物流单证填写-采购

单元一：物品采购单证填制

实训任务一：采购业务作业流程

流程图知识点简析相关单证

制定采购计划：采购员根据生产部门等各部门的

物料需求，以及市场供需状况，制定采购计划，《采购计划表》

内容包括采购物料、采购数量、需求日期等。

询价：采购员通过询价、上网查询、市场调查等

《询价表》

方式向物料供应商或者同行竞争对手咨询物料价

格，以获得市场最精准的价格信息。

报价：供应商接到采购员的询价要求后，综合考

虑白己产品的成本，利润，市场竞争力等因素，《报价单》

制定采购计划

报出的可行的价格。

询价

比价议价：采购员将供应商的《报价单》按物料

报价

类别汇总成《比议价记录单》，比较物料的价格，《比议价记录单》

比价议价找出有竞争力的价格。

货品申购货品申购：采购员综合考虑采购成本、产品利润、

《货品申购表》

供应商实力等因素，选择合理的供应商，

发出订单

向采购经理申请进行采购。

交期控制

发出订单：采购经理审批之后，采购员根据《货

记录物料采购

品申购表》制定采购订单，包括物料规格、价格、《订购单》

数量、交货期、向供应商发出采购订单。

交期控制：供应商会发生缺货、断货、物流等问

题，所以夹购员需要严格、实时控制交货期在合《交期控制表》

理X国内。

记录物料采购；采购员定期汇总采购单，记录采

购历史，并得出当期采购量、采购金额、供应商

《物料采购记录表》

表现、物料品质等数据，便于分析、改进采购工

作。

实训任务二：采购业务主要单证的填制

一、采购计划表

1、采购计划表

采购计划（ProcurementPlan）,是指企业采购人员在了解市场供求情况，企业内部需求，并掌握物料消耗规律

的基础上对计划期内物料采购活动所做的预见性的安排和部署。

采购计划表是采购部根据物料使用部门的物料需求进行采购计划时所制定的单据。它的内容主要包括采购物

料、采购数量、采购金额、需求日期等。

按计划周期的长短来分类，可以把采购计划分为年度物料采购计戈八季度物料采购计划、月度物料采

购计划等。

2、采购计划的作用

（1）有效地规避风险，减少损失：

①提前预计采购物料所需的时间，防止供应中断，影响产销活动。

②合理安排采购周期，使库存合理，避免库存占用过多资金及存储空间。

（2）配合企业生产计划与资金调度：为企业组织采购提供了依据。

（3）更好地进行资源的合理配置.，以取得最佳的经济效益：

①确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量与成本。

②提前计划有利于采购部门事先准备，选择有利时机（价格、供求状况）购入物料。

3、采购计划表样本

采购计划表

编号：项目名称：编制依据：

物料名预估单

序号型号质量标准数量单位预估金额需求时间备注

称价

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

编制：生产经理审批：采购经理审批：财务经理审批：

E期：日期：日期：日期：

4、采购计划表的填制

滇制采购计划表，特别要注意物料的名称、型号、数量、单价和需求时间不得有误，否则影响亘大，并且所

列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）项目名称：根据最终产品的项目来填写。

（2）编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。

（3）编制依据：填写编制采购计划的依据，通常是：计划采购、特殊申购、项目采购等等。

（4）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（5）物料型号：用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。

（6）质量标准：填写对物料特殊、重要的质量要求。

（7）数量：按需求部门的申请填写。

（8）单位：按物料的常用计量单位填写。

（9）预估单价：按历史采购单价或大致市场行情填写，准确单价要闻价后得到。

（10）预估金额：按“预估单价X单位=预估金额”填写。

（11）需求H期：按物料需求本门的申请日期填写。

（12）审批流程：在表格尾端从“编制”到“财务部经理”逐步审批，并以财务经理签字为流程结束。

二、询价表

1、询价表

（1）询价的含义（inquire）,指买方向卖方询问商品价格，或者同行竞争对手之间询问商品产品在市场上的

价格。

询价表：是采购员（买方D向卖方发出的询价文件，内容与采购计划表对应，主要包括：物料名称、型号、

详细的规格描述、数量、价格、交货要求、付款条件等（交货条件、相关说明）。

（2）询价的作用

①采购通过询价充分了解物料的品名、规格及产品的最新发展趋势。

②询价能获得产品最新的价格信息、供求状况、以便在采购中能对物料、设备进行及时、正确的定价。

③询价是了解市场的过程，广泛的询价能了解到是否有性价比高的替代品或对抗品。

④通过询价能掌握供应商情况，帮助采购控制商品供应渠道、节省投资资金和时间、降低成本。

2、询价的方法

询价的方法有：询价、上网查询、市场调查、厂家报价等。

旬价时应该尽可能多的向销售人员提供预购的产品信息、项目名称，需求数量等，可以获得更优惠的价格、

付款等交易条件！

3、询价表样本

询价表

编号：项目名称：

供应商名称：销售：*•传真:

