对设施设备进行检查、保养和维护，确保设施设备正常运行。2.使用人员在使用设施设备过程中如发现故障或异常情况，应及时向行政部门报告。行政部门接到报告后，应及时安排维修人员进行维修。3.对于设施设备的维修，维修人员应做好维修记录，包括故障现象、维修时间、维修内容、更换部件等信息。维修记录应妥善保存，以备查阅。（四）设施设备更新与报废1.随着公司业务的发展和技术的进步，行政部门应根据实际情况，适时对功能房设施设备进行更新，以满足工作需要。2.对于已损坏且无法修复或已达到报废年限的设施设备，行政部门应按照公司固定资产管理规定进行报废处理。报废处理应填写《固定资产报废申请表》，经相关部门审批后执行。五、功能房安全管理（一）安全制度1.行政部门应制定功能房安全管理制度，明确安全责任和安全操作规程，确保功能房使用安全。2.安全管理制度应包括但不限于消防安全、用电安全、设备安全、信息安全等方面的内容。（二）消防安全1.功能房内应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材完好有效。2.使用人员应熟悉消防器材的使用方法和功能房内的安全疏散通道，不得在功能房内堆放易燃、易爆物品。3.严禁在功能房内私拉乱接电线，不得使用大功率电器设备，如需使用特殊电器设备，应提前向行政部门申请并经批准。4.定期组织功能房使用人员进行消防安全培训和演练，提高消防安全意识和应急处置能力。（三）用电安全1.功能房内的电器设备应按照规定正确使用，不得过载运行。2.使用人员离开功能房时，应关闭所有电器设备电源，拔掉插头，防止发生火灾和触电事故。3.行政部门应定期对功能房内的用电线路和电器设备进行检查，及时发现和排除安全隐患。（四）设备安全1.使用人员在操作功能房内的设施设备时，应严格按照操作规程进行操作，不得违规操作。2.设施设备在使用过程中如出现异常情况，应立即停止使用，并及时向行政部门报告，严禁擅自处理。3.行政部门应加强对功能房设施设备的安全管理，定期对设施设备进行安全检查和维护，确保设施设备安全运行。（五）信息安全1.对于涉及公司机密信息的功能房，如档案室、机房等，应采取严格的信息安全措施，防止信息泄露。2.使用人员应遵守公司信息安全管理制度，不得擅自将公司机密信息带出功能房或泄露给无关人员。3.行政部门应加强对功能房信息安全的监控和管理，定期进行信息安全检查和评估，及时发现和处理信息安全隐患。六、功能房环境卫生管理（一）卫生标准1.功能房内应保持整洁卫生，地面无杂物、无污渍，墙面无灰尘、无蜘蛛网。2.桌椅摆放整齐，桌面、椅子干净整洁，无灰尘、无污渍。3.设施设备表面清洁，无灰尘、无污渍，设备周围无杂物。4.垃圾桶及时清理，垃圾不外溢，保持功能房内空气清新。（二）清洁责任1.使用部门负责本部门使用功能房期间的环境卫生清洁工作，应在使用完毕后及时清理功能房，保持功能房整洁。2.行政部门定期对功能房进行全面清洁，包括地面、墙面、门窗、桌椅、设施设备等的清洁，并做好清洁记录。（三）卫生检查1.行政部门定期对功能房的环境卫生进行检查，检查结果纳入对使用部门的考核内容。2.对于环境卫生不达标的功能房，行政部门应及时通知使用部门进行整改，整改后进行复查，直至达到卫生标准。七、功能房收费管理（一）收费标准1.公司内部各部门使用功能房，原则上不收取费用。但对于因特殊情况需要收费的，如外单位使用、举办收费培训或会议等，行政部门应根据实际成本制定收费标准，并报公司领导批准后执行。2.收费标准应明确收费项目、收费金额、收费方式等内容，并在公司内部进行公示。（二）收费方式1.对于外单位使用功能房的收费，行政部门应在使用前与对方签订《功能房使用协议》，明确收费金额、支付方式、使用时间、使用要求等条款。2.收费方式可采用现金支付、银行转账等方式，具体支付方式应在协议中明确约定。（三）费用结算1.行政部门应及时与使用部门或外单位进行费用结算，确保费用及时足额到账。2.对于费用结算情况，行政部门应做好记录，并定期进行核对和清理。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对功能房的使用、管理情况进行定期监督检查，检查内容包括使用申请、使用秩序、设施设备管理、安全管理、环境卫生管理等方面。2.监督检查可采用现场检查、查阅记录、问卷调查等方式进行，对于发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.行政部门定期对各使用部门功能房的使用管理情况进行考核评价，考核评价结果纳入公司部门绩效考核体系。2.考核评价内容包括功能房使用申请的规范性、使用秩序的维护情况、设施设备的保管和使用情况、安全管理措施的落实情况、环境卫生状况等方面