电话会议记录协议范本

电话会议记录协议范本编号：__________

本协议双方为：

甲方：[甲方名称]，地址：[甲方地址]

乙方：[乙方名称]，地址：[乙方地址]

鉴于甲方与乙方在电话会议领域存在合作需求，为明确双方的权利义务，确保电话会议的顺利进行，经双方友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在规范甲方与乙方之间的电话会议行为，确保会议的顺利进行，提高工作效率。

二、合同背景：随着信息技术的不断发展，电话会议已成为企业、机构间沟通的重要方式。为保障双方在电话会议中的合法权益，特制定本协议。

三、双方名称、地址：如上所述。

双方的责任和义务：

一、甲方责任与义务：

1.甲方应负责确保会议时间、主题及议程的准确性，并在会议前向乙方提供必要的会议资料。

2.甲方应负责提供稳定的电话会议设施，包括但不限于电话线路、会议软件等，确保会议的顺利进行。

3.甲方应按照约定的时间召开电话会议，并在会议开始前15分钟通知乙方，确保乙方有足够的时间做好参会准备。

4.甲方应保护会议内容的机密性，未经乙方同意，不得向第三方透露会议内容。

5.甲方应承担因自身原因导致的会议中断、延迟等责任，并采取一切必要措施尽快恢复会议。

6.甲方应积极配合乙方在会议过程中的提问和讨论，确保双方在会议中充分交流。

二、乙方责任与义务：

1.乙方应按照甲方提供的时间和会议资料，准时参加电话会议。

2.乙方应确保参会人员具备良好的网络和通讯条件，避免因通讯问题影响会议进行。

3.乙方应遵守会议纪律，不得随意打断他人发言，保持会议秩序。

4.乙方应积极发言，就会议议题提出建设性意见和建议。

5.乙方应保护会议内容的机密性，未经甲方同意，不得向第三方透露会议内容。

6.乙方应承担因自身原因导致的会议中断、延迟等责任，并采取一切必要措施尽快恢复会议。

三、双方权利：

1.甲方有权要求乙方遵守会议纪律，保证会议顺利进行。

2.甲方有权要求乙方在会议结束后提供会议纪要或相关文件。

3.乙方有权要求甲方提供会议时间、主题及议程等必要信息。

4.乙方有权要求甲方保证电话会议设施的正常运行。

5.双方均有权在会议过程中提出问题和建议。

四、争议解决：

如双方在履行本协议过程中发生争议，应友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额：本协议项下，甲方应向乙方支付电话会议服务费用总额为人民币[具体金额]元。

二、支付方式：

1.分期支付：甲方应按照以下分期支付计划向乙方支付上述费用：

-首期支付：甲方应在合同签订后[具体天数]日内，向乙方支付合同总金额的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元。

-第二期支付：甲方应在首期支付后的[具体天数]日内，向乙方支付合同总金额的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元。

-第三期支付：甲方应在第二期支付后的[具体天数]日内，向乙方支付合同总金额的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元。

-尾款支付：甲方应在第三期支付后的[具体天数]日内，向乙方支付合同总金额的剩余部分，即人民币[具体金额]元。

2.支付条件：

-甲方支付每期款项前，应确保相关服务已按照协议约定提供完毕，且双方对服务质量无异议。

-乙方应在收到甲方支付款项后[具体天数]日内，向甲方提供相应的服务或产品。

三、额外费用：

1.任何因甲方原因导致的额外费用，如会议软件升级费、额外参会人员费用等，应由甲方承担。

2.任何因不可抗力因素导致的额外费用，双方应协商解决，合理分摊。

四、发票与报销：

1.乙方应在收到甲方支付款项后[具体天数]日内，向甲方开具合法有效的增值税专用发票。

2.甲方在收到发票后[具体天数]日内，按照公司内部报销流程，对发票进行审核和报销。

五、违约责任：

1.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付违约金，违约金为未支付款项的[具体百分比]%。

2.如乙方未按约定提供服务，应向甲方支付违约金，违约金为[具体金额]元。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约责任：