地址：

客户名称：采购：•传真：

地址：

序号物料名称物料型号单价（是否含税）数量单位备注（运费.包装）

1

2

3

付款方式：口月结—天口货到付款口款到发货口其它

交货方式：口送货上门口亲自提货口托运口其它

售后服务：口保换口保退口保修口安装口其它

交货周期：_____________报价有效期：__________

询价人：_________（需盖堂签名确认）

询价日期：_________

4、泡价表的填制

询价表是重要的商业文件，并具有法律效力，所列各项必须完整、准确、清晰、并不得涂改。询价人需

在表格末端签字盖章。

（1）编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯和管理。

（2）项目名称:按客户内部产品的项目填写。

（3）供应商资料：按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（、传真、地址）。

（4）物料型号：用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。

（5）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（6）客户资料：按实际填写客尸名称、联系人、及联系方式（、传真、地址）

（7）单价：供应商在报价表中给出，询价表中不用娘写。

（8）单位：按物料的常用计量单位填写。

（9）数量：按需求部门的申请填写。

（10）报价有效期：指供应商报价的有效期限，由供应商填写。

（11）付款方式：有月结、货到付款等方式，可由询价人制定或供应商填写。

（12）交货方式：有供应商送货上门、采购提货等方式，可由询价人制定或供应商填写。

（13）交货周期：指从下订单直至到货的时间，由供应商填写。

（14）询价人/日期：由询价人签名，并签字盖章。

三、报价单

I、报价单

（1）报价（quote）,报价是卖方通过考虑自己产品的成本，利润，市场竞争力等因素，公开向买方报出的

可行的价格。分为证券报价、投标报价、产品报价。最常用的是产品报价。

报价单（QuotationForm）则是供应商向客户报价时所制作的单据，是重要的商业文件，具有法津效力。

（2）报价的作用：报价是买卖双方交易的前提

对买方来说，可以通过报价了解最新的产品趋势、供求状况、准确价格，并参考竞争者采购价格、替代品价

格用以定位最终的采购价格、供应商，从而保证准确控制商品供应渠道、节省投资资金和时间、降低成本。

对卖方来说，合理的报价是达成交易的重要前提，只有为客户提供详细、可靠、有竞争力的报价及随附的交

货条件、结款条件等信息，才有可能打动客户，获得订单。

2、报价单样本

报价单

编号：项目名称:

供应商名称：销售：:传真：

详细地址：

客户名称：采购：:传真:

详细地址：

序最小订单

号物料名称物料型号单价数量单位量交货周期备注（运费、包装）

1

2

3

付款方式：口月结―天□货到付款□款到发货□其它

交货方式：口送货上门□亲自提货□托运□其它

售后服务：口保换□保退□保修口上门安装□其他

销售：销售经理:（需签名签名确认生效）

报价日期：有效期•

3、报价单的填制

很价单是重要的商业文件，报价人需在报价单上签字盖章即可生效，并具有法律效力，所列各项必须完整、

准确、清晰、并不得涂改。

（1）编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯利管理。

（2）项目名称:按客户产品的项目名称填写。

（3）供应商资料：按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（、传真、地址）。

（4）物料名称：客户所询价的物料详细名称、中英文都可。

（5）物料型号：用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。

（6）客户资料：按实际填写客户名称、联系人、及联系方式（、传真、地址）。

（7）单价：供应商按物料、按其需求量的不同填写价格信息。

（8）单位：按物料的常用计量单位填写。

（9）数量：按客户询价是提供的物料需求信息的填写。

（10）最小订单量：按供应商所能接收客户的最少订单数量填写。

（11）交货周期：指从下订单直至到货的时间，由供应商填写。

（12）付款方式：有月结、货到付款、款到发货等方式，由供应商按自身实际或客户要求填写。

（13）交货方式：有供应商送货上门、采购提货、托运等方式，由供应商按自身实际或客户要求填写.

