办公室行为规范制度

办公室礼仪及行为规范制度为使企业职员行为规范,办公室管理有章可循,加紧企业行政管理工作制度化、规范化之进程,提升大家工作效率,特制订本制度。一、办公桌面物品摆放要求办公桌面物品定义是指摆放于办公桌桌面物品,它包含方法文件架或者立式书架、职员自己文具、电脑显示器或者附带有键盘和鼠标等。放置物品要求仅限办公桌面摆放物品:电脑显示器（能够附带键盘和鼠标;若无显示器,能够放置笔记本电脑一台）,书架或者文件架,文具盒一个,笔记簿一个,水杯一个。假如申领了办公室绿色植物,桌面能够摆放一盆植物。除了仅限办公桌面摆放物品以外,职员能够临时存放与自己工作相关资料和产品,不过当日下班后必需将临时存放于桌面物品收归她处,不得留存于桌面之上。二、办公室内物品摆放要求办公室内物品定义是指摆放于办公室内物品、它包含办公用具、项目文件和产品（比如报批资料,完工资料、产品样品等）,职员私人物品、职员办公用桌等。放置物品要求各部门对项目产生文件,能够临时存放在办公室内,假如没有特殊情况,应一周之内将该文件收归处理,不得占用办公室公用空间超出一周。办公室严禁堆放与工作无关物品,职员私人物品和办公桌椅摆放不得妨碍她人工作,办公桌椅未经人事行政部同意,不得私自随意摆放、移动。倘若是特殊情况,必需报备给行政部门登记立案,并放置到合理位置。办公室摆放文件柜、五节柜、办公桌、饮水机等设施,应规范、整齐并随时保持清洁。文件柜、五节柜、保险柜顶部严禁堆放旧书籍、旧文件、旧资料及杂物。木质玻璃门文件柜摆放书籍、文件等办公用具应整齐、合理。新进设备包装和报废设备以及不用杂物应按要求程序立刻给予清除。三、办公室卫生管理要求职员区域卫生每位职员上班前5分钟打扫自己办公工位卫生,整理文件,确保办公桌上无浮尘,桌上电脑、键盘和书籍无浮尘,下班后清理当日垃圾;不在办公室墙壁乱悬挂、张贴杂物。公共卫生维护办公室内不得随地乱扔纸屑,地面随时保持无积尘、污物、烟头、痰渍、口香糖渣等渣滓。墙面、门窗严禁张贴与工作、学习无关纸张及印刷品。请自觉保持办公区内环境卫生,桌面、窗台、地面、墙壁不能有污迹,时刻保持空气清新。办公室及窗外不得丢弃废纸、烟头、倾倒剩茶和吐痰。四、办公室行为、纪律规范1、企业统一实施“办公室门户开放政策”,即在办公时间,任何办公室均须开门办公,请勿在办公时间将办公室房间门关闭或虚掩;特殊情况（如有时需要保密）才能够关门办公。2、请勿在办公场所讲不文明用语,在办公室和走廊不能嘻笑、打闹;工作时间请勿聊天、开低级玩笑。3、请勿破坏性地使用和对待企业物品;借用她人或企业东西,使用后应立刻送还或归放原处。4、工作时间无事请勿串办公室;未经同意不得随意开同事抽屉、柜子、使用她人电脑等物品,不得随意翻看同事文件、资料等。5、办公室内未经许可,请勿进行打牌、下棋等娱乐活动,严禁上班时间在电脑上玩游戏。6、不许可企业职员在办公室内吸烟;假如吸烟,请到卫生间内吸烟。五、办公仪表规范1、工作时间全体职员着正装,保持工装洁净,不得穿脱鞋上班工作;2、办公室工作人员必需佩戴工作牌,工作牌损坏可持旧牌到办公室换新,如丢失则需支付工本费;3、仪容仪表:女士宜化淡妆,不得浓妆艳抹;男士不宜留怪异头发或过长头发,刮净胡须。六、接听和拨打电话礼仪1、在接听电话时,最好在电话铃响第二声或第三声时候接起,以给对方最为适宜心理准备时间,同时表现企业高效办公效率。2、接听电话要主动报出自己企业名称或部门名称,在接听时请说“您好,****”;接听电话要使用文明用语,语速适中,态度亲切、温和、耐心,同时要简明扼要,表现企业工作效率;对方讲述时要留心听,并记下关键点;未听清时,应立刻告诉对方,请其反复;结束时礼貌道别,待对方切断电话后,自己再放话筒。3、接听企业外部人员打给企业其她同事电话时,一样要耐心礼貌,能够在说过“请您稍等”以后以最快速度找到相关同事或者将电话转到相关部门;当同事不在时,应礼貌地请对方稍后再打,并主动表示能够帮助对方转达紧要信息。4、当接听到不指名电话,而自己不能处理时,可坦白告诉对方,并立即将电话交给能够处理人;在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。