论坛筹备服务协议书

论坛筹备服务协议书甲方（委托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________乙方（受托方）：名称：______________________法定代表人：________________地址：____________________联系方式：________________鉴于甲方拟筹备[论坛名称]（以下简称"论坛"），并委托乙方提供相关筹备服务，经双方友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就乙方为甲方提供论坛筹备服务事宜达成如下协议：一、服务内容及要求（一）整体筹备规划1.根据甲方需求及论坛主题，协助甲方制定详细的筹备规划，包括但不限于论坛的整体架构、议程安排、活动流程、嘉宾邀请计划等。2.筹备规划应充分考虑论坛的目标受众、预期效果及行业特点，确保规划具有可行性和创新性。（二）场地租赁与布置1.根据筹备规划，负责寻找合适的论坛场地，并与场地出租方进行租赁谈判，签订租赁合同。2.按照论坛风格和主题要求，对租赁场地进行现场布置，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、展板制作、桌椅摆放等，营造出符合论坛氛围的活动环境。3.场地布置应确保安全、美观、舒适，并符合相关行业标准和消防安全要求。（三）嘉宾邀请与接待1.根据论坛定位和议程安排，协助甲方确定邀请嘉宾名单，并通过多种渠道向嘉宾发出邀请，确保嘉宾按时出席论坛。2.负责嘉宾的接待工作，包括嘉宾行程安排、接送机/站、住宿安排、餐饮安排等，为嘉宾提供周到的服务，确保嘉宾在论坛期间的体验良好。3.与嘉宾保持密切沟通，及时了解嘉宾需求和反馈，协调解决嘉宾在论坛期间遇到的问题。（四）宣传推广1.制定论坛宣传推广方案，包括线上线下宣传渠道的选择和策划，如社交媒体推广、行业媒体合作、线下海报张贴、宣传单页发放等。2.负责制作论坛宣传资料，如宣传海报、宣传单页、邀请函、网站页面设计、电子宣传册等，确保宣传资料内容准确、形象、有吸引力。3.组织实施宣传推广活动，及时发布论坛相关信息，吸引目标受众关注，提高论坛的知名度和影响力。4.定期收集和分析宣传推广数据，根据反馈情况调整宣传策略，确保宣传效果达到预期目标。（五）会议组织与协调1.负责论坛会议期间的各项组织工作，包括会议签到、资料发放、会议主持、议程推进、现场秩序维护等，确保会议顺利进行。2.协调论坛期间各环节的衔接，如嘉宾演讲顺序安排、互动环节组织、设备技术支持等，保证活动流程紧凑、顺畅。3.及时处理会议期间的突发情况和意外事件，确保参会人员的安全和论坛的正常秩序。（六）其他服务1.根据甲方要求，提供与论坛筹备相关的其他个性化服务，如礼品定制、摄影摄像服务、同声传译设备租赁等。2.在论坛筹备过程中，为甲方提供专业的咨询和建议，协助甲方解决筹备过程中遇到的各种问题。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方的筹备工作进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权知晓论坛筹备工作的进展情况，要求乙方定期汇报工作。在乙方未按照本协议约定履行义务时，有权要求乙方采取补救措施或解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务向乙方提供与论坛筹备相关的详细信息和资料，包括但不限于论坛主题、目标受众、预算范围等，确保乙方能够准确理解甲方需求。按照本协议约定及时向乙方支付服务费用。协助乙方开展筹备工作，如提供必要的支持和配合，协调内部相关部门或人员与乙方进行沟通协作等。对乙方提交的筹备方案、宣传资料、嘉宾邀请名单等进行审核，并在合理时间内给予反馈意见。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定提供必要的信息和资料，以便顺利开展筹备工作。按照本协议约定收取服务费用。在筹备工作中，根据实际情况提出合理的建议和方案，经甲方认可后实施。2.义务按照国家法律法规及本协议约定，全面、认真、负责地履行筹备服务义务，确保论坛筹备工作的顺利进行。投入足够的人力、物力和财力资源，配备专业的筹备团队，确保筹备工作的质量和效率。严格遵守甲方的要求和意见，对筹备方案、宣传资料、场地布置等进行修改和完善，直至达到甲方满意为止。保守在筹备工作中知悉的甲方商业秘密和其他机密信息，不得向任何第三方泄露。定期向甲方汇报筹备工作进展情况，及时沟通解决筹备过程中出现的问题。在论坛结束后，向甲方提交工作总结报告，包括筹备工作的完成情况、经验教训、费用使用明细等。三、服务费用及支付方式（一）服务费用1.本协议项下的服务费用总计为人民币[x]元（大写：[大写金额]）。此费用为固定总价，包含乙方为履行本协议约定的全部服务内容所需的各项费用，除本协议另有约定外，不因任何原因调整。2.服务费用明细如下：整体筹备规划费用：人民币[x]元；场地租赁与布置费用：人民币[x]元；嘉宾邀请与接待费用：人民币[x]元；宣传推广费用：人民币[x]元；会议组织与协调费用：人民币[x]元；其他服务费用（如有）：人民币[x]元。（二）支付方式1.甲方应在本协议签订之日起[x]个工作日内，向乙方支付服务费用的[x]%作为预付款，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。2.在乙方完成场地租赁与布置、嘉宾邀请确认等主要筹备工作，并经甲方验收合格后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[x]%，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。3.在论坛成功举办完毕后的[x]个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币[x]元（大写：[大写金额]）。4.乙方应在每次申请付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、保密条款1.双方应对在本协议履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、客户信息等机密信息予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露或使用对方的机密信息。2.本条款的保密期限为本协议生效之日起[x]年。五、违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[x]%向乙方支付违约金。逾期超过[x]日的，乙方有权暂停筹备工作，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金，同时甲方应承担乙方因此遭受的全部损失。2.若乙方未按照本协议约定的时间、质量和要求履行筹备服务义务，每逾期一日，应按照服务费用的[x]%向甲方支付违约金。逾期超过[x]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的全部费用，同时乙方应按照服务费用的[x]%向甲方支付违约金，承担甲方因此遭受的全部损失。3.如因乙方原因导致论坛筹备工作出现重大失误或严重影响论坛效果，乙方应负责采取补救措施，并承担由此给甲方造成的全部损失。4.任何一方违反本协议的保密条款，应向对方支付违约金人民币[x]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。如违约行为给对方造成的损失超过违约金金额的，违约方还应继续赔偿对方超出部分的损失。5.如一方违反本协议的其他条款，应承担因此给对方造成的全部损失，并按照法律规定和本协议约定承担相应的违约责任。六、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在本协议履行过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至论坛筹备工作完成并经甲方验收合格后终止。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。3.本协议未尽事宜，双方可另行协商并签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。如补充协议与本协议不