（14）售后服务：有保换、保退、保修、上门安装等服务方式，由供应商按自身实际或客户要求填写。报价

有效期：指供应商报价的有效期限，由供应商填写。

（15）审批流程：由供应商的销售人员填写，销售经理签字，并盖章生效。

（16）报价日期：按报价单生效的日期填写。

（17）报价有效期：供应商按根据市场行情及自身实际填写报价的有效期限。

四、物料采购记录表

1、物料采购记录表

物料采购记录（malerialpurchgerecord）：采购员定期汇总采购单，记录采购历史，并可得出当期采购量、

采购金额、供应商表现、物料品质等数据，便于分析、改进采购工作。

物料采购记录表是采购部进行采购订单等数据记录时所制定的单据，是采购部的重要文件。

物料采购记录表的作用：通过记录订单，采购单价、售后服务、物料品质进行横向和纵向比较，帮助采购员

了解供应商的表现，并据此对供应商进行分类、分级，采取相应的激励措施从而获得更好的采购单价、更短的

交货周期、及更过硬的物料质量，管理供应商，降低采购成本、降低库存、提高采购效率。

3、物料采购记录表的样本

物料采购记录表

填表日期：一年一月—日

序订单物料物料数量申购订购交货质量供应备

□

编号名称规格单价&单位日期日期周期记录商注

1

2

3

4

5

总结：

记录人：

采购经理：

4、物料采购记录表的填制

滇制物料采购记录表，特别要注意与每笔订单内容对应，物料的名称、型号、数星、单价、交货周期和质量

记录不得有误，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）物料规格：用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。

（2）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（3）供应商资料：按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（、传真、地址）。

（4）单价：按采购订单中的单价填写，需注明是否含税以及币种。

（5）单位：按材料的常用计量单位填写。

（6）数量：按订单的采购数量填写。

（7）订单编号：按订单的编号填写，一般在订单的顶头体现，须符合企业的编号规则。

（8）申购日期：查此物料的申购单，按财务经理的批准日期填写。

（9）交货周期：指从采购下订单直至货物入仓的时间，按天数计。

（10）质量记录：按质量部对此材料的质量评估来填写，一般常用的重要指标有原材料合格率、返修率、废

品率、售后服务及时率、及时率等。

（11）供应商：按此订单中实际购买的供应商填写。

五、货品申购表

1、货品申购表

申购（applytopurchase）,它区别于按生产计划采购，申购的物料不属于生产计划的X围，是由市场部、质

量部、技术研发部门等物料需求部门单独提出的采购申请。目的主要有新材料试用、客户推荐材料购买、新设

备购买或更换等等。

货品申购表（purchase叩plication）是除生产部外其他物料需求部门进行物料采购申请，所制定的单据，对于

申购部门和采购部门都是非常重要的文件，是进行采购的依据，与采购计划表有同等效用。

货品申购表的生效：只有在物料需求部门经理、采购经理、财务部经理逐级审批之后，货品申购表才能正式

生效，否则不能作为下达订单的依据，严格控制货品申购表的审批流程也就是严格执行企业的采购制度，避免

了采购的越权操作，规X采购流程。

2、货品申购表的样本

申购单

项目名称：计划编号：编制依据：填表日期：一年

月—日

预估单数量推荐供应交货

序号物料名称物料规格价&单位预估金额质量标准商/品牌期用途备注

1

2

3

4

5

合计：¥（人民币大写：万千佰元角）

申购部门：_________申购人：__________部门经理;_________日期：__________

采购：_________采购主管：__________采购经理;_________日期：__________

财务经理;_________日期：___________（加盖财务章确认）

3、货品申购表的填制

滇制货品申购表，特别要注意物料的名称、型号、数量、预估单价和需求时间不得有误，否则影响重大，并

且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）项目名称：根据最终产品的项目来填写c

（2）计划编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。

（3）编制依据：填写编制采购计划的依据，通常是：常规采购、紧急采购、特殊申购等等

（4）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（5）物料规格：用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。