5、全部职员在工作时间拨打与工作无关私人电话严谨超出30分钟;假如确相关键或紧急私人事情需要处理,注意节省时间,长话短说。6、不管碰到何种情况,均应避免在电话中与对方发生争吵或使用过激语言,宜耐心、冷静、有修养地处理问题。七、会议室使用管理要求适用会议:周会、项目会议、临时会议、会见业主、临时办公等均属于此范围。内容会议室由行政部负责管理。会议室只限本企业相关职能部门使用,外单位借用会议室须经行政人事部经理同意,并到办公室办理借用手续。各部门无权将会议室借给外单位使用。任何部门和个人未经行政部同意不得将会议室多种设施拿出会议室或转做她用。会议举行必需到人事行政部登记署名,登记后方可使用;会见用户时,需要会客职员到行政部登记;临时办公人员必需到人事行政部登记署名使用,倘若碰到特殊情况,需要紧急使用会议室,能够事后到行政部补签登记。通常在人事行政部登记署名后,签字登记人对以下事宜负担责任:会议前对投影仪、电脑等会议设备试用与部署;会议后会议室清扫、会议桌清洁卫生;会议后对所使用设备复原到会议前放置状态;会议桌、会议椅整齐摆放与归置。关好窗、门、电器,并向办公室立刻说明并在申请记录表上签署使用意见。签字人能够自行处理上述事宜,也能够安排其她人代办处理。使用会议室期间,使用部门和与会人员要珍惜室内公物,保持室内清洁,不得随意将会议室用具带走或挪作她用。损害公物由签字登记人负责。八、办公用具管理要求相关步骤办公用具申请购置由人事行政部负责。各部门经理将需求细化到规格和型号填写进《月采购计划表》于每个月20号上报给人事行政部,由人事行政部统一汇总交于财务审批,将审批后表递交给人事行政部审批采购。具体内容为了统一限量,控制用具规格以及节省经费开支,全部办公用具购置,都由行政部统一负责。职员填写申请表,必需明确、具体、以避免采购物品与需求出入过大,无法满足使用;因职员填写错误而引发采购物品无法使用,部门经理负担对应责任。办公用具标准上由企业行政部统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况,许可各部门提“加急采购表”进行采购。在这种情况下,必需经总经理、财务审批同意方可购置。企业各部门应按企业核定办公用具费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用具,确因工作需要超标领用,应经人事行政部经理同意。各部门及各使用人办公用具使用标准;每人每个月最多领用1支签字笔,假如保管不好丢失自行负责购置。每个月15日至20日为办公用具领用时间,其她时间严禁领用办公用具。各部门要控制和合理使用办公用具,杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、固体胶棒、涂改液、计算器、订书器等办公用具重新领用时以旧换新。凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时,应将所领用办公用具（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失应照价赔偿,不然不予办理相关手续。对决定报废办公用具（资产类）,要按报废步骤填写《资产报废单》经总经理、人事行政部审批方可报废;一样如有办公物品（资产类）按调转步骤填写《资产调拔单》经总经理、人事行政部审批方可进行调拔。九、打印纸使用要求打印纸定义 打印纸为办公室常见A4打印纸,打印纸分成可使用单面及新纸两种,可使用单面纸是指已经使用过一面,还剩一面可用,且用过一面内容已无效纸张。新纸是指两面均未经使用是纸张。在打印及收传真时候,假如是不关键、非正规、对内文件或资料一律使用单面纸。在打印及收传真时候,假如是关键、正规、对外文件或资料须使用新纸。通常经装订过单面纸,留有装订孔洞或者订书钉痕迹单面纸,均为不可使用单面纸,一律作废纸处理,不得放入打印机内反复使用,以免损坏硒鼓和打印机。打印机和传真机送纸地方只放能够使用单面纸