a.如甲方未按约定支付款项，应向乙方支付违约金，违约金为未支付款项的[具体百分比]%。

b.如甲方未按时提供会议设施或资料，导致乙方无法按时参会或会议无法正常进行，甲方应向乙方支付[具体金额]元赔偿金。

2.乙方违约责任：

a.如乙方未按时提供电话会议服务或提供的服务不符合协议要求，应向甲方支付[具体金额]元赔偿金。

b.如乙方泄露会议机密信息，应承担相应的法律责任，并向甲方支付[具体金额]元赔偿金。

二、争议解决

1.双方在履行本协议过程中发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权采取以下方式解决争议：

a.调解：争议双方可共同选择一位或多位调解人进行调解，调解结果对双方均有约束力。

b.仲裁：争议双方可选择向有管辖权的仲裁机构申请仲裁，仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

c.诉讼：争议双方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼，诉讼过程中，法院应根据相关法律规定和本协议条款作出裁决。

三、适用法律

本协议的订立、效力、解释、履行、争议解决等一切事宜，均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

对于因本协议产生的任何争议，双方均同意提交至[具体城市]市人民法院解决。

五、不可抗力

1.任何一方在履行本协议过程中遇到不可抗力事件（如自然灾害、战争、政府行为等），应及时通知对方，并在不可抗力事件结束后[具体天数]日内提供相关证明材料。

2.在不可抗力事件持续期间，双方应根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任；不可抗力事件结束后，双方应继续履行本协议未履行完毕的义务。

六、通知

1.本协议项下的所有通知，包括但不限于变更、解除协议、违约通知等，均应以书面形式进行，并通过以下方式送达：

a.专人递送；

b.快速邮件；

c.传真；

d.电子邮件。

2.通知自送达对方或对方确认收到之日起生效。如采用电子邮件方式送达，以发送方发送成功且未收到退信为准。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，自生效之日起至协议约定的服务期限届满之日止，本协议对双方具有法律约束力。

二、有效期

本协议的有效期为[具体年月日]至[具体年月日]，自协议生效之日起计算。如无特殊约定，本协议届满后自动终止。

三、变更与终止条款

1.变更：

a.本协议的任何变更，必须以书面形式进行，并由双方签字盖章后生效。

b.任何一方未经对方同意，不得擅自变更本协议的任何条款。

2.终止：

a.本协议在以下情形下终止：

i.协议约定的服务期限届满；

ii.双方协商一致解除本协议；

iii.因不可抗力导致本协议无法履行；

iv.一方违约，另一方在通知违约方后[具体天数]日内未采取补救措施或补救措施无效；

v.其他依法或根据本协议约定应当终止的情形。

b.协议终止后，双方应按照约定处理未完成的事项，并相互结算。

c.协议终止后，双方应继续履行本协议中关于保密、争议解决等条款的义务。

四、通知

1.本协议项下的所有通知、函件等，均应以书面形式进行，并按照本协议约定的地址进行送达。

2.通知自送达对方或对方确认收到之日起生效。

五、不可抗力

1.如因不可抗力导致本协议无法履行，受影响的一方应立即通知对方，并采取一切可能的措施减轻损失。

2.不可抗力事件持续超过[具体天数]日，双方可协商决定是否继续履行本协议。

六、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。

2.本协议的附件为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。

3.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

七、争议解决

本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。如双方发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

附件：

一、需求文档

1.电话会议服务需求说明书

2.会议软件功能需求列表

3.参会人员名单及联系方式

二、设计方案

1.电话会议系统架构图

2.会议软件界面设计图

3.系统安全设计方案

三、技术规格

1.电话会议设备技术参数

2.会议软件技术规格说明书

3.系统兼容性测试报告

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照复印件

2.乙方营业执照复印件

3.双方法定代表人身份证明复印件

4.双方授权代表身份证明复印件

五、其他辅助材料

1.双方签订的保密协议