（6）质量标准：填写对物料特殊、重要的质量要求。

（7）预估数量：按需求部门的申请填写。

（8）单位：按物料的常用计量单位填写。

（9）预估单价：按历史采购单价或大致市场行情填写，准确单价要询价后得到。

（10）预估金额：按“预估单价X单位=预估金额”填写。

（11）推荐供应商：按符合申购部门质量要求、交货要求的供应商填写

（12）交货期：按对物料的最晚交货时间填写。

（13）用途：简短说明该物料的主要用途。

（14）保管方式：申购单为一式三联，一联为申购部门留底用，一联交给库管员，在仓库收货时作为凭证，

一联交采购部作为采购物品的清单依据。

（15）审批流程：在表格尾端从生产计划人员“编制”到“采购经理”逐步审批，以采购经理签字为审批流

程结束

六、比议价记录单

1、比议价记录单

比价议价，是采购与销售签订采购合同的最后一环，对于客户和供应商来说，都至关重要，因此采购员

与英应商在这个环节上要花费相当多的人时间与精力。

比议价记录单就是采购员与供应商在进行比价议价是所指定的单据。

2、比价议价的流程

对于买方来说，

（1）货比三家：要多渠道获得报价，至少要对三家以上的供应商进行询价，无论是新老供应商都要询价,

这样才能了解最新的市场行情。

（2）仔细比价：将不同供应商报价单中的条件（最小订单量、附加成本）转化一致后进行比较，这样才

能得到真实可信的比较结果。

（3）耐心议价：比价后，选出价格最合理、付款、供应能力、产品质量等交易条件最合适的二至三个供

应商进入议价环节。此时可将详细的采购要求传达给供应商，并且可进一步“杀价”，直至得出买卖双方均可接

受的价格作为日后的正式采购价格。

对于卖方来说：•定要配合买方的比价议价流程，并为客户提供有竞争力的价格等交易条件，尽快进入议

价阶段,并促成交易。

3、比价议价单的样本

比价议价单

编号：项目名称：日期：

议价

供应

序号物料物料初始后最小订单数量&单交货付款交货售后备注

商

名称型号报价单价位时间条件方式服务

1

2

3

4

5

采购员总结：日期：

采购经理审批：日期：

4、比价议价单的填制

滇制比价议价单，特别要注意物料名称、型号、初始报价、议价后单价、以及提供价格的供应商不得有误,

否则会严重影响采购'业务，井且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，是便于文件的追溯和管理。

（2）项目名称：根据最终产品的项目来填写。

（3）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（4）物料型号：用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。

