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文档简介

20259合同审批与签署流程管理规范1.适用范围本规范适用于公司及其分支机构在开展业务活动中涉及的所有合同(包括但不限于协议、契约、意向书等)的审批与签署管理。凡涉及合同起草、修改、审核、签署及后续管理的部门和个人,均应遵守本规范。2.职责分工2.1合同发起部门合同发起部门负责合同的起草、修订及初步审查工作,确保合同内容符合公司相关规章制度及法律法规要求。负责根据业务需求,明确合同双方的权利义务,确保合同内容的真实性和完整性;负责收集并提供与合同相关的背景信息、技术资料及其他支持文件;负责将拟签署的合同提交至审核部门,并跟踪合同的审批进度;2.2合同审核部门合同审核部门负责对合同内容进行法律合规性审核,确保合同的合法性、合规性和可操作性。负责对合同的合法性、合规性进行审查,重点关注合同条款的法律风险;负责审核合同中涉及的技术、业务、财务等专业内容,确保其符合公司相关标准;负责就合同中存在的问题与发起部门进行沟通,并提出修改意见;2.3合同签署部门合同签署部门负责合同的签署及后续管理工作,确保合同签署的合法性和有效性。负责对已完成审批的合同进行签署前的准备工作,包括核对合同内容、签署人的身份验证等;负责保管合同文本及相关签署记录,确保合同的完整性和安全性;3.合同审批流程3.1合同提交合同发起部门应填写《合同审批申请表》,并附上完整的合同文本及相关资料,提交至审核部门。《合同审批申请表》应包含合同名称、合同编号、合同双方信息、合同金额、合同期限等内容;提交的合同文本应为正式版本,内容完整、表述清晰;3.2合同初审审核部门应在收到合同后个工作日内完成初审工作,并将初审意见反馈至合同发起部门。初审内容包括但不限于:合同内容是否符合法律法规及公司规章制度;合同条款是否完整,是否涵盖了所有必要的事项;合同双方的权利义务是否对等,是否存在明显不利条款;3.3合同修改合同发起部门根据初审意见对合同进行修改,并将修改后的合同重新提交至审核部门。修改内容应明确标注,确保审核部门能够清晰了解修改内容;如对初审意见存在异议,合同发起部门应与审核部门进行充分沟通,并提供相关支持性文件;3.4合同复审审核部门对修改后的合同进行复审,并在个工作日内提出最终审核意见。审核部门认为合同符合要求的,应签署《合同审核意见书》,并提交至合同签署部门;审核部门认为合同仍需修改的,应明确修改意见,并退回合同发起部门。4.合同签署流程4.1签署准备合同签署部门应在合同审批通过后个工作日内完成签署准备工作,包括打印合同文本、准备签署用章等;签署前,应核对合同内容是否与审批通过的版本一致,确保无误;4.2签署实施合同签署应由合同签署部门负责组织,确保双方签署人在合同文本上签字盖章,并留存签署记录;签署地点应符合公司相关规定,原则上应在公司内部进行;4.3签署后的管理签署完成的合同应由合同签署部门统一归档,将电子版合同上传至公司合同管理系统;合同签署部门应留存至少一份完整的合同文本,以备后续查阅;5.合同档案管理5.1档案归档合同签署后,合同签署部门应将合同文本及相关资料(如《合同审批申请表》、《合同审核意见书》、签署记录等)归档,确保档案的完整性和准确性;归档的合同应按合同编号或项目编号分类存放,便于后续查阅和管理;5.2档案借阅公司内部员工因工作需要借阅合同档案的,应填写《合同档案借阅申请表》,经相关部门负责人批准后方可借阅;借阅的合同档案应严格履行借阅登记手续,借阅人不得将合同档案转借他人或用于与工作无关的事项;5.3档案保密合同档案属于公司机密文件,未经公司批准,任何人不得擅自泄露合同内容及相关信息;借阅人应严格遵守保密义务,不得将合同档案内容用于非法用途;6.监督与问责6.1内部监督公司审计部门应定期对合同审批与签署流程进行监督检查,确保流程的合规性和有效性。检查内容包括但不限于合同审批的及时性、合同内容的合法性、签署程序的规范性等;检查结果应作为公司内部考核的重要依据;6.2违规处理对于违反本规范的行为,公司将根据相关规定追究责任;情节严重的,将依法移交司法机关处理;7.附则7.1解释权本规范的解释权归公司法务部所有,法务部可根据实际情况对

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