（5）供应商：指提供物料报价的供应商。

（6）初始报价：按第一次供应商提供的报价单中物料单价填写。

（7）议价后报价：按采购员与供应商议价后，供应商的更新报价填写。

（8）交货周期：按供应商的预计交货时间长短填写。

（9）付款条件：按供应商提供的付款条件填写，有月结、提前付款、货到付款、分批付款等方式。

（10）交货方式：按供应商提供的交货方式填写，有送货上门、客户提货、托运等方式O

（11）售后服务：按供应商提供的售后服务填写，一般有保修、包换、技术支持等方式

（12）审批流程：在表格尾端由采购员对比议价情况进行总结，从表单中选出•家供应商，推荐采购，再由

采购经理审批，决定采购对象，以采购经理签字为审批流程结束。

七、交期控制表

1、交期控制表

交期控制（deliverycontrol）,是采购员管理物料交货期的一种方法，是采购的最后一个阶段。采购在每个

工作日都要进行物料交货期的核对，并且要设定一个交货的提前期，比如为一天，若有物料在交货期前一天未

到货，采购或跟单员要进行催交，并逐级上报，逾期未交的物料，更要启动应急处理程序，让供应商及时交货,

避免对生产造成更大影响。

交期控制表就采购部对物料交货期控制进度时所制作的表格。

安排好采购计划，在时间上要预留空间市场信息调研和行情分析签约时争取合适的条款以控制风险

科学测定合理真实的交货期强调延迟交货的违约责任，体现按期交货的重要性规定卖方提供网络计划和进度报

告等节点控制资料。

2、交期控制表的样本

交期控制表

编号：____________日期：__________

物料物料物品订单缺货订单到货数量延迟处理

序号订单编名称规格名称供应商数量数量交货期&日期天数措施备注

1

2

3

4

5

说明；

跟单员：_________日期：_________

总结：

采购：__________日期：_________

审批；

采购经理;_________日期：____________

3、交期控制表的填制

填制交期控制表，重点在缺货数量、订单交货期、延迟天数交货期几个数据，一定要真实、准询，并且所列

各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）订单编号：按该物料的采购订单编号填写。

（2）物料规格：用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。

（3）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（4）供应商：按订单中该物料的供应商填写。

（5）订单数量：按订单中该物料的采购数量填写。

（6）缺货数量：按“订单数量-到货数量=缺货数量”填写

（7）订单交货期：按订单中该物料的计划交货期填写。

（8）到货数量/日期：按供应商对物料的实际送货数量和日期填写。

（9）延迟天数：按物料到货日期与交货日期的差额填写。

（10）处理措施：由采购填写，对外是处理迟交的物料和供应商，有专人前去到工厂催交、督促其改变生产

计划、改变运输方式、罚款、逐步减少采购额等措施；对内是与生产计划及市场部做积极的协调，将交货延迟

对客户的损失减少到最小。

（11）说明：由跟单员填写，延迟交货的详细原因、供应商的补救措施，货物延迟交货的影响。

(12)总结：由采购填写，对延迟交货的处理措施建议，申请得到采购经理批准执行。

(13)审批：由采购经理填写，评价交期控制表中的重点追踪物料交货情况，评估采购做出的补救措施，并

作出指示。

八、订购单

1、订购单

采购(purchasing),是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企

业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外

摄入的过程。分为战略采购(sourcing)和日常采购(procuremenl)两部分。

商品采购是指物流企业为实现企业销售目标，在充分了解市场要求的情况下，根据企业的经营能力，

运用适当的采购策略和方法，通过等价交换，取得适销对路的商品的经济活动过程。它包括两方面的内容，一

方面采购人员必须主动地对用户需求作出反应，另一方面还要保持与供应商之间的互利关系。

订购单则是企业进行采购时所制作的单据。

2、采购原则

采购是企业获得原材料，生产产品的开始，并且如何在采购环节合理运用资金、获得性价比高、的物料、

与生产计划良好衔接，使是企业非常重要的课题，所以不能盲目过急的向供应商下达采购单，在采购中必须要遵

循“5R”原则。

(I)适价(RightPrice)

价格永远是采购活动中的敏感焦点，企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金。采购

人员必须要了解市场行情，多渠道获得报价，仔细地比价，最后选取几个合适的价格，与供应商进行议价。

(2)适质(RightQuality)

采购的物品品质达不到使用要求的后果是显而易见的：增加大量的管理费用、检验费用增加；导致生产线

返工增多，降低产品质量、生产效率；引起客户退货，严重的还会丢失客户。采购员在日常的采购工作中要注

意筛选出品质过硬、稳定的产品。

(3)适时(RightTime)

对企业来讲，交货时机很重要。原材料缺货不能满足生产计划，引起停工待料，当产品不能按计划出货时,

会引起客户强烈不满。若原材料超前购买又会造成库存过多，大量积压采购资金。采购员一定要促使供应商按

预定时间交货。

(4)是适量(RightQuantity)

批量采购虽有可能获得数量折扣，但会枳压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量

相当关键，•般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。

(5)适地(RightPlace)

企业在选择试点供应商时最好选择近距离供应商来实施。近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，

处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。在周边地区

能否找到企业所需的大部分供应商，对企业长期的发展有着不可估量的作用。

3、订购单的样本

订购单

订单编号：日期：

供应商：客户：

联系人：联系人：

传真：传真：

••

备注：（送货区域、币种、付款方式）

序物料名

号称物料规格单位数量单价金额交货日期备注

1

2

3

4

5

合计：¥（人民币大写：万千佰元角）

备注说明：

1、收到订单后请当天确认价格与交货期后签字盖章回传！

2、验收要求：①验收标准顺序：a.供需双方签订的验收协议b.相关行业标准或国家标准c.产品

出厂标准3、交货要求：①交货时必须提供产品检验报告②包装完好

4、详细送货地址：略

编制：________审核：________审批：（盖章）_______供应商签字并盖章确认：_______

3、订购单的填制

填制订购单，应加盖采购部公章，并以供应商签字盖章回传才能生效，并准确填写所列各项，必须完整、准

确、清晰、不得涂改。

（1）订单编号：按该物料的采购订单编号填写。

（2）供应商资料•：按实际填写供应商名称、销售联系人、及联系方式（、传真、地址）。

（3）客户资料：按实际填写客户名称、采购联系人、及联系方式（、传真、地址）。

（4）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（5）物料规格：用字符来表示物料的详细描述、比如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等等。

（6）数量：按生产计划或申购部门的需求数量填写。

（6）单价：按与供应商的最终定价填写，需注明是否含税以及币种。

（7）金额：按“金额=单价*数量”填写

（8）交货日期：按物料的计划需求日期填写。

（9）单位：按材料的常用计量单位填写。

（10）审批：由采购员填写，评价交期控制表中的重点追踪物料交货情况，评估采购做出的补救措施，并作

出指示。

实训任务三：物品采购单证填写实训

【实训目的】

掌握物品采购流程中主要单证的实际操作。

【实训用具】

采购计划表、询价表、比议价记录单、订购单、交期控制表

【实训时间】1〜2课时。

【评价标准】

评分等级考核标准

能在规定时间内，将模拟情景中的各项数据完整、准确的填入相应表格。独立

优

完成、填写清晰，正确率为95猿100孔

能在规定时间内，将模拟情景中的各项数据较为完整、准确的填入相应表格。

良

独立完成、填写清晰，正确率为70%〜95%。

不能在规定时间内，将模拟情景中的各项数据填入相应表格。完成过程中需要

不合格

教师或同学的帮助，正确率为70%以下。

【实训内容】

CKW公司是全球知名的汽车生产企业，2010年3月在政府的招标采购中，得到了200辆公务轿车的订单，

要求在2011年I月交货，在CKW的产品系列中，只有一种公务型轿车:ck-r03型轿车，故CKW决定采用ck-iO3

进行交货，请根据实训任务一中中的采购业务作业流程，以及实训任务二当中，采购单证的填写规则，制定采

购计划表、询价表、比议价记录单、订购单及交期控制表，帮助CKW公司尽快完成原材料的采购，按期完成

交货。

备注：将CKW需要的部分原材料数量及交货时间列举如下:

原材料需求表

编号：项目名称：编制依据：

序号物料名称型）质量标准数量单位需求时间备注

1刹车盘H-250一级300个2010-4-1

2轮芯轴承（外）NSK-20一级500颗2010-4-5

3轮芯轴承（内）NSK-25•级500颗2010-4-10

4打气泵DLB-3一级300个2010-4-20

5ABS油管KES-320•级300个2010-5-10

6前刹车分泵DIS-23一级350个2010-5-12

7刹车片D-423一级300片2010-6-10

液压杆载比例

8阀LCK-209一级300个2010-6-12

9备胎罩DIC-9一级369个2010-6-20

10四轮电机DPLE-4.级240台2010-7-10

单元二：仓储作业单证填制

实训任务一：商品入库作业

项目一；商品入库作业流程

接收入库道知；仓库部门入库组根据上级主管部

门发出的到货信息，制定《货物入库单》，内容《货物入库单》

箜收入库通知

一般有货物名称、数量、供货商、到货时间等等。

入库准备

入库准备：仓库管理员根据入库信息、，进行货位

仓库点收和检验

准备、装卸设备准备，入库时间安排等。《货物入库单》

度量检验仓库点收和检验：仓库管理员根据入库信息对货《货物入库单》、

物进行点收和检验，重点对货物数量、重量、外《发货明细表》、

包装质量等进行检验。《货物检验单》

合格不合格质量检验：仓库检验数量、包装合格之后，由质

量部门负责对材料的质量进行验收，并将检验情《货物检验单》

货物交接货物拒收

况进行记录。

登汜入账

货物拒收：数量、质量检验不合格的货物，仓库

建立货物档案《货物拒收单》

管理员均有权采取拒收，填写并在供应商的《送

《发货明细表》

货单》上注明拒收及拒收原因。

办理货物交接：仓库与质量部检验合格之后，仓

《发货明细表》

库管理员和供货方代表就货物交接情况在供应

商的《送货单》上签字交接。

登记入账：仓库管理员对货物进行入库登记，并

录入企业的仓库管理系统，建立货物的电子明细电子《货物明细账》

账。

建立货物档案：仓库管理员对入库货物建立资料

《货物资料卡》

卡，包括货物的基本信息如名称、数量、规格以

及入库日期等，以确保对货物的实施跟踪管理。

项目二：商品入库主要单证的填制

一、货物入库单

1、货物入库单

货物入库（warehousing）,指企业所采购的物料被送到仓库后，仓库验收与质量验收合格之后，由仓库办理

货物的入库手续，通过纸质《入库单》和录入库存管理电子信息系统的形式，将货物正式接受为仓库的库存，

所以说货物入库是采购流程的结束、仓库流程的起点。

2、货物入库的流程

（1）预订入库：仓库事先按照上级主管部门的货物入库通知，核对采购订单与入库通知上的预订入库

日期、入库货物品种、入库数量等，并做好入库准备。

（2）实际入库：厂商交货之后：然后由仓库保管人员指定卸货地点及摆放方式，并将货物叠于托盘上，

仓库保管人员验收后将按《入库单》上的数据录入仓库的数据库。

3、货物入库单的作用

货物入库单（warehousingnote）就是仓库在进行入库操作时所制作的单据。

（1）入库单是收货的凭证，采购与供应商结算的依据，入库单是根据实际入库产品数量填制的原始单据，所以

在采购员与供应商结账时，需要入库单进行核算。

（2）入库单是对采购实物入库数量的确认，对采购人员和供应商是一种监控，缺乏实物入库的控制，就会造成

采购人员与供应商串通舞弊，虚报采购量、实物短少的风险。

（3）入库单是财务记账的凭证，财务依据入库单编制凭证，到月底与仓库或者供应部门对账。从会计角度上来

说，入库单是非常重要的会计凭证。

4、货物入库单的样本

货物入库单

编号：入库依据：入库m期：

物料名

序号订单编号称物料编码物料型号入库数量单位供应商验货要求备注

I

2

3

4

5

6

7

8

9

10

采购编制：仓库管理员确认：日期：

5、货物入库单的填制

填制货物入库单，重点在订单编号、物料名称、入库数量、供应商几个数据，一定要真实、准确，并且所列

各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）编号：按采购部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯和管理。

（2）入库依据•：按物料入库的原因填写，主要有：半成品入库、原材料入库、产品入库、采购入库、委外加

工入库等。

（3）入库时间：按物料的计划入库时间填写。

（4）订单编号：按物料所属的订单填写，编号的制定遵循采购部的文件编号规则。

（5）物料名称：需采购的物料详细名称、中英文都可。

（6）物料编码：按该物料的企业内部编码填写，此编码的编制遵循采购部的编码原则。

（7）物料型号：用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。

（8）入库数量：按供应商实际送货数量填写，应与《发货明细表》中的“发货数量”一致。

（9）单位：按物料的常用计量单位填写。

（10）供应商：按该物料的供应商填写

（H）验货要求：按采购员对该物料的验收要求填写，一般有数量要求，包装要求：外包装完好、包装材料、

规格、工艺、标志、方式符合订单要求等。

（12）货物入库单一般为一式三联，第一联为仓库记账保存联，第二联交采购员办理付款并作为财务记账联,

第三联作为验收单据保存。

（13）审批流程：在表格尾端从“采购编制”到“仓库管理员”逐步审批，并以仓库管理员签字为流程结束。

二、发货明细表

1、发货明细表

发货，（delivery）指存货的领用，消耗或交运至客户并过账。发货导致仓库存货的减少。对于供应商来

说，发货是为客户提供最终产品，完成交易的最后一步，如果发货顺利，能拿到客户盖章确认的收货单

据，就能与客户结算货款，使企业的现金回流，可以进行扩大再生产。

发货明细表（deliverydetaillist）就是供应商在对客户送货时，所制作的单据。

2、商品发货的一般程序

（1）验单。审核货物出库凭证，应注意审核客户的商品提货单内容，特别要注意是否有被涂改过的痕

迹，

（2）登账。对于审核无误的出库货物，仓库货物会计即可凭证所列项目进行登记，核销存储量，并在

发货凭证上标注发货货物存放的货区、库房、货位编号及发货后的结余数等：同时，转开发货明细表，

连司货主开制的商品提货单一并交仓库保管员查对配货。

（3）配货。仓库管理员对发货明细表进行复核，在确认无误后，按所列项目和标注进行配货。配货时

应按“先进先出”、“易坏先出”、“已坏不出”的原则进行。

（4）包装。对货物进行拼装、加固或换装等工作,这均涉及货物的包装。要求是：封顶紧密,捆扎牢

固，衬垫适当，标记正确。

（5）复核。复核货物出库凭证的抬头、印鉴、日期是否符合要求，经复核不符合要求的货物应停止发

货，对货物储存的结余数进行复核，杳看是否与保管账目、货物保管卡上的结余数相符。对于不符的情

况应及时查明原因。

（6）待运。包装完毕，经复核员复核后的库货物均需集中到理货场所，与理货员办理交接手续，理货

员复核后，在出库单上签字或盖章：然后填制货物运单，并通知运输部门提货发运。

（7）交付。仓库发货人员在备齐商品，并经复核无误后，必须当面向提货人或运输人按单列货物逐件

点交，明确责任，办理交接手续。在货物装车时，发货人员应在现场进行监装，直到货物装运出库。发

货结束后，应在出库凭证的发货联上加盖“发讫”印戳，并留据存查。

（8）销账。上述发货作业完成后，需核销保管账、卡上的存量，以保证账、卡、货一致。

3、商品发货的要求

无论托运、提货、取样、过户等何种发货方式，均应按以下要求进行。

（1）准确。发货准确与否关系到仓储服务的质量。在短促的发货时间里做到准确无误，这要求在发

货工作中做好复核工作，要认真核对提货单、发货明细表，从配货、包装直到交提货人或运输人的过程

中，要注意环环复核。

（2）及时。无故拖延发货是违约行为，这将造成经济上的损失。应加强与运输公司的联系，预约承

运时间。在发货的整个过程中，各岗位的责任人员应密切配合，认真负责，这样便能保证发货的及时性。

（3）安全。在货物出库作业中，要注意安全操作，防止作业过程中损坏包装，或震坏、压坏、摔坏

货物：同时，应保证货物的质量.在同种货物中，应做到先进先出。对于已发生变质的货物应禁止发货。

3、发货明细表的样本

发货明细表

编号：供应商：客户：发货时间：

序号订单编号物料名称物料型号物料编码订单数量发货数量单位备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

送货人：仓库管理员：H期：

6、发货明细表的填制

填制发货明细表，重点在订单编号、物料名称、发货数量、客户几个数据，一-定要真实、准确，并且所列各

项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）编号：按市场部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯和管理。

（2）供应商：按《发货明细表》中物料的供应商填写。

（3）客户：按物料的发货对象填写。

（4）发货时间：按物料的计划入库时间填写。

（5）订单编号：按物料所属的客户订单号填写，不得有误。

（5）物料名称：按客户订单中的物料名称填写，必须详细、清楚。

（6）物料编码：按该物料的客户内部编码填写，方便仓库管理员按本企业物料编码进行操作。

（7）物料型号：用字符来表示物料的通用详细描述，如物料的特性、技术规格、等级、用途、品牌等。

（8）订单数量：按订单中该物料的采购数量填写。

（9）发货数量：按供应商实际送货数量填写，应与《货物入库单》中的“入库数量”一致。

（10）单位：按物料的常用计量单位填写。

（11）交接流程：在表格尾端从“送货人”到“仓库管理员”逐步交接，以仓库管理员签字为交接结束。

三、货物检验单

K货物检验

货物检验（inspection）,它是商品成功交易的重要环节，只要验收合格的商品，才能进行使用权和所有

权的转移，最终能达成交易，让商品发挥应有的价值。货物的验收由仓库与质量部完成，它们分工细致，缺一

不可，在质量部门对商品的质量验收合格后，商品才可入库。

货物检验表（inspectionform）则表示企业对商品进行验收情况的表格。

2、货物验收的内容

（1）仓库验收

数量验收。入库数量准确与否直接关系到仓库的库存数量控制，是进货作业中非常重要的内容。进行检

验时依据供应商的《发货明细表》和有关订单，逐一对商品的品名、规格、等级、产地、牌号、数量进行核对,

以煤证入库货物准确无误。常用的数量检验的方法有计件和计重两种方法。对于计件商品，一般依据科学的验

收比率抽样调查的方式进行检验。计重商品•般采取过磅的方式进行检验。

包装检验。首先检验产品的外包装是否受损来判断货物是否受损。其次看包装是否符合有关标准，主要

是看包装使用的材料、规格、制作工艺、标志、打包方式等。当需要对货物拆包检验时，一般应有两人以上在

场同时操作，以明确责任。

（2）质量部验收

数量与包装验收合格后，由质量部对货物进行质量检验，质量验收有感官检验法和仪器检验法两种。感官检

验法主要是借助于验收人员丰富的商品知识和实践经验，通过视、听、味、触、嗅觉来判断商品的质量。仪器

检脸法则是利用各种仪器设备，对商品的规格、成分、技术要求标准进行物理、化学、生物的分析、测定。

2、货物验收的标准

为了及时准确地验收货物，首先必须明确验收的标准，常用的验收标准有:

（1）依据采购合同或订单中的具体交货要求和条件，如包装要求、数量、重量要求：

（2）依据谈判时的样品；

（3）依据采购合同中的规格和图纸中的相关参数；

（4）依据各类产品的国家品质标准或国际标准。通常，采购合同会明确规定验收的标准，若合同中没有规定

则按照国家标准或行业标准。

3、货物检验表的样本

货物检验表

编号：出货明细表编号：供应商：检验时间：

订单物料物料物料货物检验单入库

序号编号名称型号编码类别数量位仓库验收记录质检记录许可备注

1

2

3

4

5

6

7

s

9

10

仓库管理员：仓库主管：质量检验员：质量主管：F1期：

4、货物检验表的填制

填制货物检验表，入库单，重点在订单编号、物料名称、检验数量，入库许可几个数据，并且一定要详细填

写仓库验收记录，数据一定要真实、准确，并且所列各项必须完整、准确、清晰、不得涂改。

（1）编号：按市场部对文件的编号规则进行编号，便于文件的追溯和管理。

（2）出货明细表编号：按《出货明细表》的编号填写。

（3）供应商：按《发货明细表》中物料的供应商填写。

（4）检验时间：按物料的最后检验时间填写。

（5）订单编号：按物料所属的客户订单号填写，不得有误。

（5）物料名称：按客户订单中的物料名称填写，必须详细、清楚。